Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

22.03.2022

ВОПРОС

Объединились две организации.

Как поступать с номенклатурой дел? Ее нужно сразу же согласовывать с архивом?

ОТВЕТ

При значительных изменениях в номенклатуре дел ее следует согласовать с госархивом.

Номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре организации (ч.2 п.155 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Аналогичная норма содержится в ч.2 п.29 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Что относится к значительным изменениям в структуре организации, эти НПА не разъясняют.

По мнению автора, реорганизация организации в форме слияния является значительным изменением структуры организации и, соответственно, структуры номенклатуры дел, что требует ее согласования с госархивом.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Номенклатура дел организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.