Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ В ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХ

Текст - один из реквизитов организационно-распорядительных документов.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа (п.75 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция).

Таблицы используются для лучшей наглядности, удобства сравнения информации.

В Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, установлены 2 формы документов, которые в реквизите «Текст» обязательно должны содержать таблицу: структура и штатная численность, график трудовых отпусков.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Слева над таблицей размещают слово «Таблица». После него указывают номер таблицы (точка после номера таблицы не ставится).

Пример Таблица 2

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц

В случае, если весь текст документа представляет собой таблицу, заголовок таблицы не указывается.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц   Наименование услуги Стоимость

При приведении заголовка боковика или заголовков строки и столбца не допускается разделение граф диагональными линиями.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц   Наименование услуги Стоимость 1 2           На последующих страницах   1 2

В редакторе Microsoft Word это можно сделать автоматически (Свойства таблицы / Строка / Повторять как заголовок на каждой строке).

При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт (п.79 Инструкции).

Необходимо учитывать, что требования к оформлению таблиц определенных документов устанавливаются отдельными нормативными правовыми актами. Например, в п.90 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, закреплено, что при внесении в годовой раздел описи, которая имеет табличную форму представления информации, нескольких дел с однородными заголовками подряд заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же». Также названными Правилами установлено, что на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается.

Пример 256 11-02 Приказы № 1-од - 101-од директора организации по основной деятельности. Том № 1 02.01.2017 31.01.2017 299   257 11-02 То же № 102-од - 200-од. Том № 2 31.01.2017 28.02.2017 294

27.09.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела