Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Оформление итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел к номенклатуре дел
По окончании делопроизводственного (календарного) года в структурных подразделениях к выпискам из номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.
 |
Справочно Итоговая запись к номенклатуре дел организации составляется по форме согласно приложению 9 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (в редакции от 22.11.2019 № 214, вступает в силу с 28 января 2020 г., далее - Правила), и приложению 12 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 9 к Правилам исключено постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь. |
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, в том числе переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК». При этом указывается количество из них электронных дел, гибридных дел и информационных ресурсов.
Итоговая запись содержит сведения, необходимые для последующего комплектования архива и учета количества переходящих дел, которые будут включены в номенклатуру дел будущего делопроизводственного года, и дел с отметкой «ЭПК».
Итоговая запись к выписке подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения. Затем структурные подразделения передают эти сведения в службу документационного обеспечения управления, делая соответствующую отметку на выписке из номенклатуры дел.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в юридическом отделе организации в 2019 году (пример)
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
| заведенных в |
2019 |
году в |
ЧУП «СтройМир» |
|
(наименование организации) |
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного, из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
12 0 0 0 |
1 0 0 0 |
- - - - |
| Временного (свыше 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
0 0 0 0 |
0 0 0 0 |
0 0 0 0 |
| Временного (до 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
64 8 1 2 |
3 0 0 2 |
2 0 0 0 |
| ИТОГО |
76 |
3 |
2 |
| Начальник юридического отдела 04.01.2020 |
Подпись | С.В.Алексеев |
Итоговые сведения переданы в канцелярию.
| Начальник юридического отдела 04.01.2020 |
Подпись | С.В.Алексеев |
Служба документационного обеспечения управления на основе полученных сведений в конце сводной номенклатуры дел составляет итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел в целом в организации.
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации в 2019 году (пример)
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
| заведенных в |
2019 |
году в |
ЧУП «СтройМир» |
|
(наименование организации) |
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой «ЭПК» | ||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
| Постоянного, из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
51 |
2 |
- - - - |
| Временного (свыше 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
36 0 0 0 |
0 0 0 0 |
0 0 0 0 |
| Временного (до 10 лет включительно), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов |
173 15 0 2 |
14 0 0 2 |
9 0 0 0 |
| ИТОГО |
260 |
16 |
9 |
| Заведующий канцелярией 21.01.2020 |
Подпись | А.О.Иванова |
Итоговые сведения переданы в архив организации.
| Заведующий канцелярией 21.01.2020 |
Подпись | А.О.Иванова |
Сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации (часть вторая п.41 Правил).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил исключена постановлением № 118. Комментарий см. здесь. |
09.01.2020
Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела