Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

31.03.2022

ВОПРОС

Обязана ли получающая организация (государственная) проставлять визу входящего документа, то есть ставить номер и дату документа на втором экземпляре, который предназначается отправителю?

ОТВЕТ

Не обязана.

При оформлении документов используются реквизиты, состав которых установлен в:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83;

• Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

В указанных документах отсутствует реквизит «Виза входящего документа». На входящих документах проставляется реквизит «Отметка о поступлении», который также называется регистрационным штампом входящих документов. Он проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из:

• полного или сокращенного наименования организации-получателя;

• даты;

• регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции № 4).

Справочно Входящим документом является документ, полученный организацией (подп.3.2.25 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18.

Второй экземпляр и копия отправленного входящего документа не будут входящими документами для организации-получателя, если они в ней не остаются.

Если организации необходима отметка о поступлении на своем экземпляре документа для подтверждения факта его получения адресатом, следует отправить заказное письмо с уведомлением о вручении. Такой порядок, например, закреплен в ч.1 п.74 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40: в случае, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель в тот же день направляет работнику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте.

• Реквизиты «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и «Отметка о поступлении».

Дополнительно по теме • Реквизит «Виза» на организационно-распорядительных документах.