Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖЕК ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ В АРХИВ

Допускается оформление реквизитов обложки дела с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела (лист приклеивается клеем ПВА). Независимо от способа оформления обложка дела должна иметь установленную форму и содержать необходимые реквизиты, предусмотренные нормативными документами.

Обложка дела предусматривает оформление следующих реквизитов:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• дата (крайние даты);

• количество листов дела;

• срок хранения дела (п.72 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

В случае, когда нет вышестоящей организации и структурных подразделений из-за небольшой штатной численности, тогда в верхней части обложки указывается только полное наименование организации.

Обложка дела с документами по сводной бухгалтерской отчетности (пример)

Совместное белорусско-украинское предприятие
«Интер Баско трейдинг»

(СП «Интер Баско трейдинг»)

Отдел бухгалтерского учета и отчетности

Дело № 02-08

Сводная бухгалтерская отчетность СП «Интер Баско трейдинг», в том числе пояснительная записка за 2016 год

Наименование государственного архива на обложках дел постоянного хранения оформляется в государственном архиве, осуществляющем прием таких дел от организаций - источников комплектования данного архива. Оно указывается выше реквизитов «Наименование вышестоящей организации» и «Наименование организации».

В реквизите «Наименование организации» указывается полное официальное наименование организации в именительном падеже в соответствии с уставом организации (положением о ней). Если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

Пример Открытое акционерное общество «Техногрупп» (ОАО «Техногрупп»)

Если наименование организации изменялось в период формирования дела, то на обложке указывается наименование организации, в которой дело было окончено.

Наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации размещается на обложке дела ниже наименования организации.

В реквизите «Наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации» может указываться полное наименование структурного подразделения в именительном падеже в соответствии с положением о нем. Вместо наименования структурного подразделения может указываться наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела (подраздела) номенклатуры дел организации, в который включено данное дело.

Номер дела - это индекс дела по сводной номенклатуре дел организации.

Если в организации не было номенклатуры дел, тогда реквизит обложки «Дело №» указывается, но не заполняется.

В заголовке дела кратко отражаются содержание и состав формируемых в дело документов. Правильно сформулированные заголовки дел повышают эффективность поиска документов в делопроизводстве и архивах. Заголовок дела должен соответствовать смысловому содержанию и составу включенных в него документов, быть кратким, четко сформулированным и доступным для восприятия.

Если дело состоит из нескольких томов, то при необходимости заголовки каждого тома уточняются.

Пример При заведении дела в делопроизводстве заголовок был оформлен в соответствии с номенклатурой дел организации: «Дело № 1-5 Приказы директора предприятия по основной деятельности за 2016 год». В ходе ведения дела было сформировано несколько томов и заголовок был уточнен: «Дело № 1-5. Том № 1 Приказы № 1-115 директора предприятия по основной деятельности»; «Дело № 1-5. Том № 2 Приказы № 116-209 директора предприятия по основной деятельности».

Заголовок и срок хранения дела также определяются номенклатурой дел. При отсутствии номенклатуры дел при составлении заголовков дел и определении сроков их хранения нужно использовать действующие перечни типовых документов.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается копийность документов. Необходимость указания на копийность обусловлена неодинаковой степенью достоверности и юридического значения подлинников и копий.

На обложку выносится количество листов, указанное в листе-заверителе.

Реквизит «Срок хранения дела» обязательный и указывается на обложке дела ниже реквизита «Количество листов в деле».

Реквизиты, указанные в левом нижнем углу (Ф. - фонд; Оп. - опись; Д. - дело), заполняются после передачи документов в архив.

Номер тома указывается на обложке только в том случае, если документы сформированы в двух и более томах. Если документы сформированы в одном томе, то реквизит «Том №» на обложке не указывается.

При определении крайних дат дела необходимо учитывать особенности датировки некоторых видов документов:

• датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение;

• датой распорядительного документа (приказа, распоряжения, указания) является дата его подписания;

• датой организационного документа (инструкции, положения и др.) является дата его утверждения;

• датой протокола заседания (совещания, собрания, конференции) является дата проведения заседания (совещания, собрания, конференции) или дата утверждения (если протокол утверждается);

• датой акта является дата актируемого события;

• датой совместного документа является дата его подписания (утверждения) последней организацией.

Реквизиты «Начато:», «Окончено:» заполняются в следующих делах:

• документы о создании и ликвидации организации;

• протоколы собраний учредителей (участников) и документы к ним;

• приказы руководителя организации по основной деятельности;

• приказы руководителя организации по личному составу;

• личные дела уволенных работников.

На обложках дел с планами, отчетами, штатными расписаниями реквизит «Дата (крайние даты) дела» может не указываться, если дата отражается в заголовках дел. Крайние даты дела обозначаются арабскими цифрами с соблюдением всех тех требований к обозначению дат, которые предъявляются к оформлению листа-заверителя и внутренней описи дела.

Обложка дела, содержащего крайние даты (пример)

Совместное белорусско-украинское предприятие
«Интер Баско трейдинг»

(СП «Интер Баско трейдинг»)

Юридический отдел

Дело № 04-06

Приказы № 1-201 директора предприятия по основной деятельности

Обложка дела с протоколами собраний учредителей предприятия и документами к ним (пример)

Совместное белорусско-украинское предприятие
«Интер Баско трейдинг»

(СП «Интер Баско трейдинг»)

Юридический отдел

Дело № 04-07

Протоколы № 1-17 собраний учредителей предприятия и документы к ним

При оформлении обложек личных дел уволенных работников, если каждое личное дело сформировано и подшито отдельно, заголовком дела являются фамилия, имя, отчество работника, указанные в именительном падеже, крайними датами дела - даты приказов о приеме и увольнении работника.

Обложка личного дела при передаче его в архив (пример)

Совместное белорусско-украинское предприятие
«Интер Баско трейдинг»

(СП «Интер Баско трейдинг»)

Отдел кадров

Дело № 05-06

Иванов Иван Иванович

04.10.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Оформление дел с документами постоянного хранения и по личному составу при передаче в архив.