Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Оформление обложек личных дел при их заведении и передаче в архив

Обложка отражает основную информацию, необходимую для идентификации личного дела и документов, включенных в него. Обложку личного дела оформляют при его заведении и перед его передачей в архив организации.

Обложки личных дел оформляют работники кадровой службы, в которой формируются личные дела.

При оформлении обложек личных дел следует руководствоваться:

• Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29;

• Методическими рекомендациями по оформлению обложек дел, утвержденными приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 18.11.2013 № 53.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 января 2024 г. действуют Методические рекомендации по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.01.2024 № 2.

Оформление обложек при заведении личных дел

Личное дело начинают формировать после заключения трудового договора (контракта) и издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность).

При заведении личного дела проводят его частичное оформление, которое предусматривает оформление следующих реквизитов обложки личного дела:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по книге учета личных дел;

• фамилия, имя, отчество работника;

• дата заведения личного дела;

• срок хранения личного дела (п.72 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Обложка личного дела при его заведении (пример)

При наличии вышестоящей организации на обложке личного дела указывают ее полное официальное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом организации (положением о ней). Если вышестоящая организация имеет закрепленное в уставе (положении) сокращенное наименование, то его указывают в скобках ниже полного.

Наименование организации указывают на обложке личного дела ниже наименования вышестоящей организации также в именительном падеже в соответствии с уставом организации (положением о ней). Если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то его указывают в скобках ниже полного.

Пример 1 Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом» (ООО «Торговый дом»)

Если наименование организации изменялось в период формирования дела, то на обложке дела дописывается последнее наименование организации, а прежнее заключается в скобки.

Пример 2 Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом» (ООО «Торговый дом») (  Общество с ограниченной ответственностью «Торг» (ООО «Торг») )

Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации указывают на обложке дела ниже наименования организации. В реквизите «Наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации» указывают полное наименование структурного подразделения в именительном падеже в соответствии с положением о нем.

Пример 3 Открытое акционерное общество «Юнисервис» Отдел кадров

Вместо наименования структурного подразделения может указываться наименование функции (направления деятельности) организации в соответствии с названием раздела (подраздела) номенклатуры дел, в который включено данное дело.

Пример 4 Общество с дополнительной ответственностью «Альфатех» (ОДО «Альфатех») Работа с кадрами

Индекс личного дела выносят на обложку в соответствии с порядковым номером личного дела по книге (журналу) учета личных дел, а не по номенклатуре дел.

Если в течение формирования личного дела количество его листов превышает 300, то личное дело делят на тома, на обложке каждого тома указывают его номер («Том № 1», «Том № 2» и т. д.).

Номер тома (части) указывают арабскими цифрами.

Пример 5 Дело № 883. Том № 1 Белявская Марина Анатольевна   Дело № 883. Том № 2 Белявская Марина Анатольевна

В заголовке личного дела указывают фамилию, имя и отчество работника, на которого заведено личное дело, в именительном падеже. В процессе ведения личного дела указанные сведения могут уточняться, например, при изменении фамилии работника. В этом случае прежнюю фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней.

Пример 6 Личное дело № 327 Антонович (Мороз) Ирина Александровна

Реквизит «Срок хранения дела» указывают на обложке личного дела в соответствии с графой 4 номенклатуры дел организации.

Пример 7 Хранить 75 лет

Срок хранения личных дел установлен подп.638.3 п.638 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140, и составляет «75 лет ЭПК после увольнения».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.673.3 п.673 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Личные дела руководителей организаций или работников, награжденных государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены учетные звания, имеют срок хранения «постоянно».

Дела с указанными выше сроками хранения подлежат передаче в архив организации, что предполагает их полное оформление и уточнение реквизитов обложек дел.

Оформление обложек личных дел уволенных работников перед передачей в архив организации

Оформление и уточнение реквизитов обложки личного дела при его подготовке к передаче в архив организации производят в году, следующем за годом увольнения работника.

Пример 8 Работник уволился в 2020 году, в течение 2021 года его личное дело подлежит полному оформлению в кадровой службе, а в 2022 году должно быть передано в архив организации в соответствии с графиком.

Обложку дела дооформляют и на ней дополнительно указывают следующие реквизиты:

• крайние даты личного дела;

• количество листов в деле;

• временный шифр.

Дата заведения личного дела - дата распорядительного документа о приеме работника на работу (назначении на должность). Дату заведения личного дела указывают на его обложке при заведении дела.

Дата окончания ведения личного дела - дата распорядительного документа об увольнении работника с работы (освобождении от занимаемой должности). Дату окончания ведения личного дела указывают на его обложке при подготовке дела к передаче в архив организации.

Даты оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются парами цифр, после которых ставятся точки, год - четырьмя цифрами. Если день месяца или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними проставляются нули (абз.4 подп.2.1.9 п.2 Методических рекомендаций).

Пример 9 Начато: 06.05.2010 Окончено: 14.10.2020

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке каждого тома указывают даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в конкретный том.

Количество листов на обложке личного дела указывают в целях контроля и обеспечения сохранности документов дела. Количество листов на обложке дела указывают на основании данных заверительной надписи, содержащейся в листе-заверителе, без учета листов внутренней описи. Количество листов указывают арабскими цифрами.

Пример 10 На 24 листах

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет самостоятельную нумерацию листов.

На обложках дел, внесенных в опись дел кадровой службы, производится временная шифровка дел в соответствии с указанной описью.

Временный шифр состоит из номера описи структурного подразделения и номера дела по этой описи. Номер описи структурного подразделения состоит из номера структурного подразделения по номенклатуре дел и года дел, включенных в опись, с добавлением буквенного обозначения «лс». Временную шифровку дел осуществляют с помощью мягкого черного графитного карандаша в соответствии с описью дел структурного подразделения.

Пример 11 Оп. № 8/2020лс Д. № 45

Примечание. Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в Перечне № 140 в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (примечание 10 к Перечню № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться примечанием 5 к Перечню № 140 в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь.

25.05.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела