Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Нужно ли трудовым договорам, заключенным на неопределенный срок, присваивать порядковые номера?

ОТВЕТ: Нужно.

Нормативные правовые акты, регулирующие вопросы заключения трудовых договоров (независимо от срока действия) и контрактов, предусматривают обязательную регистрацию указанных видов документов. Специальных правил, регламентирующих этот вопрос, законодательством не установлено. В связи с этим при регистрации трудовых договоров и контрактов следует соблюдать общие требования, предъявляемые к порядку регистрации документов.

Регистрация трудовых договоров и контрактов осуществляется отдельно от других видов документов, поэтому их регистрационными индексами являются порядковые номера, присваиваемые в течение делопроизводственного года (например, 1, 2, …, 54). Регистрация осуществляется структурным подразделением (как правило, отделом кадров) или специалистом, ответственным за подготовку, учет и сохранность в организации соответствующих документов, в специальном журнале или на регистрационно-контрольных карточках.

В крупных организациях с большим количеством работников трудовые договоры (контракты) могут формироваться в разные дела, заведенные по структурному признаку. Например, в отделе кадров организации могут вестись дела с заголовками «Трудовые договоры с работниками литейного цеха», «Трудовые договоры с работниками прессовочно-штамповочного цеха» и т.д. Такие дела должны быть включены в номенклатуру дел организации и соответствующего структурного подразделения под самостоятельными индексами. В этом случае к порядковому номеру договора (контракта) через дробь может быть добавлен индекс дела по номенклатуре, чтобы облегчить формирование документов в дела и обеспечить быстрый поиск необходимого документа в соответствующем деле, например 54/7-15, где 54 - порядковый номер договора, присвоенный ему с начала года, 7 - индекс раздела номенклатуры дел, в котором отражены документы отдела кадров, 15 - индекс дела, в которое будут подшиты «Трудовые договоры с работниками литейного цеха».

При необходимости в соответствии с подп.139.11 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, в состав регистрационных индексов трудовых договоров могут включаться другие поисковые признаки, например литеры «нс» («на неопределенный срок»), «к» («контракт») и др.

При этом следует помнить, что документы подлежат регистрации после их подписания обоими контрагентами (нанимателем и работником). Датой подписания трудового договора будет дата проставления подписи последней из участвующих в договоре сторон.

03.05.2014

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела