Материал помещен в архив

Оформление приказа по личному составу

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

24.04.2025

Рассмотрели, как с учетом норм Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, оформлять приказ руководителя организации по личному составу.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

1. Приказ по личному составу оформляется на общем бланке стандартного формата А4 или на специальном бланке для приказа.

Государственные организации обязаны использовать гербовые бланки и оформлять реквизиты общего бланка продольным вариантом на двух государственных языках в соответствии с Указом от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках, могут разрабатывать общие бланки и бланки для приказов как на одном из государственных языков (русском или белорусском) с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов бланка, так и на двух языках с продольным вариантом расположения реквизитов бланка.

2. Каждый лист приказа по личному составу должен иметь поля:

- левое - 30 мм;

- правое - не менее 8 мм;

- верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Приказы по личному составу трехлетнего срока хранения (подп.21.4 п.21 Перечня № 140) допускается печатать на двух сторонах листа с настройкой зеркальных полей в соответствии с установленными размерами (п.84 Инструкции № 4).

При оформлении приказа по личному составу на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края листа приказа, шрифт в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт. Первый лист не нумеруется.

В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству, применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта номеров листов - 14 пт.

При двухстороннем оформлении приказа по личному составу на трех и более страницах номер присваивается страницам, а не листам.

3. При наборе текста приказа по личному составу применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта не менее 13 пт.

В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству, применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта 15 пт.

Текст приказа по личному составу печатается на бланках стандартного формата А4 через одинарный интервал.

Выравнивание текста производится по ширине листа.

4. Реквизиты приказа по личному составу отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты приказа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

В конце реквизитов точки не ставятся.

5. Заголовок приказа по личному составу выражается с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Если приказ касается одного человека, в заголовке приказа указываются его фамилия и инициалы.

Пример О приеме на работу Иванова И.И. О переводе на другую работу Иванова И.И. О перемещении на новое рабочее место Иванова И.И. О поощрении Иванова И.И. Об объявлении выговора Иванову И.И. Об объявлении замечания Иванову И.И. Об увольнении Иванова И.И.

Приказы по личному составу, оформленные в соответствии с нормами Инструкции № 4, представлены в примере 1, примере 2, примере 3 и примере 4.

Сложный приказ касается двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются.

Пример О приеме на работу О переводе на другую работу О перемещении на новое рабочее место О премировании О поощрении О предоставлении отпуска О командировании Об увольнении

Сложные приказы по личному составу, оформленные в соответствии с нормами Инструкции № 4, представлены в примере 1, примере 2, примере 3 и примере 4.

Сводный приказ содержит несколько предписываемых действий по разным вопросам, например прием, перевод и увольнение нескольких работников. В этом случае указывается не конкретный, а общий заголовок: «по личному составу».

Сводные приказы по личному составу, оформленные в соответствии с нормами Инструкции № 4, представлены в примере 1, примере 2, примере 3 и примере 4.

6. Текст сложного (сводного) приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Пример 1. 2. 3.

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Пример 1.1. 1.2. 1.3.

7. Текст приказа по личному составу состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной (п.89 Инструкции № 4).

Пример В связи с необходимостью выполнения обязательств по изготовлению и поставке продукции частному унитарному предприятию «Электроникс» согласно договору от 19.05.2025 № 75/146… или За перевыполнение в III квартале 2025 г. плана реализации готовой продукции… или За ненадлежащее исполнение своих трудовых обязанностей, приведшее к задержке отгрузки продукции ОДО «Техномонтаж» и применению штрафных санкций со стороны последнего в отношении ОАО «Черметпрофиль»… или За длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения…

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа может отсутствовать констатирующая часть.

В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительную часть приказов по личному составу следует начинать словами, обозначающими предписываемые действия (п.89 Инструкции № 4).

Пример ПРИНЯТЬ: ПЕРЕВЕСТИ: ЗАКЛЮЧИТЬ: ПРОДЛИТЬ: ПРЕДОСТАВИТЬ: ПРЕМИРОВАТЬ: НАГРАДИТЬ ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ: КОМАНДИРОВАТЬ: ОБЪЯВИТЬ ВЫГОВОР: ЛИШИТЬ ПРЕМИИ: УВОЛИТЬ:

Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

8. Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяется составителем приказа исходя из его содержания и требований НПА (пп.56, 90 Инструкции № 4).

Перечень лиц, визирующих проект приказа, зависит от организационной структуры, а также существующего в организации разграничения компетенции. Обязанности по визированию проектов приказов закрепляются в ЛПА организации (инструкции по делопроизводству, должностных инструкциях работникам, табеле унифицированных форм документов и т. д.).

Первым, как правило, визирует проект приказа исполнитель, то есть должностное лицо, его подготовившее.

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра приказа слева. Проекты приказов также допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

9. Согласованный проект приказа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. Право подписи приказа определяется в уставе (положении) организации, иных ЛПА. Как правило, приказ подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - первый заместитель.

10. Факт ознакомления работника (работников) с приказом документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работником (работниками) на последнем листе приказа и содержащей слова «С приказом ознакомлен(а)» («С приказом ознакомлены:»), собственноручную подпись работника (работников), расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.

Пример С приказом ознакомлен Петров П.П.Петров 26.05.20__

Вместо указанной отметки факт ознакомления может документироваться на отдельном листе ознакомления. Составление листа ознакомления целесообразно в случае отсутствия необходимого места на самом документе.

Особенностью оформления отметки об ознакомлении с приказом по личному составу является отсутствие такого элемента, как наименование должности служащего (профессии работника) - оно указывается в тексте приказа.

11. Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Дата в приказах оформляется цифровым способом, например: «21.05.2025». Цифровой способ используется не только при оформлении реквизита «Дата документа», но и при указании дат в тексте приказа, а также во всех других реквизитах (визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело и др.) (п.42 Инструкции № 4).

12. Подписанный приказ подлежит регистрации. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Регистрация приказов по личному составу осуществляется отдельно от приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (подп.125.2 п.125 Инструкции № 4).

Приказы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.

Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 55-летнего срока хранения) или «л» (для документов трехлетнего срока хранения).

Приказы по личному составу определенной разновидности при их значительном объеме (о командировании, предоставлении отпусков и др.) допускается регистрировать отдельно. В таком случае к регистрационному номеру приказа добавляется условное буквенное обозначение.

Обратите внимание! Порядок регистрации приказов по личному составу, в том числе использования условных буквенных обозначений при отдельной регистрации определенной разновидности приказов, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Приказы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения (п.157 Инструкции № 4).

Приказы по личному составу определенной разновидности, регистрируемые отдельно, группируются в отдельные дела.

Дополнительно по теме • Можно ли прописывать в приказе основание «Устное распоряжение директора»? • Оформление информационных элементов распорядительных документов (приказов, распоряжений). • Необходимо ли проставлять реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» на приказах по личному составу (например, приказ о предоставлении трудового отпуска), если они изданы на основании заявления работника (на заявлении работника на отпуск проставляется отметка)? Как быть с приказом?