Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Передача документов в государственный архив на постоянное хранение

В государственный архив на постоянное хранение передаются документы, оформленные в установленном порядке, в переплетенном виде. Документы подшиваются в твердую обложку в четыре прокола. Корешок переплетенного дела не должен превышать 4 см.

Процесс оформления дел включает следующие виды работ:

1) нумерация листов в деле;

2) составление листа-заверителя;

3) составление внутренней описи дела (при необходимости);

4) оформление обложки дела.

Нумерация листов дела

Все листы во всех делах с документами постоянного хранения и по личному составу нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу листа.

Не допускается использование для нумерации листов чернил и цветных карандашей (часть вторая п.76 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Внутренняя опись дела нумеруется отдельно от документов.

Лист-заверитель не нумеруется.

Нумерация листов валовая с первого до последнего листа дела, обозначается арабскими цифрами.

Каждый новый том начинается с листа № 1, но не продолжает нумерацию предыдущего тома.

Если при нумерации листов дела произошла ошибка, был пропущен лист или несколько листов, тогда пропущенному листу или листам присваивается литерный номер или литерные номера.

Пример Если после листа с номером 126 пропущено 2 листа, в таком случае пропущенным листам присваиваются литерные номера 126а, 126б. Если пропущен номер, нет листов с номерами 2, 25, то это отражается в итоговой записи в листе-заверителе.

Однако если при нумерации листов в деле было допущено много ошибок, то нужно заново пронумеровать листы. При этом достаточно прежний номер перечеркнуть карандашом и рядом поставить правильный номер.

Нумерация лицевых счетов

Особенностью нумерации лицевых счетов является то, что, если расчетный листок приклеен к лицевому счету одним краем (верхним, левым, правым), нумеровать нужно отдельно каждый расчетный листок в правом верхнем углу. При этом сначала нумеруется лист лицевого счета, на котором указаны фамилия, имя, отчество, наименование должности, табельный номер, дата приема на работу и другие сведения о работнике, а далее по валовому принципу нумеруются все расчетные листки по заработной плате работника.

Лишь в случае, если расчетные листки наклеиваются на лист формата А4 наглухо, нумеруется только сам лист, а расчетные листки не нумеруются. Если расчетные ведомости по формату больше листа А4 и при формировании дела они складывались, тогда при нумерации нужно все сложенные листы раскрыть и поставить номер листа в правом верхнем углу разложенного листа.

Нумерация личных дел

В случае если личные дела каждого уволенного работника подшиты отдельно, каждое дело нумеруется самостоятельно.

Если личные дела уволенных работников сброшюрованы в тома по году увольнения, тогда нумеруются все документы этого тома, кроме чистых листов, валовым порядком.

Принцип нумерации одинаков для всех личных дел независимо от способа формирования дела.

Если в деле встречается сложенный лист, тогда он разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист.

Документы, которые невозможно подшить в дело, вкладываются в конверт, который подшивается в дело. Вложения нумеруются отдельно от конверта: вначале нумеруется конверт, а потом очередным номером каждое вложение в конверте.

Если в качестве вложения помещены фотографии, то они нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Составление листа - заверителя дела

После нумерации листов дел заполняется лист-заверитель.

Основное предназначение листа-заверителя заключается в фиксации количества листов в деле, особенностей нумерации и количества листов внутренней описи (при ее наличии).

В установленной нормативными документами форме листа-заверителя необходимо указать номер дела.

Номер дела - это индекс дела в соответствии со сводной номенклатурой дел организации. Например, лицевые счета имеют индекс по номенклатуре дел 05-21. Следовательно, составляя лист-заверитель, необходимо указать «Дело № 05-21» и далее номер тома: 1, 2, 3 и т. д., если за 1 год было сформировано более одного тома. Если дело состоит из одного тома, то его номер указывать не нужно.

Обратите внимание! Если в организации не было номенклатуры дел, тогда указывается реквизит «Дело № __________», но он не заполняется.

В листе-заверителе указывается цифрами и прописью фактическое количество листов, содержащихся в деле, например, «234 (двести тридцать четыре) листа».

Пример 1 Если в деле имеются литерные номера: 226а, 226б, а последний пронумерованный лист был за номером 243, тогда количество листов суммируется и в листе-заверителе указывается: «В деле подшито и пронумеровано 245 (двести сорок пять) листов», а в строке «в том числе: литерные номера: (перечисляются номера литерных листов)» указывается: «в том числе литерные номера: 226а, 226б».

В случае если были пропущены не листы, а номер(а), в листе-заверителе в графе «В деле подшито и пронумеровано _____________ листов» указывается не то количество листов, которое зафиксировано на последнем листе дела, а количество с учетом пропущенного(ых) номера(ов).

Пример 2 Последний лист дела при нумерации имел номер 218, но были пропущены номера 32, 33, следовательно, для определения количества листов в деле из 218 вычитаем 2. В этом случае итоговая запись в листе-заверителе будет следующая: «В деле подшито и пронумеровано 216 (двести шестнадцать) листов, в том числе: литерные номера… пропущенные номера: 32, 33».

В листе-заверителе указывается количество листов внутренней описи (при ее наличии) цифрами и прописью. Внутренняя опись нумеруется отдельно от документов дела также черным графитным карандашом в правом верхнем углу.

После наименования должности ставится подпись и дается ее расшифровка.

Обратите внимание! Расшифровка подписи включает именно такую последовательность: инициалы и фамилия в именительном падеже, например, «И.И.Иванова».

Дата составления листа-заверителя и внутренней описи обозначается арабскими цифрами, например, «28.06.2016». Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними нужно ставить нули, например, «06.05.2016».

Год обязательно указывается полностью: «2016» без использования буквы «г.» после указания года.

Таким образом, лист-заверитель в окончательном варианте будет иметь следующий вид.

Если дело пронумеровано без литерных или пропущенных листов, то в листе-заверителе эти реквизиты указываются, но не заполняются.

Составление внутренней описи дела

Внутренняя опись составляется в личных делах уволенных работников обязательно. В остальных делах (с приказами руководителя организации по основной деятельности, по личному составу, личными карточками, лицевыми счетами по заработной плате работников и др.) она составляется по усмотрению работников, оформляющих дела (п.78 Правил).

При составлении внутренней описи документов в делах с приказами по личному составу в качестве заголовка указываются предписываемые действия: прием, увольнение и другое с указанием фамилий, имен, отчеств работников. Если в одном приказе содержится несколько действий, каждое из них отражается во внутренней описи под самостоятельным порядковым номером.

При составлении внутренней описи в делах с лицевыми счетами по начислению заработной платы, лицевыми счетами заполняются графы 1, 4, 5.

В графе 4 «Заголовок дела» описи указываются фамилия, имя и отчество работника в именительном падеже.

04.10.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Оформление обложек дел постоянного хранения и по личному составу при передаче в архив.