Новые Правила работы архивов государственных органов и иных организаций действуют с 18 сентября 2026 года.
Комментарий к постановлению Минюста от 21.08.2026 № 46

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

23.10.2026

С 18 сентября 2026 г. вступили в силу Правила № 46.

Рассмотрели основные изменения в нормативном регулировании порядка работы архивов государственных органов, иных организаций новых Правил в разделах:

Справочно Одновременно признаны утратившими силу: • постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 06.11.2003 № 38 «Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в организациях»; • Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143; • Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20; • постановления, которыми вносились изменения в вышеуказанные НПА.

Необходимость утверждения единых Правил работы архивов организаций обусловлена требованиями ст.28 Закона от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»: одним из основных требований нормотворческой техники является полнота правового регулирования нормативным правовым актом соответствующих общественных отношений, а также исключение дублирования нормативных правовых предписаний и множественности нормативных правовых актов по одному и тому же вопросу. В НПА должно предусматриваться комплексное регулирование общественных отношений, относящихся к предмету правового регулирования этого акта, исключающее в том числе пробелы в правовом регулировании и излишние отсылочные нормы.

На этом основании в рамках мероприятий по инвентаризации и сокращению количества подзаконных НПА, а также в целях совершенствования правового регулирования порядка работы архивов государственных органов, иных организаций была проведена работа по подготовке Правил № 46.

Новые Правила работы архивов организаций принципиально не меняют установленный ранее в отдельных НПА порядок комплектования архивов, учета, хранения и использования хранящихся в них документов как в части работы с управленческой документацией на бумажных носителях, так и в части работы с научно-технической документацией (НТД) и документами в электронном виде (ДЭВ), в том числе электронными документами. Особенности работы архивов организаций с НТД и ДЭВ в новых Правилах раскрываются в рамках общих разделов и глав, а по наиболее специфическим вопросам - в рамках отдельных глав, например, в гл.8 «Составление перечней разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение», гл.10 «Прием-передача ДЭВ, электронных дел в архив организации» и др.

Наиболее значимые новации в новых Правилах коснулись сферы их применения, используемой в них терминологии, обеспечения сохранности документов при возникновении военной угрозы, введения военного положения.

Сфера применения

В гл.1 «Общие положения» Правил № 46 конкретизирована сфера их применения.

В п.1 закреплено, что предметом их правового регулирования является порядок работы архивов государственных органов, иных организаций с управленческой документацией и научно-технической документацией на бумажных носителях, документами в электронном виде, в том числе с электронными документами.

Таким образом, нормы Правил № 46 носят комплексный характер и устанавливают требования к работе архивов с управленческой и научно-технической документацией на всех типах носителей.

Правила № 46 устанавливают порядок работы архивов государственных органов, иных организаций, что означает распространение действия Правил № 46 на все организации Республики Беларусь независимо от формы собственности и ведомственной подчиненности.

Обратите внимание! Действие Правил № 46 распространяется не только на представительства иностранных юридических лиц и иных организаций, зарегистрированных в установленном порядке в иностранном государстве, но и филиалы иностранных юридических лиц в части установления требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств, филиалов.

Распространение действия новых Правил в указанной части на филиалы иностранных юридических лиц обусловлено изменениями, внесенными Законом от 16.03.2026 № 134-З «Об изменении законов по вопросам регулирования гражданского судопроизводства и гражданских правоотношений» в Закон от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве» в связи с корректировкой ГК.

Справочно Законом от 13.11.2023 № 312-З «Об изменении кодексов» в новой редакции изложена ст.511 «Представительства иностранных организаций и филиалы иностранных юридических лиц» ГК (вступила в силу с 19 ноября 2024 г.). Так, иностранные юридические лица могут осуществлять предпринимательскую деятельность на территории Республики Беларусь посредством открытия филиала (ранее ГК предоставлял иностранным организациям право открывать на территории Республики Беларусь только представительства) (ч.2 п.3 ст.511 ГК).

Терминология

Единство терминологии в законодательстве, единообразие и однозначность терминологии нормативного правового акта является одним из требований п.1 ст.28 Закона № 130-З.

Для однозначного понимания и применения используемой терминологии термины и определения были выделены в отдельный пункт гл.1 «Общие положения» Правил № 46.

При разработке терминологического аппарата Правил № 46 использована терминология Правил № 143, Правил № 20, СТБ 2059-2026 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 23.03.2026 № 33.

Прием-передача документов и дел при смене руководителя организации и руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)

В Правилах № 46 сохранено требование составления акта приема-передачи документов и дел (в том числе электронных дел и документов в электронном виде) при смене руководителя организации и руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Однако, если в приложении 1 к Правилам № 20 была установлена единая форма акта приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя организации и руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации), то в новые Правила включены отдельные формы соответствующих актов:

• акта приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя организации (приложение 9 к Правилам № 46),

• акта приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (приложение 11 к Правилам № 46).

Организация экспертизы ценности документов

В новых Правилах скорректированы требования к составу Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) государственных органов и иных организаций, являющихся источниками комплектования госархивов.

В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования госархива, в обязательном порядке включается работник соответствующего государственного архива. Ранее Правила № 143 содержали норму, допускающую включение работника соответствующего государственного архива в состав ЦЭК (ЭК) указанной организации (п.27 Правил № 46).

В новых Правилах существенно переработаны нормы, определяющие порядок организации работы по обеспечению сохранности документов при возникновении военной угрозы, введения военного положения (гл.46 Правил № 46). В дополнение к требованиям, ранее содержавшимся в Правилах № 143, указанная глава дополнена в том числе положениями, касающимися порядка уничтожения личных дел работников.

Так, в организациях, подлежащих эвакуации в связи с возникновением военной угрозы, введением военного положения, в случае невозможности эвакуации всех личных дел работников, личные дела работников, с которыми прекращены трудовые отношения, могут быть выделены к уничтожению. Решение об уничтожении личных дел принимается руководителем эвакуируемой организации (ч.2 п.348 Правил № 46).

В организациях, не подлежащих эвакуации, в случае возникновения реальной угрозы оккупации территории, на которой находится организация, ее руководителем может быть принято решение об уничтожении личных дел работников (п.351 Правил № 46). При этом во втором случае Правила № 46 не ограничивают руководителя организации в принятии решения об уничтожении личных дел только уволенных работников.

Отсутствие положений рекомендательного характера, в том числе примеров, конструкций положений со словами «например»

Обратим внимание, что в соответствии с требованиями нормотворческой техники в новые Правила не включены положения рекомендательного характера, в том числе примеры, конструкции положений со словами «например», которые имелись в ранее действовавших Правилах № 143, в частности, нет примеров новой итоговой записи к годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения, в который включены дополнительно обнаруженные дела, новой итоговой записи в случаях выбытия, переформирования, объединения дел, включенных в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, и др.

В этой связи, пользователям Правил № 46 можно рекомендовать применять в своей практической работе научно-методические разработки, подготовленные БелНИИДАД.

В качестве наглядного пособия по составлению описей дел по личному составу, в том числе годовых разделов сводной описи дел и законченной описи дел по личному составу, с многочисленными примерами целесообразно использовать Методические рекомендации по архивному описанию документов и дел по личному составу (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 10.04.2025 № 19).

Технология проведения научно-технической обработки управленческих документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения в государственных органах, иных организациях подробно расписана в Методических рекомендациях по научно-технической обработке документов (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 30.01.2026 № 7).

Указанные и иные методические документы в сфере архивного дела и делопроизводства содержат не только подробное описание порядка выполнения соответствующих работ, но и многочисленные примеры оформления документов, в том числе заполнения форм, установленных Правилами № 46.