Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА ПО ОДНОЙ КОМАНДИРОВКЕ В СЛУЧАЕ, КОГДА НЕСКОЛЬКО СОТРУДНИКОВ ИСПОЛЬЗУЮТ ОДНУ КОРПОРАТИВНУЮ КАРТУ

Ситуация Общество с ограниченной ответственностью направляет в командировку в г. Брест трех сотрудников, в том числе директора ООО, который является держателем корпоративной дебетовой карточки. Для оплаты билетов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найма жилого помещения директор произвел оплату с корпоративной дебетовой карточки за всех трех сотрудников. Правомерна ли такая операция? Как в данном случае составляется авансовый отчет о служебной командировке?

Данная операция правомерна с письменного согласия всех командированных работников.

При направлении в одну служебную командировку нескольких работников допускается (с письменного согласия всех командированных работников) проведение оплаты расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, найму жилого помещения одним из командированных работников за всех работников, направленных в данную служебную командировку, со счета клиента, доступ к которому обеспечивается корпоративной дебетовой карточкой (п.78 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2024 г. следует руководствоваться п.71 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утв. постановлением Правления Нацбанка от 20.12.2023 № 472. Комментарий см. здесь.

В этом случае указанные расходы включаются в отчет об израсходованных суммах работником, осуществлявшим их оплату с использованием корпоративной дебетовой карточки. Отчет об израсходованных суммах представляется с указанием всех сумм расходов по каждому работнику, направленному в данную служебную командировку.

Пример Директор Соколов И.П. оплатил посредством корпоративной дебетовой карточки: проезд Минск - Брест за трех человек (74 руб. × 3 человека = 222 руб.), проезд Брест - Минск за трех человек (74 руб. × 3 человека = 222 руб.). Прибытие в Брест - 11.06.2019, убытие из Бреста - 13.06.2019. Кроме того, оплатил проживание в гостинице в трехместном номере трое суток (с 11.06.2019 по 13.06.2019) за трех человек (180 руб. × 3 человека = 540 руб.). Также директор Соколов И.П. посредством корпоративной дебетовой карточки снимал в банкомате наличные и производил расчеты в счет причитающихся ему суточных (36 руб.). Сумма НДС в стоимости проездных документов, счетах гостиницы и так далее отражается записью: Д-т 18 - К-т 71. Для упрощения примера сумму НДС не рассматриваем.

Авансовый отчет Соколова И.П. (с приложением письменного согласия всех командированных работников):

Сотрудники Поляков И.В. и Мышкин О.Т. в своих авансовых отчетах укажут только сумму суточных.

Справочно Согласно части второй п.15 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее - Положение № 176), в случае, когда расходы по найму жилого помещения превышают размеры, установленные в приложении 1 к Положению № 176, возмещение данных расходов производится нанимателем на основании подтверждающих документов, но не выше стоимости одноместного номера в гостинице проживания, если иное не предусмотрено Положением № 176. Исходя из части первой п.20 Положения № 176, возмещение суточных командированному работнику производится за все время пребывания в служебной командировке, включая время нахождения в пути (за все дни служебной командировки согласно приказу), в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 6 апреля 2024 г. следует руководствоваться п.15 Положения № 176 и приложением 1 к Положению № 176 с изменениями, внесенными постановлением Совмина от 22.03.2024 № 218. Комментарий см. здесь.

27.05.2019

Жанна Ларионова, аудитор - индивидуальный предприниматель