Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

25.10.2021

ВОПРОС

Нужно ли вести журнал регистрации протоколов заседаний комиссии по государственным закупкам? Есть ли нормативный правовой акт, который регулировал бы этот вопрос?

ОТВЕТ

Нормативные правовые акты в сфере госзакупок не содержат указаний по регистрации протоколов заседания комиссии по государственным закупкам, однако их нужно регистрировать исходя из требований Инструкции № 4.

При этом секретарь комиссии по государственным закупкам выполняет следующие функции:

• обеспечивает организацию заседаний комиссии;

• оформляет и регистрирует протоколы заседаний комиссии и др. (п.16 Положения о комиссии по государственным закупкам, утв. постановлением МАРТ от 21.01.2019 № 7).

Таким образом, в соответствии с п.16 Положения № 7 необходима регистрация протоколов заседаний комиссии по государственным закупкам.

Кроме того, утвержденные постановлением МАРТ от 26.08.2020 № 56 примерные формы протоколов (приложения 7-10 к названному постановлению), предполагают указание регистрационных индексов.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Государственные закупки товаров (работ, услуг).

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки (подп.139.2 п.139 Инструкции № 4).

Протоколы заседаний комиссии по госзакупкам относятся к внутренним документам.

Регистрация протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов (ч.1 подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Регистрационным индексом протокола является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного (календарного) года (ч.1 подп.142.4 п.142 Инструкции № 4).

Реквизит «Регистрационный индекс» - один из реквизитов, придающих документу юридическую силу (ч.1 п.18 Инструкции № 4).

По мнению автора, вопрос регистрации протоколов заседания комиссии по госзакупкам должен решаться организацией самостоятельно и закрепляться в ЛПА по госзакупкам и делопроизводству. Следует учитывать количество создаваемых протоколов в течение делопроизводственного (календарного) года.

Справочно Журнал регистрации протоколов заседания комиссии по госзакупкам может вестись и храниться в электронном виде (п.31 приложения 20 к Инструкции № 4).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.