Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖЕК ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Дело представляет собой документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку.

Справочно Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция)).

Обложка отражает основную информацию, необходимую для идентификации личного дела и документов, включенных в него. Обложка личного дела оформляется при его заведении и перед его передачей в архив организации. Оформление обложек личных дел проводится работниками структурного подразделения, в котором они формируются.

Состав реквизитов обложки личного дела и порядок их размещения в структурном подразделении установлены Инструкцией. Состав реквизитов, которые дополняются в архиве организации, установлен Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Оформление обложек при заведении личных дел

Личное дело формируют после заключения трудового договора (контракта) и издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). При заведении личного дела проводится его частичное оформление, которое предусматривает оформление следующих реквизитов обложки личного дела:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела (п.72 Правил работы архивов).

При наличии вышестоящей организации на обложке личного дела указывается ее полное официальное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации. Если вышестоящая организация имеет закрепленное в уставе (положении) сокращенное наименование, то оно указывается в скобках ниже полного.

Наименование организации указывается на обложке личного дела ниже наименования вышестоящей организации, также в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации. Если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, оно указывается в скобках ниже полного.

Пример Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис»)

Если наименование организации менялось в период формирования дела либо дело было заведено в одной организации, а окончено в другой (например при реорганизации организации), то на обложке дела дописывается наименование организации, в которой дело было окончено, а прежнее заключается в скобки (часть третья подп.2.1.2 п.2 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 18.11.2013 № 53; далее - Методические рекомендации).

Пример Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис») Частное унитарное предприятие «Техносервисторг» (ЧУП «Техносервисторг»)

Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации указывается на обложке дела ниже наименования организации при его заведении и в дальнейшем может уточняться.

В реквизите «Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации» указывается полное наименование структурного подразделения в именительном падеже в соответствии с положением о нем или наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела номенклатуры дел, в который включено данное дело (подп.2.1.3 п.2 Методических рекомендаций).

Пример Открытое акционерное общество «Юнисервис» Отдел кадров   Общество с дополнительной ответственностью «Альфатех» Кадры

Индекс личного дела выносится на обложку в соответствии с порядковым номером личного дела по книге (журналу) учета личных дел, а не по номенклатуре дел.

Если в течение формирования личное дело превышает 300 листов, то оно делится на тома и на обложке каждого тома арабскими цифрами указывается его номер (п.45 Правил работы архивов).

Пример Дело № 264. Том № 1 Белявская Юлия Николаевна   Дело № 264. Том № 2 Белявская Юлия Николаевна

В заголовке личного дела указываются фамилия, собственное имя и отчество (если таковое имеется) работника, на которого заведено личное дело, в именительном падеже. В процессе ведения личного дела указанные сведения могут уточняться, например при изменении фамилии работника. В этом случае прежняя фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Пример Личное дело № 327 Антонович (Мороз) Ирина Александровна

Реквизит «Срок хранения дела» указывается на обложке личного дела в соответствии с графой 4 номенклатуры дел организации.

Пример Хранить 75 лет

Срок хранения личных дел установлен подп.638.3 п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень), и составляет «75 лет ЭПК» (примечание). Личные дела руководителей организаций или работников, награжденных государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены учетные звания, имеют срок хранения постоянно (подп.638.1 и 638.2 п.638 Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться п.638 Перечня в редакции постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

Дела с указанными выше сроками хранения подлежат передаче в архив организации, что предполагает их полное оформление и уточнение реквизитов обложек дел.

Оформление обложек личных дел перед передачей в архив организации

Оформление и уточнение реквизитов обложки личного дела при его подготовке к передаче в архив организации производятся в году, следующем за годом увольнения работника. Обложка дела дооформляется и на ней дополнительно указываются следующие реквизиты:

• крайние даты личного дела;

• количество листов в деле;

• временный шифр.

Датой заведения личного дела является дата распорядительного документа о приеме работника на работу (назначении на должность). Дата заведения личного дела указывается на его обложке при заведении дела. Дата окончания ведения личного дела - дата распорядительного документа об увольнении работника с работы (освобождения от занимаемой должности). Даты оформляются цифровым способом, арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются парами цифр, после которых ставятся точки, год - четырьмя цифрами. Если день месяца или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними проставляются нули.

Пример Начато: 06.05.2010 Окончено: 14.10.2013

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома указываются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в конкретный том.

Количество листов на обложке личного дела указывается в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела. Количество листов на обложке дела указывается на основании данных заверительной надписи, содержащейся в листе-заверителе, без учета листов внутренней описи. Количество листов указывается арабскими цифрами, например: «На 24 листах». Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том имеет самостоятельную нумерацию листов.

На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, в структурном подразделении производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения. Временный шифр состоит из номера описи структурного подразделения и номера дела по этой описи. Номер описи структурного подразделения состоит их номера структурного подразделения по номенклатуре дел и года дел, включенных в опись с добавлением буквенного обозначения «лс». Временная шифровка дел осуществляется с помощью мягкого черного графитного карандаша.

Пример Оп. № 8/2013 Д. № 45

Пример обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив организации
Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис») Отдел кадров Личное дело № 356 Иванов Иван Иванович
	Начато: 06.05.2010 Окончено: 20.06.2013 На 24 листах Хранить 75 лет
Ф. № __________ Оп. № 08/2013лс Д. № 45

Пример обложки личного дела постоянного хранения, подготовленного к передаче в архив организации
Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис») Отдел кадров Личное дело № 276 Науменко Константин Владимирович
	Начато: 12.04.2005 Окончено: 20.06.2013 На 38 листах Хранить постоянно
Ф. № __________ Оп. № 08/2013лс Д. № 2

Оформление обложек дел, включенных в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел)

В архиве личные дела работников организации, срок хранения которых 75 лет, включаются в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по личному составу, а срок хранения которых постоянно - в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) постоянного хранения. При этом временный шифр, проставленный на обложке личного дела в структурном подразделении, заменяется на архивный шифр.

Архивный шифр личного дела, который присваивается после составления сводной описи дел (годового раздела сводной описи дел), проставляется в архиве организации. При внесении личных дел в сводную опись каждому из них присваивается порядковый номер, под которым дело учитывается в архиве.

Архивный шифр проставляется на обложке дела в архиве организации в левом нижнем и правом верхнем углах и включает:

• номер фонда;

• номер описи;

• номер дела по описи (подп.82.8 п.82 Правил работы архивов).

Номер фонда указывается только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, и присваивается соответствующим государственным архивом при первом поступлении документов в государственный архив (часть третья п.139 Правил работы архивов).

Пример Ф. № 24 Оп. № 1лс Д. № 320

В верхней части обложек дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, оставляется место для указания наименования соответствующего государственного архива.

Пример обложки личного дела, включенного в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по личному составу
Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис») Отдел кадров Личное дело № 356 Иванов Иван Иванович
	Начато: 06.05.2010 Окончено: 20.06.2013 На 24 листах Хранить 75 лет
Ф. № __________ Оп. № 1лс Д. № 412

Пример обложки личного дела постоянного хранения, включенного в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел)
Частное унитарное предприятие «Техносервис» (ЧУП «Техносервис») Отдел кадров Личное дело № 276 Науменко Константин Владимирович
	Начато: 12.04.2005 Окончено: 20.06.2013 На 38 листах Хранить постоянно
Ф. № __________ Оп. № 1 Д. № 433

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т.ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (примечание 10 к Перечню).

16.07.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела