Материал помещен в архив

ВОПРОС

Нужно ли включать документы об установлении совмещения (копию приказа об установлении совмещения, дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту)) в личное дело работника?

ОТВЕТ

На усмотрение кадровой службы организации.

На этапе формирования личного дела в него включается копия (выписка) приказа (распоряжения, постановления, решения) о приеме на работу (назначении на должность) (п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

В процессе ведения личного дела в него включаются копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п. (п.8 Инструкции № 2).

Все вышеперечисленные приказы имеют срок хранения 75 лет (подп.21.3 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.3 п.21 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Личные дела работников также имеют срок хранения 75 лет ЭПК (после увольнения) (подп.638.3 п.638 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.673.3 п.673 Перечня в ред. постановления № 115. Срок хранения - 55 лет. Комментарий см. здесь.

Справочно Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Приведенный в п.8 Инструкции № 2 перечень приказов не является исчерпывающим, так как их перечисление завершается «и т. п.». Значит, кадровая служба организации может самостоятельно определять перечень приказов по личному составу, копии которых включаются в состав личного дела, выходящих за рамки перечня, установленного п.8 Инструкции № 2.

Обратите внимание! В личное дело не включаются документы временного (до 10 лет) хранения (п.9 Инструкции № 2).

Срок хранения приказов об изменении условий трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, доплат составляет 75 лет (подп.21.3 п.21 Перечня).

Таким образом, вопрос о включении приказа об установлении совмещения в личное дело работника решается кадровой службой организации самостоятельно (с закреплением в локальном правовом акте).

Аналогично решается вопрос о включении в личное дело дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту), поскольку указанные документы включаются в состав личных дел по решению кадровой службы организации согласно п.8 Инструкции № 2.

02.10.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела