Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ В ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Текст - один из реквизитов организационно-распорядительных документов.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа (п.75 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Таблицы используются для лучшей наглядности, удобства сравнения информации.

Справочно Таблица - это форма представления унифицированного текста, содержащего информацию о совокупности объектов, характеризируемых по определенному набору признаков (п.81 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41).

В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации установлено две формы документов, которые в реквизите «Текст» обязательно должны содержать таблицу: структура и штатная численность, график трудовых отпусков.

Слева над таблицей размещают слово «Таблица». После него указывают номер таблицы. Точка после номера таблицы не ставится.

Пример Таблица 2

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц

В случае если весь текст документа представляет собой таблицу, заголовок таблицы не указывается.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц Наименование услуги Стоимость

При приведении заголовка боковика или заголовков строки и столбца не допускается разделение граф диагональными линиями.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц Наименование услуги Стоимость 1 2           На последующих страницах   1 2

В редакторе Microsoft Word это можно сделать автоматически (Свойства таблицы / Строка / Повторять как заголовок на каждой строке).

При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости, с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт (п.79 Инструкции).

Необходимо учитывать, что требования к оформлению таблиц определенных документов устанавливаются отдельными нормативными правовыми актами. Например, Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, в п.90 закрепляют, что при внесении в годовой раздел описи, которая имеет табличную форму представления информации, подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», а также что на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается.

Пример 256 11-02 Приказы № 1-од - 101-од директора организации по основной деятельности. Том № 1 03.01.2013 30.01.2013 299   257 11-02 То же № 102-од - 200-од. Том № 2 30.01.2013 25.02.2013 294

01.02.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела