Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Оформление дел в организации
16.03.2023
 |
Обратите внимание! С 1 июля 2024 г. вступила в силу новая редакция (от 10.01.2024 № 2) Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4. В ближайшее время материал будет приведен в соответствие с нормами новой редакции. |
В материале поясняется, как оформлять дела в соответствии с законодательством по делопроизводству и архивному делу.
Порядок оформления дел установлен Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.
 |
Справочно Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (подп.3.2.35 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18). |
| Показатель | Содержание | Норма НПА | |
| Когда оформляют | 1. При их заведении. 2. При подготовке к передаче в архив организации. Обратите внимание! Передача документов в электронном виде на постоянное хранение в государственный архив регулируется Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20 |
Часть 1 п.180 Инструкции № 4 | |
| Кто оформляет | Работники структурных подразделений, в которых дела формируются под непосредственным методическим руководством службы документационного обеспечения управления и архива организации. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации |
Часть 2 п.180 Инструкции № 4 | |
| Порядок оформления |
Частичное оформление |
Полное оформление |
Пункты 181, 189, 213, 236 Инструкции № 4; Перечень № 140 |
| Все дела при их заведении в делопроизводстве | Дела после их завершения делопроизводством: 1) постоянного хранения; 2) временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу | ||
|
Обратите внимание! Сроки хранения документов, закрепленные в Перечне № 140, обязательны к соблюдению всеми госорганами, иными организациями и ИП.Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. Дела временного (до 10 лет) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: - документы хранятся в скоросшивателях; - листы не нумеруются; - пересистематизация документов в деле не проводится; - внутренние описи и заверительные надписи не составляются. Такие дела находятся на оперативном хранении. Дополнительно по теме Как нужно хранить дела временного (до 10 лет) хранения в структурных подразделениях? | |||
| Оформление реквизитов обложки дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. Дополнительно по теме Всё по одной теме. Номенклатура дел организации |
1. Систематизация документов дела. 2. Подшивка или переплет дела. 3. Нумерация листов в деле. Справочно При нумерации листов дела необходимо соблюдать правила, установленные п.185 Инструкции № 4.4. Составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.186 Инструкции № 4). 5. Составление листа-заверителя дела. 6. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела |
Пункты 182, 183, 185 Инструкции № 4 | |
| Обложка дела | Реквизиты: - наименование вышестоящей организации; - наименование организации; - наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел; - индекс дела по номенклатуре дел; - заголовок дела; - год, в котором заводится дело; - срок хранения дела |
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложки дела уточняются | Пункт 188 Инструкции № 4; п.2 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 18.11.2013 № 53. От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 января 2024 г. действуют Методические рекомендации по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.01.2024 № 2 |
| Дополнительно по теме - Обложка дела: каталог форм. - Как оформить обложку дела с контрактами работников? Можно ли контракты за несколько лет сгруппировать в одном деле и уничтожить по истечении срока хранения? | |||
| Внутренняя опись документов дела | Указываются порядковые номера документов в деле, даты, индексы, названия и (или) заголовки документов, номера листов дела, на которых расположен каждый документ | Часть 2 п.186 Инструкции № 4 | |
| Дополнительно по теме Опись дел в делопроизводстве: каталог форм | |||
| Заверительная надпись | Составляется на отдельном листе-заверителе дела и помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа |
Пункт 187 Инструкции № 4 | |
| Дополнительно по теме Лист-заверитель дела: каталог форм | |||
 |
После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест. |
|
|
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. |