Материал помещен в архив

ВОПРОС: Обязан ли руководитель организации визировать заявления на отпуск, перевод, увольнение, о приеме на работу? Каким нормативным документом это регламентировано?

ОТВЕТ: Визирование руководителем указанных заявлений по личному составу представляется бессмысленным.

Заявления о предоставлении отпусков, переводе на другую работу, увольнении, приеме на работу относятся к системе организационно-распорядительной документации. Формы соответствующих заявлений унифицированы и включены в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция) (см. п.3 Инструкции).

Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию (п.59 Инструкции). Согласование внутри организации (со структурными подразделениями и должностными лицами) является внутренним согласованием и называется визированием. Виза официального документа - это реквизит, отражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (предварительный государственный стандарт Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Пунктом 15 Инструкции установлено, что право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях организаций, должностных инструкциях работникам и иных локальных нормативных правовых актах организации. Требования к оформлению реквизита «Визы» содержатся в п.61 Инструкции.

Таким образом, организация самостоятельно определяет необходимость визирования тех или иных документов и закрепляет это в локальных нормативных правовых актах. При этом необходимо учитывать частные нормы законодательства, регулирующие соответствующие правоотношения. Например, п.100 Инструкции установлено, что проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами.

С учетом изложенного визирование руководителем указанных в вопросе заявлений по личному составу представляется бессмысленным. Руководитель принимает решение о предоставлении отпуска, а принятое решение отражает в резолюции.

Справочно Резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения (п.53 Инструкции).

Например, при согласии предоставить отпуск в соответствии с просьбой, изложенной работником в заявлении, резолюция может иметь следующий вид:

Обратите внимание! Трудовое законодательство Республики Беларусь не требует обязательного составления заявлений о предоставлении трудового отпуска (для издания соответствующего приказа может оказаться достаточно графика трудовых отпусков) и о приеме на работу (для издания соответствующего приказа может оказаться достаточно трудового договора). В этом случае не потребуется оформлять и резолюцию руководителя.

Руководитель организации при необходимости может на основании п.15 Инструкции делегировать право рассмотрения соответствующих заявлений своему заместителю (иному уполномоченному лицу). В этом случае оформлять на заявлениях соответствующие резолюции руководителем также не потребуется, так как заявления будут рассматриваться и принятые решения будут отражаться в резолюциях заместителя руководителя организации (иного уполномоченного лица).

19.09.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела