Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Обязательно ли составлять описи дел временного хранения, если организация не является источником комплектования государственного архива?

ОТВЕТ: Обязательно на дела временного (свыше 10 лет) хранения.

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.) (п.84 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов)).

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов).

Таким образом, необходимость составления описи дел временного хранения зависит от сроков хранения документов, образующихся в организации, которые, в свою очередь, зависят от того, является ли организация источником комплектования государственного архива.

Требования к составлению описей общие для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственного архива.

Пример Пунктом 65 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140), установлен срок хранения доверенности на право управления организацией, подразделением организации для государственных организаций, не являющихся источником комплектования, - 75 лет. Дело с такими документами необходимо систематизировать, пронумеровать в нем листы, вложить лист-заверитель дела, прошить, оформить обложку и включить в опись дел временного (свыше 10 лет) хранения.

Требования к составлению и оформлению годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения содержатся в главе 16 Правил работы архивов.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

27.02.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела