Материал помещен в архив

Определяем сроки хранения документов: 10 вопросов с Платформы

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

23.06.2022

В последнее время на платформе «Бизнес-Инфо» пользователи много спрашивают о сроках хранения документов. Наш постоянный автор - Екатерина Дернович ответила:

Воспользуйтесь справочником «Сроки хранения документов».

Вопрос 1: Какой срок хранения заявок на закупку (технические задания)?

Ответ: 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры госзакупки несостоявшейся или ее отмены. Если закупка за счет собственных средств - 5 лет при условии, что заявки выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Заявка на закупку (техническое задание) относится к документам по процедуре закупки.

Дело по процедурам госзакупок хранится в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры госзакупки несостоявшейся или ее отмены (ч.1 п.1 ст.28 Закона от 13.07.2012 № 419-З «О государственных закупках товаров (работ, услуг)»).

Срок хранения дел по процедурам закупок товаров (работ, услуг) (как государственных, так и за счет собственных средств) также закреплен в Перечне № 140 и составляет 5 лет с пояснением, что они выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.1019 Перечня № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. Перечень № 140 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 115.

Вопрос 2: Какой срок хранения протоколов заседаний конкурсной комиссии (материально-техническое снабжение)?

Ответ: 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры госзакупки несостоявшейся или ее отмены. Если закупки за счет собственных средств - 5 лет при условии, что протоколы выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

В дело по процедурам государственных закупок должны быть включены документы, предоставляемые для подготовки:

• предложения;

• протоколы заседаний комиссии;

• протоколы оператора электронной торговой площадки;

• предложения участников;

• договор;

• справка о проведении процедуры закупки из одного источника и результаты изучения конъюнктуры рынка в случае его проведения (ч.2 п.1 ст.28 Закона № 419-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 мая 2024 г. следует руководствоваться ч.2 п.1 ст.28 Закона № 419-З с учетом изменений, внесенных Законом от 31.01.2024 № 354-З. Комментарий см. здесь.

Дело по процедурам госзакупок хранится в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры госзакупки несостоявшейся или ее отмены.

Срок хранения дел по процедурам закупок товаров (работ, услуг) (как государственных, так и за счет собственных средств) также закреплен в Перечне № 140 и составляет 5 лет с пояснением, что они выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.1019 Перечня № 140).

Вопрос 3: Какой срок хранения договоров закупки за счет госбюджета и за счет собственных средств?

Ответ: 5 лет с пояснениями.

Срок хранения договоров госзакупок составляет 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры госзакупки несостоявшейся или ее отмены.

Договоры включаются в дело по процедурам госзакупок (ч.2 п.1 ст.28 Закона № 419-З) и хранятся в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры госзакупки несостоявшейся или ее отмены.

Пояснение «со дня» имеет значение, если дело было заведено в одном году, а договор заключен в следующем, тогда срок хранения начнет исчисляться по году заключения договора. В пределах одного года срок заключения договора не влияет на уничтожение дела, так как для хранения (уничтожения) документов срок исчисляется годами, а не днями.

Срок хранения дел по процедурам закупок товаров (работ, услуг) (как государственных, так и за счет собственных средств) также закреплен в Перечне № 140 и составляет 5 лет с пояснением, что они выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.1019 Перечня № 140).

Соответственно, договор закупки за счет собственных средств имеет срок хранения 5 лет и выделяется к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Дело по процедурам госзакупок хранится в течение 5 лет со дня заключения договора, признания процедуры госзакупки несостоявшейся или ее отмены.

Таким образом, при проведении госзакупок следует руководствоваться нормой Закона № 419-З, а при проведении закупок за счет собственных средств - п.1019 Перечня № 140.

Срок хранения дел по процедурам закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств - 5 лет, выделяются они к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Вопрос 4: Какой срок хранения договоров о предоставлении и использовании безвозмездной помощи (спонсорской)?

Ответ: 5 лет после окончания срока действия договора, документы выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора.

Срок хранения договоров об оказании безвозмездной спонсорской помощи установлен в п.594² Перечня № 140: 5 лет после окончания срока действия договора, документы выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора.

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечаний к Перечню № 140).

Вопрос 5: Где прописано, сколько должна храниться старая инструкция по обращению с отходами производства? Какой срок ее хранения?

Ответ: НПА не установлен. Определяется на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК) (экспертной комиссии (ЭК)) организации.

Юридические лица и ИП, осуществляющие обращение с отходами, обязаны разрабатывать и утверждать инструкции по обращению с отходами производства, а также обеспечивать их соблюдение. Срок действия согласования инструкции составляет 5 лет и исчисляется с даты, указанной в грифе согласования (подп.2.2 п.2 ст.17 Закона от 20.07.2007 № 271-З «Об обращении с отходами»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 6 октября 2024 г. следует руководствоваться подп.1.8 и 1.9 п.1 ст.19 Закона № 271-З в ред. Закона от 29.12.2023 № 333-З. Комментарии см. здесь.

То есть НПА устанавливает срок действия согласования инструкции, но не устанавливает срок ее хранения.

В таком случае срок хранения определяется на заседании ЦЭК (ЭК) организации (абз.2 п.56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Центральная экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации (п.57 Правил № 143).

Справочно Общие требования к составлению и оформлению: • протоколов отражены в пп.103-110 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4; • приказов - в пп.98-102 Инструкции № 4.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Формы документов • Приказ об установлении сроков хранения документов.

По мнению автора, для инструкции по обращению с отходами целесообразно установить срок хранения «До замены новой».

Вопрос 6: Какой срок хранения кассовой ленты в торговле?

Ответ: 12 месяцев со дня формирования.

В данном случае срок хранения установлен НПА.

Так, суточные (сменные) отчеты (Z-отчеты), контрольные ленты хранятся в течение 12 месяцев со дня их формирования (п.7 Положения об использовании кассового и иного оборудования при приеме средств платежа, утв. постановлением Совмина и Нацбанка от 06.07.2011 № 924/16).

Таким образом, установлена обязанность хранения только в отношении формируемых кассовым аппаратом суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) и контрольных лент.

Вопрос 7: Какой срок хранения договора перевода долга?

Ответ: НПА не установлен. Определяется на заседании ЦЭК (ЭК) организации.

Перечень № 140 и иные НПА не содержат срока хранения договоров перевода долга.

В таком случае срок хранения определяется на заседании ЦЭК (ЭК) организации (абз.2 п.56 Правил № 143).

Подробно об экспертной комиссии см. здесь.

Вопрос 8: Какой срок хранения актов на списание запасных частей, оборудования?

Ответ: 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Акты на списание запасных частей, оборудования, как правило, являются первичными учетными документами.

Срок хранения первичных учетных документов установлен в п.177 Перечня № 140 и составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.

Вопрос 9: Какой срок хранения списков о продлении (непродлении) контрактов сотрудников, утвержденных руководителем? До минования надобности?

Ответ: НПА не установлен. Определяется на заседании ЦЭК (ЭК) организации.

Перечень № 140 и иные НПА не содержат срока хранения списков о продлении (непродлении) контрактов сотрудников, утвержденных руководителем.

В таком случае срок хранения определяется на заседании ЦЭК (ЭК) организации (абз.2 п.56 Правил № 143).

Может быть установлен срок хранения для таких документов «До минования надобности».

Вопрос 10: Какой срок хранения эскизов и чертежей на оборудование?

Ответ: НПА не установлен. Определяется на заседании ЦЭК (ЭК) организации.

Перечень № 140 и иные НПА не содержат сроков хранения чертежей и эскизов оборудования.

Поэтому срок хранения необходимо установить на заседании ЦЭК (ЭК) организации.

При этом можно руководствоваться Перечнем НТД № 30.

Чертежи и эскизы относятся к конструкторской документации (КД) (подп.18.4 и 18.5 п.18 Правил работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 06.11.2003 № 38).

Так, можно воспользоваться п.212 Перечня НТД № 30, а также пп.54, 68, 118 в зависимости от назначения чертежей и эскизов.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации. • Организация перечислила денежные средства бюджетной организации физической культуры и спорта как безвозмездную спонсорскую помощь по Указу от 15.04.2013 № 191. Прибыль организация льготирует в соответствии с п.1 ст.181 НК. В течение года в организации убыток, но в декларации по налогу на прибыль отражены налогооблагаемая база и сумма налога на прибыль. Как документально оформить передачу прибыли организации физической культуры и спорта? Влияет ли наличие бухгалтерской прибыли в отчетном периоде на порядок применения нормы п.1 ст.181 НК?