Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Оформление таблиц в организационно-распорядительных документах

Текст - один из реквизитов организационно-распорядительных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в тексте документа (п.75 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция).

Таблицы используются для лучшей наглядности, удобства сравнения информации, так как текст в них располагается в особом порядке с помощью столбцов и строк.

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41, установлены две формы документов, которые в реквизите «Текст» обязательно должны содержать таблицу: структура и штатная численность, график трудовых отпусков.

Слева над таблицей размещают слово «Таблица». После него указывают номер таблицы (точка после номера таблицы не ставится).

Пример Таблица 2

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложения, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. При необходимости краткого пояснения или уточнения содержания таблицы приводят ее наименование, которое записывают с прописной буквы над таблицей. В конце заголовка точка не ставится.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц

В случае если весь текст документа представляет собой таблицу, заголовок таблицы не указывается.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы в именительном падеже. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят. Сокращение слов в заголовках граф и строк таблиц не рекомендуется.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц   Наименование услуги Стоимость

Если заголовки граф и строк имеют несколько ярусов, то заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они подчинены заголовку верхнего яруса.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц   Наименование услуги Стоимость всего с ___ по ___ с ___ по ___

При приведении заголовка боковика или заголовков строки и столбца не допускается разделение граф диагональными линиями.

При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номером граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы.

Пример Таблица 2 Тарифы для физических лиц   Наименование услуги Стоимость 1 2           На последующих страницах:   1 2

Графа «Номер по порядку», как правило, обозначается «№ п/п».

Однострочные текстовые элементы (в том числе числа) в строке выравниваются по нижней строке наименования строки.

Пример   Наименование услуги Стоимость 1 2 Текст текст текст текст текст текст текст текст текст 0,00 Текст текст текст текст текст текст текст текст текст 0,00

В редакторе Microsoft Word это можно сделать автоматически (Свойства таблицы / Строка / Повторять как заголовок на каждой строке).

При подготовке таблиц с использованием технических средств выравнивание текста производится по необходимости с переносом слов. Допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм (когда текст не вмещается), межстрочный интервал - до 11 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт (п.79 Инструкции).

Необходимо учитывать, что требования к оформлению таблиц определенных документов устанавливаются отдельными нормативными правовыми актами. Например, при внесении в годовой раздел описи, которая имеет табличную форму представления информации, нескольких дел с однородными заголовками подряд заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же» (абзац 11 п.90 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается (абзац 15 п.90 вышеназванных Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Пример   256 11-02 Приказы № 1-од - 101-од директора организации по основной деятельности. Том № 1 02.01.2017 31.01.2017 299   257 11-02 То же № 102-од - 200-од. Том № 2 31.01.2017 28.02.2017 294

13.10.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела