Вопрос-ответ от 15.08.2008
Автор: Рыбаков А.

Нужно ли в сводной номенклатуре дел в первой графе добавлять цифру «0», например: 01-12, 01-13, 01-14, как указано в примерах в Основных правилах работы архивов организаций центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 30.04.1997 № 5?


 

Материал помещен в архив

 

ВОПРОС: Нужно ли в сводной номенклатуре дел в первой графе добавлять цифру «0», например: 01-12, 01-13, 01-14 и т.д., как указано в примерах в Основных правилах работы архивов организаций центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5?

 

ОТВЕТ: Следует обратить внимание, что вопрос индексации дел отражен не только в указанных Основных правилах работы архивов, но также в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, и косвенно - в Методических указаниях по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41. Анализ примеров, приведенных в вышеназванных нормативно-методических документах, показывает, что в них нет единообразия по данному вопросу: в одних случаях в индексе дела по номенклатуре перед обозначением индекса раздела или номера дела в пределах раздела (если они менее 10) цифра «0» указывается, в других - нет. Более того, в некоторых примерах приводится смешанный вариант: 01-01, 01-1, 1-1.

Рассмотрим, какой из указанных вариантов правильный.

В практике работы делопроизводственных и архивных служб многих организаций сложилась традиция, согласно которой каждая составляющая индекса дела от 1 до 9 дополняется цифрой «0». Однако при этом возникает вопрос: чем обусловлен такой подход? Ведь добавление дополнительных цифр, если это не продиктовано логикой и необходимостью, утяжеляет индексы не только дел, но и документов при их регистрации (прежде всего, исходящих). Дополнительные цифры также приходится проставлять в индексах при оформлении реквизитов «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», оформлении ссылок на документы в текстах.

При решении данного вопроса следует помнить, что система индексации дел, применяемая в современном делопроизводстве, построена на основе десятичной системы классификации наук Международного библиографического института в г.Брюсселе. Дополнительный нуль в индексах дел появился в 60-е годы ХХ века, его появление было обусловлено внедрением в делопроизводство средств автоматизации, разработки соответствующих автоматизированных систем управления. Существовавшая в то время электронно-вычислительная техника и ее программное обеспечение требовали при разработке автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ) добавления к составным элементам индексов дел от 1 до 9 цифры «0». Поскольку предполагалось, что в ближайшей перспективе АСДОУ будут внедрены в делопроизводство советских учреждений и предприятий практически повсеместно, соответствующие требования к индексации дел были включены и в нормативно-методические документы.

Отметим, что последующее развитие средств автоматизации делопроизводства показало ограниченность данного подхода. Внедряемые в настоящее время АСДОУ пошли гораздо дальше, чем простое применение двузначных чисел в индексации, поэтому всеобщая унификация индексов дел, направленная на применение двузначных чисел, на сегодняшний день не оправдана и должна использоваться в тех конкретных случаях, когда соответствующие требования содержат применяемые программные продукты в области автоматизации делопроизводства. Организация вправе самостоятельно определять исходя из принципа целесообразности необходимость добавления цифры «0» к индексам дел. В связи с этим и нормативные документы не дают однозначного ответа на вопрос, какой должна быть формальная структура индекса дела, хотя и придерживаются в большинстве случаев ставшего уже традиционным подхода.

 

15.08.2008 г.

 

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

 

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.