Материал помещен в архив

ОПТИМИЗИРУЕМ РАСХОДЫ ПО НАЙМУ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

Ситуация Торговая организация, фактически находящаяся в г. Гродно, часто направляет менеджеров в командировки как в пределах Республики Беларусь, так и за границу. При командировании работников в г. Минск возмещение расходов по найму жилого помещения без подтверждающих документов необходимо осуществлять в размере 50 руб. в сутки. Если работник снимет жилье за меньшую стоимость, ему нет смысла представлять нанимателю подтверждающие документы на произведенные расходы по найму жилого помещения, поскольку наниматель за дни командировки все равно обязан выплатить командированному работнику по 50 руб. за каждый день проживания. Такая же ситуация и по загранкомандировкам. Например, при командировке в Польшу расходы по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов составляют 150 долл. США в сутки, а проживание по факту обходится командированным работникам в меньшую сумму. Как нанимателю оптимизировать затраты на командировочные расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов?

Оптимальный вариант для нанимателя - оплата жилья командированным работникам в безналичном порядке.

Возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Республики Беларусь без представления подтверждающих документов осуществляется с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него в размерах, установленных в приложении 1 к Положению о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденному постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее - Положение № 176) (часть первая п.15 Положения № 176).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 4 апреля 2026 г. следует руководствоваться Положением № 176 с изменениями, внесенными постановлением Совмина от 23.03.2026 № 135.

Расходы по найму жилого помещения за границей возмещаются без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (часть первая п.16 Положения № 176).

Справочно Расходы по найму жилого помещения при командировании в областные центры и г. Минск установлены 50 руб. в сутки (приложение 1 к Положению № 176). Размеры возмещения расходов по найму жилого помещения при командировании в Польшу установлены 150 долл. США в сутки (приложение 2 к Положению № 176).

При этом Положение № 176 не содержит норм, дающих нанимателю право уменьшать размеры возмещения расходов по найму жилого помещения, если работник не представил подтверждающие документы. Законодательство на стороне командированного работника.

Справочно До вступления в силу Положения № 176 размеры возмещения расходов при служебных командировках: • в пределах Республики Беларусь без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, были установлены в размере 2 руб. 50 коп. в сутки (абзац 4 п.1 постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках»); • при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществлялась в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения, а работникам коммерческих организаций - в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения (части первая и вторая п.16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115).

До 23 марта 2019 г., то есть до вступления в силу Положения № 176, командированным работникам было выгодно получать документы, подтверждающие оплату жилья, и предъявлять нанимателю к возмещению расходы в пределах установленных законодательством норм. Сегодня подтверждающие документы по расходам на оплату жилья в командировке необязательны.

При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится (п.17 Положения № 176).

Корпоративная дебетовая карточка - это карточка, использование которой предусмотрено договором, заключенным между банком-эмитентом (банком, выпустившим и обслуживающим карточку) и юридическим лицом (организацией) (абзац 28 части первой п.2 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 18.01.2013 № 34; далее - Инструкция № 34). Корпоративная карточка открывается к счету организации. Такие карточки могут быть выданы как к счетам в белорусских рублях, так и к счетам в иностранной валюте. Держатели корпоративных дебетовых карточек могут использовать их в соответствии с режимом счета организации для получения наличных денежных средств или проведения безналичных расчетов на территории Республики Беларусь и за ее пределами (п.25 Инструкции № 34). Соответственно, корпоративной карточкой работники - держатели карточек могут оплачивать расходы в командировке.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 ноября 2022 г. следует руководствоваться Инструкцией об осуществлении операций с банковскими платежными карточками и платежными инструментами, обеспечивающими их использование, утв. постановлением Правления Нацбанка от 06.10.2022 № 378.

Обратите внимание! Режимы использования корпоративной карточки устанавливаются заключенным договором об использовании карточки (пп.25, 28-29 Инструкции № 34). Порядок выдачи работникам корпоративных карточек на период командировок организация разрабатывает самостоятельно, но, поскольку карточка такого рода не является личной карточкой работника, на время командировки работник становится ее держателем.

Документом, подтверждающим проведение по счету клиента операций при использовании карточки, является выписка по соответствующему счету, порядок предоставления которой определяется в договоре об использовании карточки. В выписку по счету должна быть включена информация обо всех проведенных клиентом и отраженных по счету клиента операциях при использовании карточки за определенный период (часть пятая п.38 Инструкции № 34).

Таким образом, если наниматель как направляющая сторона обеспечивает командированного работника жильем, оплатив его аренду по безналичному расчету, либо работник оплачивает жилье корпоративной карточкой, то расходы по найму жилого помещения работнику по возвращении из командировки не возмещаются, даже если расходы окажутся по факту меньше, чем определено в приложениях 1 и 2 к Положению № 176. В настоящее время для нанимателя это единственный способ оптимизации расходов по найму жилья командированным работникам.

Если организация выдает работнику аванс на командировку наличными денежными средствами и работник самостоятельно в командировке арендует жилье, расходы по найму жилого помещения этому работнику возмещаются независимо от того, представил он подтверждающие документы на меньшую от нормы сумму или нет, - наниматель обязан оплатить работнику расходы по найму жилого помещения в размерах, определенных в приложениях 1, 2 к Положению № 176.

Пример Командированный работник за 10 дней командировки в Польше уплатил наличной валютой 500 долл. США за жилье из расчета 50 долл. США в сутки. После возвращения работника наниматель обязан доплатить работнику 1 000 долл. США (150 долл. США × 10 дней - 500 долл. США).

Справочно Позиция Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь по вопросам возмещения расходов по найму жилого помещения в командировке изложена на официальном сайте (http://mintrud.gov.by/ru/conference_ru/view/onlajn-konferentsija-po-realizatsii-postanovlenija-soveta-ministrov-respubliki-belarus-ot-19-marta-2019-g--176-o-porjadke-i-razmerax-vozmeschenija-rasxodov-garantijax-i-kompensatsijax-pri-sluzhebnyx-komandirovkax-_408).

Нанимателю, не обеспечивающему работника жильем в командировке, следует объективно оценивать необходимость командировки, тщательно определять количество командируемых работников, особенно за границу.

Обратите внимание! Командировочные расходы в пределах норм, установленных законодательством, относятся к затратам, учитываемым при налогообложении прибыли (п.1 ст.169, подп.1.1 п.1 ст.171 Налогового кодекса Республики Беларусь). Значит, командировочными расходами, произведенными в соответствии с законодательством, можно настолько увеличить затраты организации, что финансовый результат от предпринимательской деятельности за отчетный и налоговый периоды окажется отрицательным.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2021 г. подп.1.1 п.1 ст.171 вышеназванного Кодекса в редакции Закона Республики Беларусь от 29.12.2020 № 72-З установлено, что к нормируемым затратам относятся расходы и компенсации при служебных командировках, возмещаемые в порядке и размерах, установленных Советом Министров Республики Беларусь. Комментарий см. здесь. С 1 января 2024 г. следует руководствоваться ч.1 п.1 ст.169 НК в ред. Закона от 27.12.2023 № 327-З.

Таким образом, нанимателю целесообразно контролировать ситуацию с наймом командируемым работником жилого помещения: возможно, следует заранее забронировать и оплатить жилье по безналичному расчету, выбрав варианты с приемлемой стоимостью.

19.04.2019

Наталья Борисенко, аудитор