Материал помещен в архив

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ. РЕКВИЗИТЫ И ИХ СОСТАВ. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Независимо от способа ведения делопроизводства в организации, традиционного или электронного, существуют единые требования и правила оформления документов.

Требования

Требования по оформлению реквизитов содержат:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Состав реквизитов и их расположение

Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами (адресат, дата, текст, подпись).

Для оформления организационно-распорядительных документов СТБ 6.38-2016 устанавливает следующий состав реквизитов:

• 1 - Государственный герб Республики Беларусь;

• 2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 3 - код организации (код ОКОГУ по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденному постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 30.12.2014 № 60);

• 4 - код документа по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы», утвержденному постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Министерства образования и науки Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10;

• 5 - наименование вышестоящей организации;

• 6 - наименование организации;

• 7 - наименование структурного подразделения;

• 8 - почтовый адрес отправителя;

• 9 - коммуникационные и коммерческие данные;

• 10 - название вида документа;

• 11 - дата документа;

• 12 - регистрационный индекс;

• 13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

• 14 - место составления или издания;

• 15 - гриф ограничения доступа;

• 16 - адресат;

• 17 - гриф утверждения;

• 18 - резолюция;

• 19 - заголовок к тексту;

• 20 - отметка о контроле;

• 21 - текст;

• 22 - отметка о наличии приложения;

• 23 - подпись;

• 24 - гриф приложения;

• 25 - гриф согласования;

• 26 - визы;

• 27 - печать;

• 28 - отметка об исполнителе;

• 29 - отметка о заверении копии;

• 30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• 31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

• 32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Схема расположения реквизитов

Реквизит «Название вида документа» - один из обязательных реквизитов любого документа, кроме письма. Указание вида документа дает первое общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа как в географическом, так и иерархическом пространстве.

Так, при помощи реквизита «Наименование вышестоящей организации» можно определить, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит «Регистрационный индекс» - дело, в которое документ будет подшит после того, как аппарат управления примет по нему соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести реквизиты «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые наглядно характеризуют организацию, из которой документ исходит.

Обратите внимание! Реквизит «Наименование организации» обозначает автора документа и записывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может указываться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Реквизит «Дата документа» показывает момент создания документа. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты: «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и другие, то есть те, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложения свидетельствует, что:

• данный отдельно взятый документ еще не содержит всей необходимой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами;

• данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов.

Формуляр-образец

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляют формуляр документа.

Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.

Каждому реквизиту отводится на документе свое место.

При подготовке конкретных документов применяется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2016. Каждому виду документа соответствует оптимальное количество необходимых реквизитов.

Для каждого вида документов характерен свой набор реквизитов.

В делопроизводстве выделяют индивидуальный и типовой формуляры.

Типовой формуляр - это формуляр, характерный для конкретного вида документов.

Индивидуальный формуляр - формуляр конкретного документа (акт, приказ по основной деятельности и т. д.).

Обратите внимание! Существуют реквизиты, которые нельзя проставить одновременно в одном документе, их называют взаимоисключающими. Например: «Адресат» и «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные» и «Название вида документа» и др. При оформлении конкретных документов следует использовать только один из них.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные.

Постоянный реквизит - это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа (эмблема, наименование организации, название вида документа и др.).

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа (адресат, виза, текст, дата и др.).

Например, постоянные реквизиты, наносимые на бланк для писем: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.

Обратите внимание! При подготовке конкретных документов используется не весь набор реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2016 и отраженных в схеме расположения реквизитов. Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов.

Пример документа (служебное письмо) с указанием номеров реквизитов

Anik
Закрытае акцыянернае таварыства «Anik»		Закрытое акционерное общество «Anik»
вул. Крапоткiна, 52 220002, г. Мiнск		ул. Кропоткина, 52 220002, г. Минск
тэл. (017) 222 32 02 факс (017) 222 32 01		тел. (017) 222 32 02 факс (017) 222 32 01
IBAN BY00AKBB301200007777222255555 у ААТ «Белiнвестбанк» ЦБП № 536 г. Мiнск, BIC AKBBBY21700		IBAN BY00AKBB301200007777222255555 в ОАО «Беливестбанк» ЦБУ № 536 г. Минск, BIC AKBBBY21700

	06.02.2017		№ 4-15/27		Директору ОАО «Макс-Конти» Рудько М.А. ул. Макаенка, 48 220083, г. Минск
	На № _________		ад ________

	Об участии в семинаре «Современный офис»
	Уважаемый Олег Александрович!
	Приглашаем Вас принять участие в работе семинара «Современный офис», который состоится 05.03.2017 в национальном выставочном центре «БелЭкспо» по адресу: пр-т Победителей, 14. Начало семинара в 11:00, предполагаемая продолжительность - 4 ч. В программе семинара - рассмотрение вопросов автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, электронных архивов предприятий и организаций. Просим Вас подтвердить участие в семинаре до 24.02.2017. Заявку необходимо выслать по факсу (017) 222 32 01.
	Приложение: программа семинара «Современный офис» на 1 л. в 1 экз.

	Директор общества	Подпись	А.П.Попова
	2 Крук 222 23 14 06.02.2017 С:\Мои документы\Письма

22.08.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»