Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Эдуард Мущук
юрисконсульт

05.11.2021

ВОПРОС

Обязательно ли регистрировать входящие заявления работников?

ОТВЕТ

Да, обязательно.

Заявления работников регистрируются, как правило, после резолюции руководителя.

Сложности с регистрацией могут возникнуть в конфликтных ситуациях, например при подаче работником заявления об увольнении: наниматель либо напрямую отказывается принимать заявление, либо долго его рассматривает, не вынося резолюции, а кадровая служба и (или) секретарь приемной, соответственно, не регистрирует заявление в журнале входящей документации.

В такой ситуации впоследствии проблематично определить точную дату подачи заявления, которая часто имеет существенное значение.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Заявление, как любой внутренний документ, подлежит регистрации.

Регистрация заявлений может проходить как централизованно по всей организации (в приемной руководителя, как правило, небольших организаций), так и в кадровой службе (в средних и крупных организациях).

Заявления могут регистрироваться:

• в традиционных (журнальных, карточных) формах;

• автоматизированных (электронных) регистрационно-контрольных формах.

При журнальной форме регистрация может осуществляться в журнале регистрации внутренних документов или в отдельном журнале регистрации заявлений работников.

Регистрационными индексами заявлений являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп.142.4 п.142 Инструкции № 4).

Отсутствие регистрации признается нарушением трудового законодательства и кроме привлечения к административной ответственности может повлечь и иные последствия для нанимателя.

При установлении факта отказа в регистрации либо нерегистрации входящего заявления работника об увольнении и документальной фиксации данного факта уполномоченным органом надзора за соблюдением законодательства о труде, профсоюзами и (или) судом либо нанимателем самостоятельно, работник вправе требовать увольнения в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде (п.3 ч.2 ст.35 ТК). В данном случае наниматель будет обязан уволить работника датой, указанной в заявлении (ч.1 ст.41 ТК).

Кроме этого, при увольнении в связи с нарушением нанимателем законодательства о труде наниматель обязан выплатить работнику выходное пособие в размере не менее двухнедельного среднего заработка - при расторжении трудового договора, за исключением контракта (ч.2 ст.48 ТК), и в размере трех среднемесячных заработков - при расторжении контракта (ч.5 ст.261⁵ ТК).

Регистрация заявлений после получения резолюции руководителя также признается нарушением законодательства.

Входящий документ должен быть зарегистрирован непосредственно при его поступлении (либо почтой, либо при непосредственной подаче работником). Поэтому, чтобы избежать неприятностей, нанимателю следует регистрировать заявления работника по первому его требованию в день подачи.

Но как поступить работнику, если наниматель не регистрирует поданное заявление?

В данном случае должным уведомлением будет считаться предупреждение нанимателя заказным письмом с уведомлением о его вручении, телефонограммой или телеграммой, смс-сообщением, с использованием факсимильной связи, интернета, в том числе электронной почты, а также иных средств связи, обеспечивающих фиксирование извещения или вызова (по аналогии с положениями ч.2 ст.143 ГПК). При получении подтверждения о дате получения такого уведомления на следующий день начинает течь срок, с которым связывается возникновение, изменение или прекращение трудовых отношений (ч.1 ст.10 ТК).