Материал помещен в архив

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖЕК ЛИЧНЫХ ДЕЛ ПЕРЕД ПЕРЕДАЧЕЙ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Оформление и уточнение реквизитов обложки личного дела при его подготовке к передаче в архив организации производятся в году, следующем за годом увольнения работника.

Состав реквизитов, которые дополняются в архиве организации, установлен Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Обложка дела дооформляется и на ней дополнительно указываются следующие реквизиты:

• крайние даты личного дела;

• количество листов в деле;

• временный шифр.

Датой заведения личного дела является дата распорядительного документа о приеме работника на работу (назначении на должность). Дата заведения личного дела указывается на его обложке при заведении дела. Дата окончания ведения личного дела - дата распорядительного документа об увольнении работника с работы (освобождения от занимаемой должности).

Сложность может возникнуть, когда дата увольнения, указанная в приказе, будет относиться к следующему календарному году. В таком случае дело будет вноситься в опись по личному составу по году увольнения, а на обложке будет указан год, в котором издан приказ об увольнении.

Пример Приказ об увольнении был издан 28.12.2018, при этом в нем указана дата увольнения - 03.01.2019. Датой окончания дела, проставляемой на обложке, будет 28.12.2018 (дата приказа), однако включено данное дело будет в опись за 2019 год.

Даты оформляются цифровым способом, арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются парами цифр, после которых ставятся точки, год - четырьмя цифрами. Если день месяца или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними проставляются нули.

Пример Начато: 06.05.2016 Окончено: 14.10.2018

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома указываются даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в конкретный том.

Количество листов на обложке личного дела указывается в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела. Количество листов на обложке дела указывается на основании данных заверительной надписи, содержащейся в листе-заверителе, без учета листов внутренней описи. Количество листов указывается арабскими цифрами, например: «На 24 листах».

Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том имеет самостоятельную нумерацию листов.

На обложках дел, внесенных в опись дел структурного подразделения, в структурном подразделении производится временная шифровка дел в соответствии с описью дел структурного подразделения на основании п.94 Правил.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Временный шифр состоит из номера описи структурного подразделения и номера дела по этой описи. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения по номенклатуре дел и года дел, включенных в опись с добавлением буквенного обозначения «лс». Временная шифровка дел осуществляется с помощью мягкого черного графитного карандаша.

Пример Оп. № 8/2018 Д. № 45

Обложка личного дела, подготовленного к передаче в архив организации (пример)

Частное унитарное предприятие «Техносервис»

(ЧУП «Техносервис»)

Отдел кадров

Личное дело № 356

Иванов Иван Иванович

Обложка личного дела постоянного хранения, подготовленного к передаче в архив организации (пример)

Частное унитарное предприятие «Техносервис»

(ЧУП «Техносервис»)

Отдел кадров

Личное дело № 276

Науменко Константин Владимирович

21.05.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела