Материал помещен в архив

ОПРЕДЕЛЕНИЕ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ

Сроки хранения документов, на которые опираются экспертные службы при проведении экспертизы ценности документов, отражены в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В Республике Беларусь применяются перечни двух видов: перечни типовых документов и ведомственные перечни.

Перечни являются нормативными правовыми актами Республики Беларусь, в которых в виде определенных статей или пунктов отражены наименования групп документов, образующихся в различных отраслях деятельности организаций, указаны виды документов, вопросы их содержания и сроки хранения.

Перечни типовых документов утверждаются республиканским органом управления по архивам и делопроизводству (в настоящее время такие функции выполняет Министерство юстиции РБ) и являются нормативными правовыми актами Республики Беларусь, обязательными для применения всеми организациями на всей территории страны.

Под типовыми понимаются такие документы, которые образуются при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых организациями (планы, отчеты, протоколы, инструкции и др.). Указанные документы сгруппированы в перечнях по соответствующим направлениям деятельности: организация системы управления, финансирование, учет и отчетность и др. Перечни типовых документов устанавливают единые сроки хранения, обязательные для всех организаций.

В данный момент в Республике Беларусь действуют два Перечня типовых документов с указанием сроков хранения:

- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38);

- Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

Перечни типовых документов не включают те категории документов, которые образуются в отдельных организациях в связи с выполнением ими специальных функций и задач. Такие виды документов охватываются так называемыми ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, которые разрабатываются и утверждаются республиканскими органами государственного управления (министерствами, госкомитетами) и Министерства юстиции РБ. Ведомственные перечни содержат документы всех организаций одной отраслевой системы.

В настоящее время в Республике Беларусь действуют следующие ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения:

- Перечень документов Национального статистического комитета Республики Беларусь и подчиненных ему организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением МНС РБ и Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 27.01.2005 № 9/1);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, органов, подразделений по чрезвычайным ситуациям, а также государственных организаций, подчиненных Министерству по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением МЧС РБ и Минюста РБ от 14.11.2008 № 116/68);

- Перечень подлинников материалов и данных или заменяющих их копий, независимо от их ведомственной принадлежности, места создания, техники и способа закрепления информации, постоянного хранения Государственного картографо-геодезического фонда РБ (утвержден постановлением Комитета по земельным ресурсам, геодезии и картографии при Совете Министров РБ и Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 02.06.2005 № 19/4);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и его подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минтранса РБ и Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 28.11.2005 № 66/8);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 13.02.2006 № 1);

- Перечень документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 13.12.2006 № 79);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, инспекций по налогам и сборам Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением МНС РБ и Минюста РБ от 30.12.2006 № 139/88);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства культуры Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минкультуры РБ и Минюста РБ от 09.01.2007 № 3/1);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минпрома РБ и Минюста РБ от 14.02.2007 № 4/5);

- Перечень документов, образующихся в деятельности внутренних войск Министерства внутренних дел Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением МВД РБ и Минюста РБ от 27.10.2008 № 312/59);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Республики Беларусь, иных органов военного управления, соединений, воинских частей Вооруженных Сил Республики Беларусь и транспортных войск Республики Беларусь, военных учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных комиссариатов, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минобороны РБ и Минюста РБ от 04.10.2007 № 66/65);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и организаций системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минжилкомхоза РБ от 27.12.2007 № 48/91);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Национального банка Республики Беларусь и его организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Нацбанка РБ и Минюста РБ от 04.03.2008 № 38/13);

- Перечень документов, образующихся в деятельности органов пограничной службы Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госпогранкомитета РБ и Минюста РБ от 22.10.2008 № 22/56);

- Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства информации Республики Беларусь и организаций, входящих в систему Министерства информации Республики Беларусь, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Мининформа РБ и Минюста РБ от 16.12.2008 № 20/76);

- Перечень документов, образующихся в деятельности государственного объединения «Белорусская железная дорога» и входящих в его состав организаций, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минтранса РБ и Минюста РБ от 19.11.2008 № 119/70).

Ряд ведомственных перечней в настоящий момент находится в стадии разработки.

И типовые, и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения следует применять с соблюдением критериев экспертизы ценности. При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащегося в деле. Определение значения документов по заголовкам на обложках дел не допускается. Если при формировании в одно дело включены документы различной ценности, то срок хранения этого дела устанавливается по документам наибольшего срока хранения. Например, в организации в одном деле были сформированы приказы по личному составу о приеме, переводе, увольнении и приказы по отпускам, командировкам, взысканиям (примечание). Срок хранения первой категории приказов - 75 лет, второй - 3 года после проведения комплексной налоговой проверки. Срок хранения дела составляет 75 лет, т.е. определяется по документам, имеющим наибольший нормативный срок хранения.

При определении сроков хранения в организации может возникнуть ситуация, при которой и в типовых, и в ведомственных перечнях будут отсутствовать определенные виды документов и соответственно сроки их хранения. В этом случае следует руководствоваться частью второй подп.165.4 Инструкции № 4. Согласно установленным требованиям сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) (экспертной комиссией) организаций по согласованию с органами и учреждениями Государственной архивной службы РБ (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций).

Примечание. Такой порядок формирования дел запрещается на основании п.172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4), однако, если в силу каких-либо причин это произошло, переформирование таких дел не производится.

16.03.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Минюста РБ от 13.12.2006 № 79 «Об установлении перечня документов Министерства юстиции Республики Беларусь, организаций системы Министерства юстиции Республики Беларусь, судов и адвокатуры с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 14.04.2009 № 34 (с 7 мая 2009 г.), от 01.12.2010 № 109 (с 1 января 2011 г.), от 23.12.2010 № 123 (с 1 января 2011 г.), от 06.12.2011 № 275 (с 22 января 2012 г.), от 06.02.2012 № 40 (с 9 мая 2012 г.) и от 24.05.2012 № 135 внесены дополнения и изменения.

В постановление Минжилкомхоза РБ и Минюста РБ от 27.12.2007 № 48/91 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь и организаций системы Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минжилкомхоза РБ и Минюста РБ от 14.07.2009 № 26/53 (с 25 июля 2009 г.) и от 26.11.2009 № 38/73 (с 1 января 2010 г.) внесены изменения и дополнения.

С 11 февраля 2010 г. в постановление Минпрома РБ и Минюста РБ от 14.02.2007 № 4/5 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства промышленности Республики Беларусь и подчиненных ему организаций, с указанием сроков хранения» на основании постановления Минпрома РБ и Минюста РБ от 28.01.2010 № 1/4 внесены изменения.

С 1 января 2011 г. постановление МВД РБ и Минюста РБ от 27.10.2008 № 312/59 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановления МВД РБ и Минюста РБ от 19.11.2010 № 374/96 утратило силу.

С 8 февраля 2011 г. постановление МЧС РБ и Минюста РБ от 14.11.2008 № 116/68 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, органов, подразделений по чрезвычайным ситуациям, а также государственных организаций, подчиненных Министерству по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, с указанием сроков хранения»  на основании постановления МЧС РБ и Минюста РБ от 28.12.2010 № 69/127 утратило силу.

С 12 апреля 2011 г. постановление Минтранса РБ и Минюста РБ от 19.11.2008 № 119/70 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности государственного объединения «Белорусская железная дорога» и входящих в его состав организаций, с указанием сроков хранения» на основании постановления Минтранса РБ и Минюста РБ от 01.04.2011 № 20/71 утратило силу.

С 20 апреля 2011 г. постановление Госпогранкомитета РБ и Минюста РБ от 22.10.2008 № 22/56 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности органов пограничной службы Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановления Госпогранкомитета РБ и Минюста РБ от 08.04.2011 № 6/80 утратило силу.

С 20 апреля 2011 г. постановление Минобороны РБ и Минюста РБ от 04.10.2007 № 66/65 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Республики Беларусь, иных органов военного управления, соединений, воинских частей Вооруженных Сил Республики Беларусь и транспортных войск Республики Беларусь, военных учебных заведений и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, военных комиссариатов, с указанием сроков их хранения» на основании постановления Минобороны РБ и Минюста РБ от 08.04.2011 № 10/82 утратило силу.

С 1 января 2012 г. постановление МНС РБ и Минюста РБ от 30.12.2006 № 139/88 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, инспекций Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановления МНС РБ и Минюста РБ от 30.09.2011 № 46/216 утратило силу.

В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

С 1 июня 2012 г. постановление Белкомархива от 13.02.2006 № 1 «Об установлении перечня документов, образующихся в деятельности органов и учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 18.05.2012 № 128 утратило силу.

С 14 июня 2012 г. постановление Минкультуры РБ и Минюста РБ от 09.01.2007 № 3/1 «Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности Министерства культуры Республики Беларусь и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения» на основании постановления Минкультуры РБ и Минюста РБ от 24.05.2012 № 28/138 утратило силу.

С 10 августа 2012 г. постановления Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» и Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратили силу.