Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Оформляется ли реквизит «Отметка об исполнителе» на приказах по личному составу?

ОТВЕТ: Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Требования к оформлению реквизита «Отметка об исполнителе» содержатся в п.63 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания.

Отметка об исполнителе может быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился документ (на первой строке), первыми буквами собственного имени и фамилии лица, отпечатавшего проект документа, датой создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

Приказы по личному составу являются внутренними документами, следовательно, на них оформление отметки об исполнителе необязательно.

Обратите внимание! Норма об обязательном оформлении отметки об исполнителе на приказах по личному составу может быть закреплена в локальном нормативном правовом акте организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» Со 2 января 2015 г. постановлением Минюста РБ от 10.12.2014 № 240 внесены изменения и дополнение в п.63 Инструкции № 4. Раньше предписывалось указывать во второй строке этого реквизита дату создания проекта документа и имя файла, в котором он находится, а при необходимости - более подробные поисковые данные. При подготовке проектов с помощью систем электронного документооборота это становится излишним: система и так фиксирует и запоминает все действия по подготовке документа, включая место его хранения. Поэтому в новой редакции п.63 Инструкции № 4 вторая строка реквизита может создаваться лишь при необходимости, то есть этот вопрос отдан на усмотрение организации. При этом вторая строка реквизита «Отметка об исполнителе» наносится только на экземпляр документа, остающийся в организации.

27.02.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела