Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ЛИЧНОГО ДЕЛА УЧАЩЕГОСЯ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

Личные дела относятся к делам временного (свыше 10 лет) хранения.

Справочно Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (часть первая п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция)).

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку, форма которой приведена в приложении 4 к Инструкции.

При заведении личного дела на обложку выносятся:

• наименование вышестоящей организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

• наименование организации - указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного;

• наименование структурного подразделения - в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело (например, учебная часть);

• индекс (номер) личного дела - указывается по журналу (книге) учета личных дел (например, № 2-12/23);

• заголовок личного дела - указываются фамилия, имя, отчество учащегося в именительном падеже.

Датами начала и окончания личного дела учащихся являются даты приказов (распоряжений) о зачислении учащихся и об отчислении их с учебного заведения после его окончания.

Личные дела учащихся хранятся отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п.19 Инструкции).

Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции.

При регистрации личного дела в журнале (книге) заполняются следующие графы:

• номер личного дела;

• фамилия, имя, отчество учащегося;

• дата постановки дела на учет;

• отметка о снятии дела с учета.

Номером личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, то есть при регистрации в журнале (книге).

Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале (книге) учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения) о зачислении учащегося в учебное заведение.

04.02.2016

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу