Материал помещен в архив

ОБОСОБЛЕННЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: ОФОРМЛЕНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ С РАБОТНИКАМИ

Нередко наниматели - юридические лица имеют довольно сложную организационную структуру, включающую в себя в т.ч. и территориально обособленные филиалы, представительства, иные подразделения. Управлять такой организацией сложнее, чем небольшой, расположенной в одной местности.

В организации необходимо контролировать деятельность по всем направлениям, учитывая особенности решения кадровых вопросов, осуществлять оформление, движение и хранение кадровых документов. Для этого нанимателю приходится разрабатывать и принимать локальные нормативные акты, соблюдая требования законодательства.

Законодательство предоставляет организациям право осуществлять функции предприятия не только в месте, где они находятся, но и в других регионах путем открытия обособленных подразделений (представительств, филиалов). В связи с этим у нанимателя возникают вопросы регулирования трудовых и связанных с ними отношений в таких подразделениях.

О том, каков порядок оформления трудовых отношений с работниками обособленных подразделений, вправе ли представительство, филиал иметь штатное расписание, коллективный договор и др., рассмотрим в данном материале.

Справочно Исходя из норм гражданского законодательства обособленными подразделениями юридического лица являются представительства и филиалы. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, осуществляющее защиту и представительство интересов юридического лица, совершающее от его имени сделки и иные юридические действия, а филиалом - обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций, в т.ч. функции представительства (пп.1 и 2 ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь; далее - ГК).

Таким образом, филиал имеет большие по объему полномочия по сравнению с представительством. Так, если представительство лишь представляет интересы юридического лица в его взаимоотношениях с иными участниками гражданского оборота (от имени юридического лица ведет переговоры, заключает сделки, защищает интересы юридического лица в судебных органах), то филиал кроме выполнения функции представительства еще и осуществляет все или часть функций юридического лица, т.е. ведет хозяйственную либо иную деятельность.

Помимо филиалов, представительств предусматриваются и иные обособленные подразделения (п.3 ст.13 Налогового кодекса Республики Беларусь). Примером иного обособленного подразделения может быть отделение банка (ст.85 Банковского кодекса Республики Беларусь), корреспондентский пункт (п.10 ст.1 Закона Республики Беларусь от 17.07.2008 № 427-З «О средствах массовой информации»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. следует руководствоваться п.3 ст.14 вышеназванного Кодекса, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

Правоспособность обособленных подразделений и их основные характерные особенности

Характерные особенности представительств и филиалов:

• территориальная обособленность;

• не являются юридическими лицами;

• наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом;

• действуют на основании утвержденных положений;

• должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица;

• руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании выданной им доверенности;

• регистрируются в налоговом органе по месту их нахождения.

Рассмотрим эти особенности подробнее.

Территориальная обособленность филиала или представительства от создавшего их юридического лица

Любая организация имеет адрес места нахождения, который иначе еще называют юридическим адресом. По этому адресу обычно располагается главный офис, где работает администрация фирмы: руководитель, его заместители, менеджеры и другие сотрудники.

Место нахождения юридического лица определяется местом нахождения его постоянно действующего исполнительного органа (административно-территориальная единица, населенный пункт, а также дом, квартира или иное помещение, если они имеются), а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности (п.2 ст.50 ГК).

Территориальная обособленность означает, что филиал или представительство располагаются по адресу, отличному от адреса места нахождения юридического лица.

Обратите внимание! Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Они не самостоятельные участники гражданского оборота, а вступают в гражданские и иные правоотношения от имени создавшего их юридического лица.

Так, филиал не несет самостоятельную имущественную ответственность, в т.ч. перед работником, поскольку таковую несет юридическое лицо. Взыскание по долгам юридического лица может быть обращено на имущество, выделенное филиалу, представительству, независимо от того, связаны долги юридического лица с их деятельностью или нет. Аналогично по долгам, связанным с деятельностью филиала, представительства, юридическое лицо несет ответственность всем принадлежащим ему имуществом. Именно поэтому при ликвидации филиала, представительства отсутствует обязательное требование об уведомлении кредиторов (они могут предъявить претензии к самой организации, претендуя на любое ее имущество, на которое может быть обращено взыскание).

Трудовые споры с участием работников филиала разрешаются в порядке гражданского судопроизводства. Причем стороной спора выступает организация как юридическое лицо, а не обособленное подразделение. Иск к организации, вытекающий из деятельности ее филиала или представительства, может быть предъявлен в суд по месту нахождения организации либо по месту нахождения ее филиала или представительства (часть вторая ст.47 Гражданского процессуального кодекса Республики Беларусь). Аналогичные нормы содержатся в ст.49 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь (далее - ХПК), в соответствии с которыми иск к юридическому лицу, вытекающий из деятельности его обособленного подразделения, может быть предъявлен по месту нахождения обособленного подразделения юридического лица.

Хозяйственным судам подведомственны также споры по заявлениям филиалов, представительств как обособленных подразделений юридических лиц, когда право на обращение в хозяйственный суд предоставлено юридическим лицом путем выдачи доверенности (подп.7.1 п.7 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь и Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 22.06.2000 № 4/3 «О разграничении подведомственности дел между общими и хозяйственными судами»). Филиал или представительство участвуют в деле от имени юридического лица.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 марта 2015 г. вышеназванное постановление утратило силу на основании постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 26.03.2015 № 3.

Следовательно, обособленное подразделение, не являющееся юридическим лицом, может предъявлять иск только от имени юридического лица. К исковому заявлению, подписанному руководителем обособленного подразделения, должна быть приложена доверенность юридического лица (или ее копия), подтверждающая его полномочия на подписание искового заявления от имени юридического лица. При отсутствии такой доверенности судья оставляет исковое заявление без движения на основании ст.162 ХПК.

Филиалы и представительства наделяются имуществом юридического лица, создавшего их, и действуют на основании положений, им утвержденных

Имущество представительства и филиала юридического лица учитывается отдельно на балансе создавшего их юридического лица.

Поскольку филиалы и представительства не имеют статуса юридического лица, они не могут обладать какими-либо вещными или обязательственными правами в отношении закрепленного за ними имущества (правом собственности, хозяйственного ведения, оперативного управления, аренды, безвозмездного пользования и т.д.). Имущество может находиться лишь в фактическом владении и пользовании филиала, представительства, а вещные или обязательственные права на него сохраняются за самим юридическим лицом. Следовательно, на это имущество может быть обращено взыскание по любым обязательствам юридического лица, в т.ч. по обязательствам, не связанным с деятельностью филиала или представительства, за которыми данное имущество закреплено.

Положение о филиале, представительстве - локальный документ юридического лица и должен быть утвержден юридическим лицом либо тем органом юридического лица, в компетенцию которого входит принятие решения о создании филиала или представительства.

Обратите внимание! Филиалы и представительства должны быть указаны в учредительных документах юридического лица.

Филиалы и представительства должны быть указаны в уставе юридического лица, в т.ч. хозяйственного общества (часть четвертая п.3 ст.51 ГК, ст.14 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах»).

Руководители филиалов и представительств назначаются юридическим лицом и действуют на основании выданной им доверенности

Справочно Наниматель - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником. Уполномоченное должностное лицо нанимателя - руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (абзацы 6 и 7 ст.1 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее - ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ТК внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З. Комментарий см. здесь.

При рассмотрении дел о заключении, изменении, расторжении договоров хозяйственным судам необходимо строго следовать указаниям законодательства в отношении статуса лиц, намеревающихся вступить или вступивших в договорные правоотношения (п.11 постановления Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 16.12.1999 № 16 «О применении норм Гражданского кодекса Республики Беларусь, регулирующих заключение, изменение и расторжение договоров»).

Таким образом, полномочия руководителя филиала, представительства должны быть удостоверены доверенностью (в ней перечисляются конкретные полномочия руководителя филиала или представительства), подписанной руководителем организации, скрепленной печатью организации, и не могут основываться только на положениях учредительных документов организации либо на положении о филиале или представительстве.

В доверенности указывается срок ее действия, который не может превышать 3 лет (п.1 ст.187 ГК).

Обратите внимание! В случае если срок в доверенности не указан, она действует в течение 1 года с момента ее составления. При этом следует учесть, что ст.189 и 190 ГК допускают досрочный отзыв (отмену) доверенности лицом, ее выдавшим.

При разрешении спора, вытекающего из договора, подписанного руководителем филиала (представительства) от имени филиала на основании выданной ему доверенности, следует выяснять, имелись ли у руководителя филиала (представительства) на момент подписания договора соответствующие полномочия, указанные в доверенности. Сделки, совершенные руководителем филиала (представительства) при наличии таких полномочий, следует считать совершенными от имени юридического лица. Руководитель филиала (представительства) также вправе передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу с соблюдением правил, предусмотренных ст.188 ГК.

Организация кадрового делопроизводства в обособленных подразделениях

В положении об обособленном подразделении должен быть указан способ ведения кадрового делопроизводства.

У организации, имеющей представительства, филиалы, процесс организации кадрового делопроизводства может осуществляться в централизованном или децентрализованном порядке, т.е. головная организация может взять весь документооборот филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно. Законодательство не содержит конкретных положений на этот счет, поэтому руководитель головной организации решает данный вопрос самостоятельно.

В случае централизованной организации документооборота все кадровые документы (приказы, распоряжения, акты, трудовые договоры и т.д.) оформляются в головной организации и подписываются руководителем организации. Все документы, в т.ч. трудовые книжки, хранятся в головной организации (по месту ее нахождения). Прием, перевод и увольнение работников также осуществляется централизованно.

Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в порядке совмещения должностей) ведение кадровой документации обособленного подразделения для последующей передачи в головную организацию. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности организации.

Если у юридического лица есть обособленные подразделения в других регионах, то целесообразно делегировать право ведения кадрового делопроизводства непосредственно руководителям этих подразделений. Для этого в обособленном подразделении может быть создана своя кадровая служба либо введена штатная единица специалиста по кадрам.

При децентрализованном подходе наниматель наделяет руководителя обособленного структурного подразделения правом осуществлять прием, перевод, увольнение работников, а также решать иные вопросы, возникающие в рамках трудовых отношений.

Справочно Для расчета численности работников кадровых служб, осуществляющих работу по комплектованию и подбору кадров требуемых профессий, должностей, специальностей и квалификации, подготовке и переподготовке кадров, ведению установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников в коммерческих организациях, а также табельщиков по табельному учету и дежурных бюро пропусков постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187 утверждены Межотраслевые нормативы численности работников кадровых служб коммерческих организаций.

Если в организации отсутствует штатная единица специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, ведение и хранение кадровых документов возлагают на работников организации путем издания соответствующего приказа (например, о ведении воинского учета, ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, ведении журнала учета работников, выбывающих в командировки, ведении персонифицированного учета, проведении инструктажа по охране труда и др.).

Кадровой службой или лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (приложение к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40)).

В книге регистрируются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и увольнение работников, ему выдается расписка в произвольной форме, содержащая реквизиты организации, в т.ч. печать нанимателя.

Примерное содержание пункта приказа нанимателя о возложении обязанностей по ведению, учету и хранению трудовых книжек может быть следующим: «Возложить обязанности по ведению, учету, выдаче и хранению трудовых книжек работников филиала на КЛЕПИКОВУ Алину Сергеевну, делопроизводителя, с доплатой в размере 50 % от ее должностного оклада со 2 февраля 2015 г.».

Порядок организации и ведения кадрового делопроизводства регламентируется локальными нормативными правовыми актами организации. В головной организации разрабатывают локальные нормативные правовые акты по кадровому делопроизводству (инструкция), определяют штатную численность работников, утверждают штатное расписание организации и обособленных структурных подразделений.

Приведем перечень основных документов кадровой службы:

• правила внутреннего трудового распорядка;

• должностные и рабочие инструкции работников;

• штатное расписание;

• положение об оплате труда и премировании;

• трудовые договоры (контракты);

• распорядительная документация по личному составу (приказы, распоряжения);

• документы персонифицированного учета работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.);

• договоры о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности;

• личные дела работников, книга учета личных дел;

• личные учетные карточки работников;

• трудовые книжки;

• табель учета рабочего времени;

• положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;

• положение о коммерческой тайне;

• графики сменности;

• графики отпусков;

• документация по учету военнообязанных.

Кроме того, в зависимости от специфики деятельности и численности организации, распределения обязанностей между кадровой службой и секретариатом, канцелярией и так далее в кадровой службе организации должны вестись и храниться следующие документы: список работников, номенклатура дел кадровой службы, документы о работе с кадрами (сведения, справки, переписка и др.), документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.), журнал учета выдачи справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.), положение об аттестации работников, книги учета (журналы регистрации) приказов по основной деятельности, личному составу, отпускам и т.д., журнал учета работников, направленных в служебные командировки; журнал регистрации командировочных удостоверений; книга регистрации расписок в получении трудовых книжек; протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий; списки работающих на производстве с вредными условиями труда; списки работников, выходящих на пенсию в текущем году; журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования; акты о несчастных случаях; акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и т.д.

Следовательно, как уже отмечалось ранее, в зависимости от полномочий, предоставленных руководителю обособленного подразделения, будет корректироваться и перечень необходимых документов обособленного подразделения.

Поскольку обособленные подразделения не являются юридическими лицами, основной документ, которым регламентируется их деятельность и который в обязательном порядке должен быть в наличии, - это положение о филиале, представительстве. Обособленные подразделения должны иметь копии учредительных документов организации и ее локальных нормативных правовых актов (правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, кадровому делопроизводству, положения о заработной плате, премировании, о командировках и др.), которые утверждаются руководителем организации.

Филиалом по согласованию с руководителем организации могут быть составлены отдельные локальные нормативные правовые акты, утвержденные руководителем филиала, если ему предоставлены такие полномочия.

Достаточно часто возникает вопрос о правомерности обособленного подразделения, например филиала, иметь свое штатное расписание.

Справочно Штатное расписание - это локальный нормативный акт, который отражает структуру организации, содержит перечень структурных подразделений (в т.ч. обособленных), наименований должностей, сведения о количестве штатных единиц, размерах должностных окладов и месячном фонде заработной платы.

Так как штатным расписанием оформляются структура и штатный состав всей организации, а филиал - ее структурное подразделение, то штатное расписание должно быть одно на всю организацию и утверждаться руководителем организации. Руководителю филиала может быть предоставлено право утверждения штатного расписания филиала. В таком случае расписание должно быть согласовано с руководителем организации.

В положении о филиале следует предусмотреть процедуру утверждения, согласования и передачи копии или выписки из штатного расписания в головную организацию.

Полномочия руководителя обособленного подразделения и их оформление

В отличие от типичной трудовой правосубъектности юридического лица трудовая правосубъектность филиала и представительства носит производный характер. В юридической литературе она названа представительской правосубъектностью. Это выражается в том, что руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности, в которой указывается перечень их полномочий (п.3 ст.51 ГК).

Составляя доверенность на имя руководителя филиала, представительства, кроме полномочий представлять интересы организации в различных органах, осуществлять руководство филиалом, представительством, заключать сделки и подписывать договоры, необходимо предусмотреть их право:

• на принятие и увольнение работников подразделения;

• подписание трудовых договоров;

• издание приказов, внесение записей в трудовые книжки;

• применение дисциплинарных взысканий и поощрений;

• заключение договоров о материальной ответственности и др.

Таким образом, нанимателем по отношению к директору филиала является само юридическое лицо, а уполномоченным должностным лицом нанимателя по отношению к директору филиала - руководитель юридического лица.

Следовательно, прием директора филиала на работу оформляется приказом руководителя юридического лица. С ним заключается трудовой договор (контракт), который со стороны нанимателя подписывается руководителем юридического лица.

При этом в учредительных документах юридического лица может быть предусмотрена особая процедура приема на работу руководителей филиалов, представительств, например с одобрения совета директоров открытого акционерного общества. При наличии в учредительных документах таких требований следует исполнить необходимые процедуры.

Справочно К категории «Руководители» (код категории - 1) относятся служащие, в рамках определенных полномочий осуществляющие организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, соответствующим структурным (обособленным) подразделениям, работникам, направлениям деятельности (п.6 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

Наименование должности руководителя зависит от уровня управления, организационной структуры, характера полномочий, ответственности и других факторов (руководитель организации, руководитель обособленного подразделения, руководитель структурного подразделения, другие руководители, их заместители).

Наименование должности руководителя обособленного подразделения (филиала, представительства) устанавливается аналогично применению наименований должностей руководителей организаций (за исключением должности «генеральный директор»).

Круг полномочий руководителя филиала, представительства в части решения кадровых вопросов напрямую зависит от выбранного при создании филиала, представительства способа ведения делопроизводства.

Для того чтобы руководитель филиала, представительства имел право самостоятельно решать кадровые вопросы, возникающие в процессе деятельности данного подразделения, необходимо соответствующим образом оформить и передать ему полномочия по решению таких вопросов.

Полномочия должны быть закреплены в положении о филиале, трудовом договоре (контракте) с руководителем филиала, доверенности, приказе. В названных документах должно быть указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы, налагать дисциплинарные взыскания, решать другие кадровые вопросы, касающиеся деятельности филиала.

Прием директора филиала на работу оформляется приказом руководителя юридического лица. С ним заключается трудовой договор (контракт), который со стороны нанимателя подписывается руководителем юридического лица.

Содержание приказа о делегировании полномочий решать кадровые вопросы руководителю филиала может быть следующим: «Делегировать КУЗНЕЦОВУ Тимофею Алексеевичу, директору филиала ООО «Желуди» по Могилевской области, полномочия на прием, увольнение, предоставление отпусков, привлечение работников к дисциплинарной и материальной ответственности с предоставлением права подписания кадровых документов (трудовых договоров, приказов, трудовых книжек)».

Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения возникают между работником и нанимателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК. Стороны трудовых отношений - работник и наниматель. Работником признается лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора, нанимателем - юридическое или физическое лицо, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора с работником (абзац 8 ст.1 ТК).

Принимая работника на работу в обособленное подразделение, наниматель заключает трудовой договор. В качестве нанимателя в данном случае будет выступать не филиал, а сама организация в лице руководителя филиала, если ему предоставлены такие полномочия. Филиал либо представительство не являются самостоятельной стороной трудового договора. Здесь можно говорить только о представительстве стороны, причем представительские функции осуществляет руководитель филиала как уполномоченное должностное лицо нанимателя.

Приведем фрагмент примерной записи при заключении трудового договора (контракта):

…Местом работы работника является ООО «Ариана», Могилевский филиал, расположенный по адресу: г.Могилев, ул.Свободы, д.13, оф.6».

В реквизитах договора указываются реквизиты организации ООО «Ариана».

До подписания трудового договора работника необходимо ознакомить под подпись со следующими документами:

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• коллективным договором (если таковой имеется);

• иными локальными нормативными правовыми актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника.

При заключении трудового договора наниматель обязан потребовать, а гражданин должен предъявить нанимателю следующие документы (ст.26 ТК):

• документ, удостоверяющий личность;

• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на воинскую службу);

• трудовую книжку, за исключением впервые поступающего на работу и совместителей;

• документ об образовании или документ об обучении, подтверждающий наличие права на выполнение данной работы;

• направление на работу в счет брони для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством;

• индивидуальную программу реабилитации для инвалида (для инвалидов);

• декларацию о доходах и имуществе, страховое свидетельство, медицинскую справку о состоянии здоровья и другие документы о подтверждении иных обстоятельств, имеющих отношение к работе, если их предъявление предусмотрено законодательными актами.

Прием на работу без указанных документов не допускается. При этом запрещается требовать при заключении трудового договора документы, не предусмотренные законодательством.

Справочно С 1 января 2015 г. наниматели вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение 5 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (п.11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 октября 2021 г. наниматели вправе при приеме на работу работника запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение  7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса. При приеме на работу работника в государственные органы, иные государственные организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, наниматели обязаны, если иное не установлено законодательными актами, запрашивать: • характеристику с предыдущего места его работы; • характеристику из государственной организации, являвшейся местом его работы в течение предшествующих 5 лет. В случае, если таким местом работы являлось несколько государственных организаций, характеристика запрашивается по последнему из них; • сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях в отношении кандидатов на руководящие должности. Такие сведения предоставляются бесплатно (п.11 Декрета № 5 в ред. Декрета от 12.10.2021 № 6). Комментарии см. здесь.

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под подпись.

Трудовые книжки заполняются нанимателем на всех работников, работающих свыше 5 дней, в т.ч. поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ст.50 ТК, п.4 Инструкции № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно п.4 Инструкции № 40 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1, далее - постановление № 1) трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя - физического лица) на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной. Комментарий см. здесь.

На основании приказа производится соответствующая запись в трудовой книжке работника. При этом в ней отмечают место работы с указанием обособленного структурного подразделения.

Приведем содержание примерной записи в трудовой книжке работника: «Общество с ограниченной ответственностью «Ариана» (ООО «Ариана»). Принята на работу бухгалтером 1-й категории в бухгалтерию Могилевского филиала (г.Могилев)».

Далее на работника заводится личная карточка, форма которой может самостоятельно разрабатываться нанимателем. Подтверждение указанных в ней сведений заверяется подписью работника. После заключения трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу (назначении на должность) оформляется личное дело работника.

При формировании личного дела работника документы включаются в него в следующей последовательности:

1) внутренняя опись документов личного дела;

2) дополнение к личному листку по учету кадров;

3) личный листок по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

6) заявление о приеме на работу;

7) копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Рассмотрим, какие действия необходимо произвести и как оформить документы в случаях, когда филиал, представительство ликвидируются, в случае их переименования или когда работника переводят из одного филиала в другой.

Увольнение

В случае неблагоприятной экономической ситуации либо иных оснований организации вынуждены отказываться от некоторых сфер своего бизнеса, вследствие чего могут быть закрыты их обособленные подразделения.

В таком случае увольнение работника производится по основанию, предусмотренному п.1 ст.42 ТК: по инициативе нанимателя в связи с прекращением деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности. Как и увольнение в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников, оно является самостоятельным основанием увольнения, введенным с 25 июля 2014 г. Данное основание ранее отсутствовало в ТК, и п.1 ст.42 ТК Законом Республики Беларусь от 08.01.2014 № 131-З «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Беларусь» изложен в новой редакции в связи с возникающими на практике вопросами, касающимися основания расторжения трудовых договоров с работниками в случае прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения организации, расположенного в другой местности. При возникновении таких случаев правовых оснований для увольнения работников в связи с ликвидацией организации не имеется, поскольку ликвидация, по сути, не имеет места.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия может быть расторгнут по инициативе нанимателя по п.1 ст.42 ТК в связи с прекращением деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности.

Запись в трудовой книжке может быть следующей: «Уволен в связи с прекращением деятельности филиала, расположенного в другой местности, пункт 1 статьи 42 Трудового кодекса Республики Беларусь».

Следует отметить, что по данному основанию допускается увольнение беременных женщин, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, а также одиноких матерей, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов до 18 лет), а также не соблюдаются гарантии, предоставляемые работникам, избранным на выборные должности в государственные органы; членам комиссии по трудовым спорам; беременным женщинам и женщинам, имеющим детей; работникам, призванным на военные и специальные сборы. Процедура увольнения аналогична прекращению трудового договора в связи с ликвидацией организации.

Закреплена также необходимость соблюдения в этих случаях правил расторжения трудового договора. Расторжение трудового договора по данным основаниям предусматривает выплату выходного пособия, иных гарантийных и компенсационных выплат, предусмотренных при ликвидации организации. Подход законодателя в данном случае позволяет урегулировать вопросы прекращения трудовых отношений, в т.ч. реализации права на получение выходного пособия, иных гарантийных и компенсационных выплат, с учетом специфики деятельности обособленных подразделений организации (в данном случае - расположение в другой местности, отличной от места расположения головной организации). Данная специфика обусловливает необходимость правового регулирования этих вопросов таким же образом, как и при ликвидации организации, поскольку наниматель реально лишен возможности предложить работникам, подлежащим увольнению, иное место работы в данной местности.

Справочно Ранее данный вопрос не был урегулирован, и п.27 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде» предусмотрено, что упразднение структурного подразделения организации, передача его из одной организации в другую не является ликвидацией или реорганизацией. Это обстоятельство являлось основанием для прекращения с работниками такого структурного подразделения трудового договора по сокращению численности или штата работников (п.1 ст.42 ТК) или перевода работника с его согласия к другому нанимателю (п.4 ст.35 ТК).

Необходимо соблюсти условия при увольнении по основанию п.1 ст.42 ТК - в случае прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности.

Уведомление соответствующих органов

При расторжении трудового договора в соответствии с п.1 ст.42 ТК, в т.ч. прекращения деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности, наниматель обязан не менее чем за 2 месяца до увольнения, если более продолжительные сроки не предусмотрены в коллективном договоре, соглашении, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении (часть третья ст.43 ТК). В случае предстоящего массового высвобождения работников наниматель обязан не менее чем за 2 месяца уведомить об этом орган по труду, занятости и социальной защите с указанием профессии, специальности, квалификации и размера оплаты труда работников. Критерии массового высвобождения работников определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Наниматели обязаны:

• своевременно (не позднее чем за 3 месяца) представлять в органы по труду, занятости и социальной защите и профсоюз письменную информацию о возможных массовых увольнениях работников (категории и численность работников, которых они могут коснуться, сроки, в течение которых намечено их осуществить), производимых в порядке, установленном законодательством;

• не менее чем за 2 месяца до массового высвобождения работников в связи с ликвидацией организации, прекращением деятельности индивидуального предпринимателя, сокращением численности или штата работников письменно уведомлять об этом органы по труду, занятости и социальной защите по месту нахождения нанимателя с указанием фамилии, профессии (специальности), квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников. Критерии массового высвобождения работников определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (абзац 4 части первой ст.21 Закона Республики Беларусь от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь», далее - Закон о занятости).

От редакции «Бизнес-Инфо» Наниматели обязаны: • своевременно (не позднее чем за 3 месяца) представлять в органы по труду, занятости и социальной защите и профсоюз письменную информацию о возможных массовых высвобождениях работников (категории и численность работников, которых они могут коснуться, сроки, в течение которых намечено их осуществить), производимых в порядке, установленном законодательством. Критерии массового высвобождения работников определяются Министерством труда и социальной защиты (с 24 июля 2020 г. абзац 3 части первой ст.21 Закона о занятости в редакции Закона Республики Беларусь от 17.07.2020 № 50-З); • не менее чем за 2 месяца до высвобождения работников в связи с ликвидацией организации, прекращением деятельности индивидуального предпринимателя, сокращением численности или штата работников письменно уведомлять об этом органы по труду, занятости и социальной защите по месту нахождения нанимателя с указанием фамилии, профессии (специальности), квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников (с 24 октября 2016 г. абзац 4 части первой ст.21 Закона о занятости в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2016 № 409-З).

В настоящий момент Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь уполномочено Правительством на определение критериев массового высвобождения работников. Массовым высвобождением работников считается расторжение нанимателем с работниками трудовых договоров, заключенных на неопределенный срок, а также срочных трудовых договоров до истечения срока их действия в случаях ликвидации организации, сокращения численности или штата работников по критериям, указанным в подп.1.2 и 1.3 п.1 постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.04.2009 № 47 «О критериях массового высвобождения работников» (далее - постановление № 47) (подп.1.1 п.1 постановления № 47).

Так, массовое высвобождение работников:

• в организации определяется в случаях:

- ликвидации организации со списочной численностью работников 25 человек и более;

- если количество высвобождаемых работников при сокращении численности или штата работников определено параметрами согласно приложению 1 к постановлению № 47;

• в административно-территориальных единицах определяется параметрами согласно приложению 2 к постановлению № 47.

Однако критериев для определения массового высвобождения работников при закрытии филиала не установлено. Данные критерии установлены при ликвидации организации или сокращении численности и штата. Следовательно, у нанимателя нет обязанности информировать, уведомлять орган по труду и профсоюз в данном случае. Однако при сокращении численности и штата нанимателю следует применить критерии, предусмотренные для этого случая, и, если они говорят о массовом высвобождении, совершить уведомления соответствующими письмами, указав всю требуемую информацию (профессии, специальности, квалификации, размеры оплаты труда высвобождаемых работников).

Если массового высвобождения работников при закрытии филиала нет, то заблаговременно представлять информацию, а также уведомлять об увольнениях орган по труду и профсоюз не следует.

Справочно Неуведомление органов по труду, занятости и социальной защите, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этих органов уполномоченным должностным лицом нанимателя о предстоящем высвобождении работников в связи с ликвидацией юридического лица, прекращением деятельности индивидуального предпринимателя или сокращением численности (штата) работников либо о наличии свободных рабочих мест (вакансий) в соответствии с частью 3 ст.9.15 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях влекут предупреждение или наложение штрафа в размере от 5 до 20 базовых величин.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. неуведомление органов по труду, занятости и социальной защите, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этих органов уполномоченным должностным лицом нанимателя о предстоящем высвобождении работников в связи с ликвидацией юридического лица, прекращением деятельности индивидуального предпринимателя или сокращением численности (штата) работников либо о наличии свободных рабочих мест (вакансий) влекут наложение штрафа в размере от 5 до 15 базовых величин (часть 3 ст.10.11 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях от 06.01.2021 № 91-З). Комментарий см. здесь.

Предупреждение работника о предстоящем увольнении

При расторжении трудового договора в связи с прекращением деятельности филиала, представительства или иного обособленного подразделения организации, расположенных в другой местности, наниматель обязан не менее чем за 2 месяца до увольнения, если более продолжительные сроки не предусмотрены в коллективном договоре, соглашении, письменно предупредить работника о предстоящем увольнении (часть третья ст.43 ТК).

Наниматель вправе с согласия работника заменить предупреждение о предстоящем увольнении выплатой компенсации в размере двухмесячного среднего заработка. При этом, если инициатива в достижении такого соглашения исходит от нанимателя после предупреждения работника о предстоящем высвобождении, компенсация выплачивается пропорционально времени, оставшемуся до окончания двухмесячного срока предупреждения.

В течение всего срока предупреждения о предстоящем увольнении наниматель также предлагает работнику другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом его специальности и квалификации. В период предупреждения о предстоящем увольнении по решению нанимателя работник, подлежащий увольнению, с его согласия также может направляться на переподготовку. В период предупреждения о предстоящем увольнении по решению нанимателя работник, подлежащий увольнению, с его согласия также может направляться на переподготовку.

В период срока предупреждения, предусмотренного ст.43 ТК, работник выполняет свои трудовые обязанности, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, ему гарантируются условия и оплата труда наравне с другими работниками. До истечения срока предупреждения увольнение работника по указанным основаниям без его согласия не допускается.

В период срока предупреждения работнику предоставляется один свободный день в неделю без сохранения заработной платы (по договоренности с нанимателем - с сохранением заработной платы) для решения вопроса о самостоятельном трудоустройстве у других нанимателей.

Следует отметить, что срок, исчисляемый в данном случае месяцами, истекает в соответствующий день последнего месяца. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

Если в течение срока предупреждения появляются какие-либо вакансии в организации (головном офисе, обособленных или иных структурных подразделениях, в т.ч. в другой местности), увольняемым работникам следует предлагать данные вакансии с учетом их специальности и квалификации. Если вакансия устраивает работника, то с его согласия и при условии, что работа не противопоказана ему по состоянию здоровья, оформляется перевод.

Перевод

Переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (часть первая ст.30 ТК).

Таким образом, существуют следующие виды переводов:

• на другую работу у того же нанимателя;

• на работу к другому нанимателю;

• на работу в другую местность (за исключением служебной командировки).

При этом в зависимости от срока перевода они могут быть временные и постоянные.

Необходимость перевода работника возникает либо в связи с экономической или производственной ситуацией, либо состоянием его здоровья, либо несоответствием работника занимаемой должности или выполняемой работе, либо сокращением численности или штата работников, простоем либо по другим причинам.

Не допускается перевод на работу, противопоказанную работнику по состоянию здоровья (часть пятая ст.30, часть вторая ст.33 ТК), а также перевод отдельных категорий работников, например женщин и лиц моложе 18 лет (ст.262 и 274 ТК).

Процедура перевода работника позволяет в большей мере учесть интересы работника, так как на перевод требуется его согласие.

При переводе изменяются такие условия трудового договора, как трудовая функция, место работы (наниматель), местность, в которой работник выполняет трудовую функцию.

Трудовая функция изменяется, если изменяется профессия, или специальность, или квалификация или должность.

Место работы изменяется в случаях, когда работнику поручается работа по той же трудовой функции, но в другом обособленном структурном подразделении организации, которое наделено правом приема и увольнения работников.

Другим нанимателем признается иное по сравнению с указанным в заключенном трудовом договоре юридическое или физическое лицо, которому законодательством дано право заключения и прекращения трудовых отношений с работником.

Другой местностью признается территория, расположенная за пределами населенного пункта, в котором работник выполняет трудовую функцию согласно заключенному трудовому договору. Изменение любого из этих условий будет являться переводом.

Справочно Населенными пунктами являются города, поселки городского типа и сельские населенные пункты (часть первая ст.8 Закона Республики Беларусь от 05.05.1998 № 154-З «Об административно-территориальном устройстве Республики Беларусь»).

При переводе работника в другую местность ему предоставляются определенные гарантии. Если согласие на перевод получено, по предварительной договоренности с работником работодатель обязан возместить расходы на переезд самого работника, членов его семьи, провоз имущества и на обустройство на новом месте жительства (ст.96 ТК). Конкретные размеры компенсаций определяются соглашением сторон, но не могут быть ниже размеров, установленных для работников бюджетных организаций.

Перевод работника с его согласия из одного обособленного подразделения в другое обособленное подразделение одного и того же нанимателя не влечет изменения сторон трудового договора, в т.ч. нанимателя. Аналогично и в случае, если работник переходит из головной организации в обособленное подразделение, расположенное в той же местности, и его трудовая функция при этом не меняется.

После получения согласия работника на перевод на другую постоянную работу из одного обособленного подразделения в другое наниматель издает приказ о переводе.

Обратите внимание! При переводе на другую работу у того же нанимателя с работником также заключают трудовой договор с соблюдением требований ст.18 и 19 ТК (часть шестая ст.30 ТК). При этом запрещается перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Аналогичные нормы предусмотрены п.1¹ Указа Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29». Так, в случае перевода работника с его согласия на другую работу по договоренности стороны заключают новый контракт на срок не менее 1 года.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 марта 2020 г. Указ № 180 утратил силу на основании Указа Президента Республики Беларусь от 12.03.2020 № 91.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в трудовой книжке аналогично приему на работу, только вместо слова «принят» записывают «переведен». Внесение записей в трудовую книжку о переводе работника на другую постоянную работу у того же нанимателя производится с указанием структурного подразделения, наименования профессии, должности в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (п.20 Инструкции № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в части первой п.20 Инструкции № 40 постановлением № 1 слова «профессии, должности» заменены словами «должности служащего, профессии рабочего». Комментарий см. здесь.

В случае если руководитель обособленного подразделения наделяется полномочиями по приему, переводу (внутри структурного подразделения), увольнению работников данного подразделения, то он вправе:

• принимать работников на работу в это обособленное подразделение;

• переводить работников обособленного подразделения на другую работу в этом обособленном подразделении;

• увольнять работников обособленного подразделения, в т.ч. и по п.4 ст.35 ТК (в порядке перевода), но только к другому нанимателю.

Перевод работников по правилам ст.30 ТК (при наличии их письменного согласия) из одного обособленного подразделения в другое обособленное подразделение организации может осуществляться непосредственно нанимателем либо по специальному полномочию руководителем обособленного подразделения.

Если же работник отказывается от перевода в другую местность, трудовой договор с ним не расторгается, он продолжает выполнять работу по прежней профессии, должности, квалификации в прежней местности. В случае если должность работника на прежнем месте работы не может быть сохранена, как, например, при прекращении деятельности обособленного подразделения организации, расположенного в другой местности, и работник отказывается от перевода, трудовой договор с ним прекращается в соответствии с п.1 ст.42 ТК.

В случае изменения в установленном порядке наименования обособленного подразделения в части, касающейся работников, следует только внести соответствующую запись в их трудовые книжки. Например, «Могилевский филиал переименован в «Филиал № 2 г.Могилева».

Порядок оформления прекращения трудового договора с работником обособленного подразделения

Увольнение работников обособленного подразделения осуществляется в порядке, установленном законодательством о труде. Поскольку наниматель - юридическое лицо, создавшее обособленное подразделение, заявление об увольнении работник пишет на имя руководителя организации. Резолюцию на заявлении и соответствующий приказ об увольнении работника подписывает руководитель обособленного подразделения, имея на это соответствующие полномочия.

Запись в трудовой книжке производит уполномоченный сотрудник кадровой службы обособленного подразделения. Запись должна заверяться оттиском печати организации, печать обособленного подразделения для этих целей не применяется. Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта) заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) (часть первая п.44 Инструкции № 40).

В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя, а также в случае смерти нанимателя - физического лица сведения, указанные в части первой п.44 Инструкции № 40, заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя, нанимателя - физического лица.

Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (п.25 Инструкции № 40). Поэтому недопустимо заверять как титульный лист, так и записи о работе печатью отдела кадров или другого подразделения, которые используются в некоторых организациях.

Печать организации должна содержать полное наименование юридического лица и указание на место нахождения юридического лица.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 апреля 2018 г. следует руководствоваться п.25 Инструкции № 40 с изменениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34. Комментарий см. здесь. С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.44 Инструкции № 40 с изменениями, внесенными постановлением № 1. Комментарий см. здесь.

Таким образом, если прием работника в обособленное подразделение, его перевод, предоставление отпуска и другое могут осуществляться непосредственно в филиалах, то с увольнением работника не все так просто. Если передача трудовых книжек в головную организацию создает определенные проблемы, выход только один - изготовить печати организации по количеству филиалов и передать их на основании приказа руководителя организации уполномоченным лицам в филиалах.

Заключение коллективного договора в обособленном подразделении

Коллективный договор - это локальный нормативный акт, регулирующий трудовые и социально-экономические отношения между нанимателем и работающими у него работниками (часть первая ст.361 ТК). Вместе с тем предусмотрено в заключение коллективного договора в обособленном подразделении по вопросам, относящимся к компетенции этого подразделения (часть вторая ст.361 ТК).

Сторонами коллективного договора являются работники организации в лице их представительного органа (профсоюза) и наниматель или уполномоченный им представитель (ст.363 ТК).

Коллективный договор, заключенный в организации, являющейся юридическим лицом, распространяется на все его обособленные подразделения.

В таком случае сторонами коллективного договора филиала будут работники обособленного подразделения, например филиала, и наниматель, т.е. головная организация, или уполномоченный им представитель. Уполномоченным представителем нанимателя может выступать как руководитель филиала, так и любое иное лицо. Руководитель филиала вправе подписывать от имени юридического лица трудовые и коллективный договоры с работниками филиала в том случае, если это право предоставлено ему доверенностью и предусмотрено положением о филиале. От имени работников филиала коллективный договор вправе подписать председатель профсоюза головной организации. Подписать договор может также председатель профсоюза этого структурного подразделения либо иной член профсоюза, если такими полномочиями его наделит профсоюзная организация.

При этом следует отметить, что многочисленные коллективные договоры в одной организации не оправданы. Можно учесть все условия в коллективном договоре организации в целом.

Таким образом, учитывая вышеизложенное и особенности централизованного и децентрализованного ведения кадрового делопроизводства при создании обособленного подразделения, рекомендуем самостоятельно определиться с выбором порядка оформления трудовых отношений с работниками данного подразделения.

23.02.2015

Светлана Казюкович, юрист юридической компании «Арбитриум»