Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Оформляем дела правильно
03.01.2025
В материале разъяснили, как оформлять дела в соответствии с законодательством по делопроизводству и архивному делу.
 |
Справочно Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (абз.6 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь. |
| Показатель | Содержание | Норма НПА | |
| Когда оформляют | 1. При их заведении. 2. При подготовке к передаче в архив организации |
Пункт 161 Инструкции № 4 | |
| Кто оформляет | Работники структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций (направлений деятельности) организации. Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) и архива организации | ||
| Порядок оформления | Частичное оформление | Полное оформление | Пункты 161-164, 195 Инструкции № 4; Перечень № 140 |
| Все дела при их заведении в делопроизводстве | Дела после их завершения делопроизводством: 1) постоянного хранения; 2) временного (свыше 10 лет) хранения | ||
|
Обратите внимание! Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, иных НПА, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или ЦЭК вышестоящих организаций (ч.2 подп.149.4 п.149 Инструкции № 4).Документы в электронном виде подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (п.223 Инструкции № 4). Дела временного (до 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством и до уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования | |||
| Заведение обложки и оформление на ее лицевой стороне реквизитов в соответствии с номенклатурой дел организации. Дополнительно по теме Всё по одной теме. Номенклатура дел организации |
1. Проверяется правильность систематизации документов дела в соответствии с требованиями гл.12 Инструкции № 4. 2. Нумерация листов в деле. Справочно При нумерации листов дела необходимо соблюдать правила, установленные п.165 Инструкции № 4.3. Составление внутренней описи документов дела (в случаях, определенных п.166 Инструкции № 4). 4. Составление листа-заверителя дела (тома, части). 5. Оформление и уточнение реквизитов обложки дела. 6. Подшивка или переплет дела |
Пункты 162-164 Инструкции № 4 | |
| Обложка дела | Реквизиты: - наименование вышестоящей организации (при ее наличии); - наименование организации; - наименование структурного подразделения (общественной организации) или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел организации; - индекс дела по номенклатуре дел организации; - заголовок дела; - срок хранения дела |
По окончании делопроизводственного года реквизиты обложки дела уточняются | Пункты 163, 169 Инструкции № 4; Методические рекомендации по оформлению обложек дел, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.01.2024 № 2 |
| Дополнительно по теме Обложка дела: каталог форм. Обложка дела: особенности оформления | |||
| Внутренняя опись документов дела | Указываются порядковые номера документов в деле, даты, регистрационные индексы, названия и (или) заголовки документов и номера листов дела, на которых расположен каждый документ | Пункт 166 Инструкции № 4 | |
| Дополнительно по теме Опись дел в делопроизводстве: каталог форм | |||
| Заверительная надпись | Составляется посредством оформления отдельного листа-заверителя дела и помещается в конце дела | Пункт 167 Инструкции № 4 | |
| Дополнительно по теме Лист-заверитель дела: каталог форм | |||
 |
После изучения материала проверьте свои знания - пройдите тест. |
 |
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. |