Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ, ВЫДАЧА И ИЗЪЯТИЕ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Общие положения о хранении документов

Необходимость хранения документов обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации. Значение и практическая ценность документов организации различна. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Ценная информация, содержащаяся в документах, часто необходима для принятия управленческих решений, сбора, уточнения информации, анализа и т.д. Все созданные документы подлежат хранению согласно установленным срокам хранения.

Сроки хранения определяются:

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140;

• ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.

При организации хранения документов особое внимание уделяется юридически значимым документам. К ним относится распорядительная, организационная, договорная документация, а также документы по личному составу.

Справочно Для более детального изучения см.: • пособие «Внутренняя регистрация, учет, формирование дел и хранение договоров в организации».

Выделяют два этапа хранения документов:

1) оперативный - хранение дел по месту их формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или в государственный архив;

2) архивный - хранение документов, срок хранения которых превышает 10 лет.

Руководители структурных подразделений, секретари, сотрудники, отвечающие за ведение делопроизводства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел, а также организовать условия для использования информации в хранящихся документах.

Обратите внимание! За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений, - штраф от 10 до 30 базовых величин (ст.23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях).

Формирование дел

На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. В каждой организации независимо от формы собственности организации и объема документооборота должна быть разработана и введена в действие номенклатура дел.

Справочно Дело - документ или совокупность документов, сформированных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку (п.1.1 раздела 1 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55).

Обложка дела

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения или функции (направления деятельности) организации в соответствии с номенклатурой дел;

• индекс дела по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• год, в котором заводится дело;

• срок хранения дела (п.182 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Форма обложки дела приведена в приложении 15 к Инструкции по делопроизводству.

Обратите внимание! При изменении наименования вышестоящей организации, организации или структурного подразделения, при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки (п.188 Инструкции по делопроизводству).

Хранение документов и дел

Дела хранятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.213 Инструкции по делопроизводству).

Для обеспечения быстрого поиска нужного документа дела располагаются на полках в шкафах вертикально корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На внутренней дверце шкафа прикрепляют выписку из номенклатуры дел структурного подразделения. На корешках обложек каждого дела обязательно указывают номера дел по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку с документами. При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел на поиск любого исполненного документа затрачивают не более 5 мин.

Обратите внимание! Часто документы в организации хранятся всего лишь в двух папках, на которых написано: «Входящие документы» и «Исходящие документы». Однако это неверно в силу того, что при хранении дело получает свое «имя» согласно номенклатуре дел. В папке «Входящие документы» могут временно храниться документы оперативного назначения. Пользоваться ими можно в текущем делопроизводстве. Но поскольку среди них могут находиться документы, разные по содержанию, срокам хранения, корреспондентам, то при подготовке к хранению документы из этих папок нужно распределить по делам согласно номенклатуре дел. Аналогично и с исходящими документами. Копия исходящего письма-ответа или «отпуск» подшивается вместе с письмом-запросом в дело с перепиской по этому вопросу и желательно с этим корреспондентом. Такой порядок должен быть предусмотрен в номенклатуре дел.

Выдача документов и дел оперативного хранения

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (часть первая п.215 Инструкции по делопроизводству).

1. Внутри организации

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения.

Выдачу дел сотрудникам подразделений для работы желательно осуществлять под расписку или на основании докладной записки. Во избежание спорных ситуаций это следует прописать в инструкции по делопроизводству организации.

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела документа помещается листок-заместитель, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции по делопроизводству.

Для контроля за возвратом дел составляется карта-заместитель дела, оформляемая по форме согласно приложению 19 к Инструкции по делопроизводству.

В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и в приеме дела.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более 1 месяца.

Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении в отделе кадров организации, могут выдаваться сотрудникам в пользование для работы с запросами граждан о выдаче справок или выписок из личных дел.

Пример По письменной просьбе работника инспектор по кадрам может выдать ему трудовую книжку сроком не более чем на 5 календарных дней. В случае необходимости также может выдать работнику по его письменной просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовой книжки (п.50 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты вместо п.50 Инструкции № 30 следует руководствоваться п.76 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

2. Сторонней организации

Выдача документов и дел сторонней организации производится на основании письменного запроса этой организации (см. приложение) и резолюции руководителя организации (часть третья п.215 Инструкции по делопроизводству).

Пример письма-запроса
Цэнтральны офiс сiстэмы крэдытных банкаў «Усход» вул.Ленiнская, 75 234654, г.Мiнск тэл. 278 10 51 факс 561 83 74	Центральный офис системы кредитных банков «Восток» ул.Ленинская, 75 234654, г.Минск тел. 278 10 51 факс. 561 83 74

Выдача документов и дел гражданам осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Выдача личных дел

Личные дела могут выдаваться во временное пользование работникам организации либо сторонним организациям в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь (п.21 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2).

При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка, которая заполняется и оформляется на каждое выданное дело согласно приложению 6 к названной Инструкции. Контрольная карточка помещается на место выданного дела.

Бланки листка-заместителя документа, карты-заместителя дела, контрольных карточек должны быть в электронном виде у каждого сотрудника, ответственного за формирование и хранение дел в структурном подразделении.

Изъятие документов из дел

Если по запросу необходимо изъятие документов из дел постоянного хранения, а это допускается в исключительных случаях, то производится изъятие только с разрешения руководителя организации или его заместителя, с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и справки о причинах выдачи подлинника.

Документы, находящиеся на оперативном хранении в организации, могут быть изъяты в ходе предварительного расследования, судебного разбирательства, исполнения решений органа уголовного преследования и суда по уголовным делам в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Изъятие документов из дел постоянного хранения по требованию компетентных органов (например, суда, прокуратуры и т.д.) можно производить только на основании письменных распоряжений этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии с включением в дело на место оригинала заверенной копии изъятого документа.

После возврата документов и дел в подразделение необходимо полистно проверить содержание дела, а также состояние документов, выданных во временное пользование, и только после этого вернуть документы и дела на прежнее место.

01.04.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»