Материал помещен в архив

ВОПРОС: Нужно ли регистрировать письма, приходящие по факсу?

ОТВЕТ: Нужно, если они требуют учета и исполнения.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Таким образом, письма, поступающие по факсу, также подлежат регистрации, если они требуют учета и исполнения. То есть при регистрации в первую очередь обращается внимание на суть документа, а не на форму его представления и способ доставки.

Следует отметить, что в случае досылки оригинала документа, полученного ранее по факсу, он не подлежит повторной регистрации. На оригинале проставляется регистрационный индекс, присвоенный ранее факсимильной копии. Если на факсимильной копии была проставлена резолюция руководителя, иные отметки, придавшие этой копии дополнительную управленческую и (или) информационную ценность, такая копия также подлежит сохранению наравне с оригиналом. С учетом того, что все факсимильные копии достаточно быстро выцветают, стоит делать с них ксерокопию, если такой документ подлежит длительному (более пяти лет) хранению.

11.01.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года