Материал помещен в архив

ВОПРОС

Обязательно ли указание в подстрочном примечании письма в электронном виде, которое направляется по электронной почте, в информационных системах ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, что реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный индекс» не заполняются, а проставляются в регистрационно-контрольной карточке (РКК), которая отправляется вместе с документом в электронном виде (электронным документом)?

ОТВЕТ

Такое подстрочное примечание необязательно.

При передаче документов в электронном виде внутри организации или при отправке за пределы организации вместе с ними передаются их регистрационно-учетные данные (п.230 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

Документы в электронном виде подлежат регистрации в соответствии с требованиями п.139 Инструкции № 4.

Во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», отметке об ознакомлении с документом, иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде не вносится в их формуляр. Данная информация отражается в регистрационных формах (РКК или журнале) на бумажном или электронном носителе и при необходимости прикрепляется в виде отдельных файлов (информационных объектов) к регистрируемому (учитываемому) документу в электронном виде (пп.227, 229 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.229 Инструкции № 4 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Справочно Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется РКК на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе (подп.139.7 п.139 Инструкции № 4).

Письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, в информационных системах ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, должно оформляться по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 4 (п.137¹ Инструкции № 4).

Приложение 3 к Инструкции № 4 не содержит подстрочного примечания «Реквизиты (дата документа и регистрационный индекс не заполняются), дата и регистрационный индекс проставляются в РКК, прикрепленной к электронному документу».

Таким образом, указание соответствующего подстрочного примечания не является обязательным.

25.06.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела