Материал помещен в архив

ВОПРОС: Организация 25 февраля 2005 г. на основании решения горисполкома была переименована. Штатная структура и местонахождение организации остались прежними.

Правильно ли будет при подготовке к передаче в архив формировать приказы по основной деятельности за 2005 г. в одно дело за период с 1 января 2005 г. по 31 декабря 2005 г. с вынесением на обложку дела старого и нового названий организации? Или же необходимо формировать отдельные дела за периоды с 1 января 2005 г. по 24 января 2005 г. и с 25 января 2005 г. по 31 декабря 2005 г. (в последнем случае нумерация приказов во внутренней описи первого дела будет, например, с № 1 по № 18, а второго - с № 19 по № 345)? Возможно ли наличие в архиве двух дел с одним индексом, допустим, 01-04 «Приказы по основной деятельности»?

ОТВЕТ: Изменение наименования организации, либо ее реорганизация не являются основанием для пересоставления номенклатуры дел организации или заведения новых дел. Лишь в том случае, если в результате реорганизации произошли существенные изменения в структуре организации, выполняемых ею задачах и функциях, повлекшие за собой значительные изменения и в составе дел, номенклатура дел подлежит пересоставлению.

В связи с изложенным, приказы по основной деятельности за 2005 г. в организации, подвергшейся переименованию, должны формироваться в одно дело с сохранением валовой нумерации в пределах делопроизводственного (календарного) года. Такое дело подлежит передаче в архив в установленном порядке.

При значительном объеме документов в деле (более 250 листов) оно разбивается на тома. При этом все тома такого дела будут иметь единый индекс по номенклатуре дел и единый заголовок с добавлением к нему номера тома.

Пример

Дело № 01-04. Том 1

Приказы директора предприятия

по основной деятельности

Дело № 01-04. Том 2

Приказы директора предприятия

по основной деятельности

При подготовке к передаче в ведомственный архив на обложку указанных томов дела выносятся уточнения, в т.ч. в заголовке конкретизируются номера приказов, включенных в данный том дела.

Пример

Дело № 01-04. Том 1

Приказы №№ 1-156 директора предприятия

по основной деятельности

Дело № 01-04. Том 2

Приказы №№ 157-345 директора предприятия

по основной деятельности

Соответственно во внутреннюю опись первого тома включаются приказы с № 1 по № 156, а второго - с № 157 по № 345.

Таким образом, в архив организации поступит два или более томов одного дела под одним индексом и заголовком. Необходимо помнить, что в опись дел каждый том такого дела вносится под самостоятельным номером.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук