Материал помещен в архив

Организационные документы в учреждении образования: оформление, регистрация и хранение

Диана Василевская
специалист по делопроизводству

18.01.2022

Вы узнаете, как работать с организационными документами в учреждениях образования.

Автор разъяснил следующие темы:

Определение, виды, сфера применения организационных документов

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (подп.3.2.4 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Среди особенностей ОРД можно выделить ее универсальность. С ее помощью осуществляется документирование управленческих решений в госорганах, иных организациях вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы. Учитывая многогранность задач, которые решают ОРД, в ней выделяются три группы документов:

1) распорядительные;

2) организационные;

3) справочно-информационные.

Организационные документы регламентируют структуру, задачи, функции организации, ее трудовой распорядок, права, обязанности и ответственность ее руководства. К ним относятся:

Необходимость применения этих документов устанавливается требованиями НПА.

Бланки организационных документов

Организационные документы оформляются, как правило, на чистых листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов, в том числе с обязательным размещением грифа утверждения (пп.24-26 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов (ч.3 п.19 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Внутренние документы - документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации (подп.3.2.27 п.3 СТБ 2059-2013).

В случае если в учреждении образования используются общие бланки на одном языке с угловым вариантом расположения реквизитов, первый лист организационных документов допускается изготавливать на таком бланке (пп.27, 28 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Способы утверждения организационных документов

Организационные документы учреждения образования утверждают двумя способами:

1) должностным лицом (директором учреждения образования или его заместителем) - путем проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

При этом гриф утверждения состоит из:

✓ слова «УТВЕРЖДАЮ»;

✓ наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое или сокращенное наименование организации;

✓ его собственноручной подписи, расшифровки подписи;

✓ даты утверждения (ч.4 п.52 Инструкции по делопроизводству).

Пример   УТВЕРЖДАЮ Директор ГУО «Средняя школа № 1234 г. Минска» Подпись О.Д.Жибуль 05.02.2021

2) путем издания распорядительного документа (приказа) (ч.3 п.52 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.3 п.52 Инструкции по делопроизводству слово «сила» заменено словом «значимость» постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

В данном случае гриф утверждения состоит из:

✓ слова «УТВЕРЖДЕНО»;

✓ названия вида документа в именительном падеже;

✓ его даты и регистрационного индекса (ч.10 п.52 Инструкции по делопроизводству).

Пример   УТВЕРЖДЕНО Приказ директора школы 05.04.2021 № 66-од

Реквизит «Гриф утверждения» помещается в правом верхнем углу первого листа документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля (ч.4 п.84 Инструкции по делопроизводству).

Организационные документы утверждают распорядительным документом (приказом), когда утверждение документа требует дополнительных разъяснений (предписаний), связанных с началом его применения.

Регистрация организационных документов

Регистрация организационных документов аналогична регистрации иных внутренних документов.

Внутренние документы регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп.142.2 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Возможен вариант, когда отдельные организационные документы (например, должностные (рабочие) инструкции) регистрируют в отдельном журнале регистрации.

Дополнительно по теме • Приказ об утверждении формы журнала регистрации должностных (рабочих) инструкций.

Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. подп.139.9 п.139 Инструкции по делопроизводству дополнен предложением: «В графе 4 журнала регистрации исходящих документов для исходящих инициативных документов могут указываться дата получения и регистрационный индекс ответного документа.» постановлением № 113.

Регистрационными индексами организационных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп.142.6 п.142 Инструкции по делопроизводству).

Пример 123 88/01-22

Формирование организационных документов в дела

Организационные документы формируются в дела в соответствии со сроками хранения и номенклатурой дел учреждения образования (пп.168, 170 Инструкции по делопроизводству).

Объем дела не должен превышать 300 листов, толщина не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции по делопроизводству).

Есть два варианта формирования дел с организационными документами, выбор зависит от способа утверждения документов:

Вариант 1: документы, утвержденные приказами, иными распорядительными документами, формируются в одно дело вместе с этими распорядительными документами. При значительном объеме документов-приложений такие документы формируются в отдельные дела (ч.4 п.170 Инструкции по делопроизводству).

Вариант 2: организационные документы независимо от их объема также могут формироваться в отдельные дела (ч.6 п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения организационных документов

Сроки хранения организационных документов в учреждении образования устанавливаются в соответствии с перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения (уст. постановлением Минобразования от 24.05.2012 № 52).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.