Материал помещен в архив

НОВЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ, СТРОИТЕЛЬСТВУ, РЕКОНСТРУКЦИИ, РЕСТАВРАЦИИ И РЕМОНТУ ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОСТИ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ.
Комментарий к приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27

Правовой статус нового перечня документов

Одним из существенных препятствий проведения качественной экспертизы документов Национального архивного фонда Республики Беларусь является отсутствие полноценной систематизации видов научно-технической документации, а также сроков ее хранения, определенных и зафиксированных в едином общегосударственном нормативно-методическом документе.

Действующий перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов 2012 года), не позволяет решить данную проблему: в нем определены сроки хранения только тех видов документов, которые относятся к системе управленческой документации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в Перечень типовых документов 2012 года. Комментарий см. здесь.

В этих условиях организации длительное время вынуждены были использовать часть II «Документы, образующиеся в научно-технической и производственной деятельности» Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. Очевидно, что положения данного перечня за истекший период существенно устарели, а как нормативный правовой акт он с 2002 года не имеет юридической силы и может использоваться сугубо в методическом плане.

Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения установлен приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27 (далее - Перечень НТД по строительству, приказ). Перед утверждением проект Перечня НТД по строительству был согласован с Министерством архитектуры и строительства Республики Беларусь, иными заинтересованными органами и организациями.

При использовании Перечня НТД по строительству необходимо учитывать, что он является локальным нормативным правовым актом. Согласно приказу директора Департамента по архивам и делопроизводству указанный Перечень НТД и его нормы обязательны для применения структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственными архивными учреждениями при проведении экспертизы ценности документов, образующихся в процессе их деятельности. Государственными архивными учреждениями, подчиненными Департаменту по архивам и делопроизводству (входящими в его состав, систему) являются государственные архивы, БелНИИДАД, Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации, специализированные лаборатории. Для всех этих органов и организаций Перечень НТД по строительству де-юре является обязательным.

Перечень НТД по строительству обязателен также для государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Это вытекает из нормы п.2 приказа, согласно которой структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и государственные архивные учреждения обязаны использовать нормы Перечня НТД по строительству при проведении экспертизы ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов и иных организаций - источников комплектования государственных архивов. В соответствии с законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства государственные архивы с организациями - источниками комплектования взаимодействуют в процессе согласования номенклатур дел этих организаций, утверждения описей дел постоянного хранения, при передаче-приеме документов и дел на постоянное хранение в государственный архив.

Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, не обязаны применять нормы Перечня НТД по строительству при проведении экспертизы ценности документов, образующихся в процессе их деятельности. Пунктом 3 приказа таким организациям лишь рекомендовано применять нормы перечня при проведении экспертизы ценности в целях установления сроков хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, а также при разработке перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

Особенности применения Перечня НТД по строительству

При определении сроков хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (то есть организаций, для которых Перечень НТД по строительству носит рекомендательный характер), следует руководствоваться:

• пунктами 55 и 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила);

• пунктом 176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция).

Согласно нормам данных актов законодательства организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел, а также организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством, определение сроков хранения документов и дел являются одними из основных задач и функций экспертной комиссии (далее - ЭК) организации.

Таким образом, Правилами и Инструкцией установлено, что определение сроков хранения документов и дел, образовавшихся в деятельности организации, - компетенция самой этой организации и действующей в ней ЭК. Экспертная комиссия организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, может принять решение об установлении сроков хранения образующихся в ее деятельности научно-технических документов в соответствии с Перечнем НТД по строительству и закрепить это решение в протоколе заседания ЭК.

Справочно Протоколы заседаний ЭК утверждаются руководителем. Решение ЭК может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п.57 Правил и п.177 Инструкции).

Утвержденный руководителем протокол заседания ЭК либо приказ (распоряжение) руководителя организации станет локальным правовым актом, обязательным для исполнения в данной организации. А Перечень НТД по строительству в этом случае станет обязательным для исполнения при проведении экспертизы ценности документов и установлении сроков их хранения также и в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Если организация, для которой нормы Перечня НТД по строительству не обязательны для использования, примет решение о его применении в своей деятельности, возникает вопрос о том, каким образом оформлять ссылки на пункты этого перечня при составлении и оформлении номенклатуры дел, а также других документов, предусматривающих отсылку на нормативный правовой акт, устанавливающий сроки хранения соответствующих документов. В данном случае организации вправе в графе 4 номенклатуры дел «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню» ссылаться непосредственно на пункты Перечня НТД по строительству. Например:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 21 октября 2019 г. графа 5 п.21 Перечня НТД изложена в новой редакции приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 21.10.2019 № 37: после проведения работ, выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после проведения работ.

При этом в конце номенклатуры дел под реквизитом «Подпись» при указании нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, должна быть сделана запись, указывающая, что нормы Перечня НТД по строительству используются организацией в соответствии с решением ее ЭК, зафиксированным в протоколе или приказе (распоряжении) руководителя.

Пример Номенклатура дел составлена на основании: • постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"»; • приказа директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27 «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения» (протокол заседания экспертной комиссии предприятия от 12.01.2016 № 1) (примечание).

Обратите внимание! Экспертная комиссия организации может изменить установленные в Перечне НТД по строительству сроки хранения в сторону их увеличения (при необходимости) в соответствии с п.8 примечаний к Перечню НТД по строительству. Данное решение также должно оформляться протоколом заседания ЭК, а в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, - по согласованию с этими государственными архивами.

Структура и содержание Перечня НТД по строительству

Перечень НТД по строительству имеет традиционную структуру для данного вида нормативных правовых актов. Это касается табличной формы представления текста, количества и наименования граф; формализованных определений пояснений, оговаривающих особенности приема, дополнительные условия выделения документов к уничтожению или их хранения в течение определенного срока; деления текста на главы; содержания примечания, в котором указано назначение Перечня НТД по строительству и представлены основы методики работы с ним (содержание граф, особенности исчисления сроков хранения, возможности их увеличения, значение различных отметок и т. д.).

Таким образом, Перечень НТД по строительству используется на тех же методических основаниях и с использованием тех же методических приемов, что и Перечень типовых документов 2012 года, а также Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения, установленный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30.

Справочно Подробно об этом документе см. «Комментарий к Перечню, утвержденному приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30. Новый перечень документов в сфере научно-технической деятельности».

Как и все перечни документов аналогичного назначения, Перечень НТД по строительству применяется с учетом соответствующих положений по проведению экспертизы ценности документов действующих нормативных правовых актов.

При подготовке Перечня НТД по строительству использовалась действующая на настоящий момент нормативная правовая и нормативная техническая база, материалы обследования ряда организаций, в которых формируется проектная, строительная документация, а также документация по смежным направлениям деятельности. Соответственно, в Перечне НТД по строительству максимально полно отражен состав научно-технической документации, образующейся в деятельности всех организаций страны, занимающихся вопросами градостроительного планирования, проектирования, строительства, реставрации, ремонта объектов недвижимости и др.

Примечание. В случае оформления решения ЭК приказом руководителя организации данная запись будет иметь следующий вид: «(приказ директора организации от 12.01.2016 № 3)».

26.10.2015

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела