Материал помещен в архив

ВОПРОС: Нужно ли юридическим лицам распечатывать налоговые декларации, подаваемые в электронной форме на портал ИМНС? Как хранить такие документы?

ОТВЕТ: Зависит от того, созданы ли в организации условия для хранения электронных документов.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При невозможности получения бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Справочно Под «созданием условий для хранения электронных документов» следует понимать наличие в организации системы электронного документооборота (СЭД), на основе которой создана автоматизированная система документационного обеспечения управления (АС ДОУ), а также специальной информационной системы архива организации.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми») (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству).

Налоговые декларации (расчеты) по установленным форматам в виде электронного документа обязаны представлять:

• плательщики, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год составляет 15 и более человек;

• плательщики налога на добавленную стоимость (п.4 ст.40 Налогового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2022 г. следует руководствоваться НК с учетом изменений, внесенных Законом от 31.12.2021 № 141-З. Комментарии см. здесь.

Плательщик вправе использовать один из следующих способов создания и передачи электронного документа в налоговые органы:

• с использованием специализированного программного обеспечения, разработанного Министерством по налогам и сборам Республики Беларусь (далее - МНС) и размещенного на портале МНС, которое может быть установлено на компьютере плательщика;

• через личный кабинет плательщика;

• посредством направления на портал МНС xml-файла, подготовленного автоматизированным способом в учетной бухгалтерской программе либо иной информационной системе плательщика (п.3 Инструкции о порядке представления в налоговые органы электронных документов, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.02.2012 № 7, далее - Инструкция № 7).

При отсутствии ошибок в поступившей налоговой декларации и документах, прилагаемых к ней, плательщику направляется подтверждение о приеме налоговой декларации и документов, прилагаемых к ней. Данное подтверждение подписывается ЭЦП, владельцем личного ключа которой является МНС, направляется плательщику после поступления электронного документа на портал МНС и является подтверждением факта его отправки и подтверждением дня его представления плательщиком (п.5 Инструкции № 7).

При получении налоговой декларации налоговым органом с использованием программных и технических средств проводится предварительный этап камеральной проверки. При отсутствии ошибок в представленной налоговой декларации плательщику направляется подтверждение о приеме налоговой декларации без ошибок (п.6 Инструкции № 7).

В Личном кабинете плательщика есть возможность просмотра отправленных налоговых деклараций.

Таким образом, МНС обеспечиваются условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности. В свою очередь плательщик имеет электронные документы, которые подтверждают факт отправления налоговой декларации и документов, прилагаемых к ней.

Срок хранения документов о налогообложении организаций (налоговые декларации, расчеты, отчеты, переписка и др.) после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства - 3 года. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.207 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.227 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Поскольку установленный срок хранения документов о налогообложении организаций включает дополнительные условия выделения к уничтожению - «после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», то организациям, в которых отсутствует СЭД и информационная система архива, необходимо хранить идентичные по содержанию документы на бумажном носителе, оформленные и подписанные в соответствии с требованиями Положения о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.

Обратите внимание! Электронные дела временного (до 10 лет) хранения в течение всего срока остаются на оперативном хранении в рамках АС ДОУ, то есть не передаются в информационную систему архива (п.17 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.17 Инструкции № 19 на основании постановления Минюста от 30.08.2022 № 117 исключен. Комментарий см. здесь.

Если же в организации созданы условия для хранения электронных документов с сохранением их целостности, то нет необходимости создавать, заверять и хранить копии документов о налогообложении на бумажном носителе (часть вторая п.236 Инструкции по делопроизводству).

18.07.2019

Дмитрий Варнашов, документовед