Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

07.10.2021

ВОПРОС

Организационно-правовая форма организации - частное унитарное предприятие.

Можно ли трудовые договоры хранить у директора дома - не в личном деле работника, а в отдельном деле?

ОТВЕТ

Можно.

Срок хранения трудовых договоров (контрактов) - 3 года (после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов; контракты с государственными служащими - 75 лет) (п.641 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140).

Значит, трудовые договоры (контракты), за исключением контрактов с государственными служащими, относятся к документам временного (до 10 лет) хранения.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации (п.205 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

С момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования.

Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света (п.213 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, Инструкция по делопроизводству предусматривает оперативное хранение документов по месту их формирования.

Обратите внимание! Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или временного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений влекут наложение штрафа в размере до 30 БВ (ст.24.25 КоАП).

Если директор будет хранить трудовые договоры (контракты) с работниками у себя дома, это будет противоречить нормам Инструкции по делопроизводству, однако ответственности (например, административной) за собой не повлечет.

Кроме того, хранение трудовых договоров (контрактов) у директора дома может иметь определенные неудобства (например, с доступом кадровой службы к указанным документам и др.).

Дополнительно по теме • Хранение документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.