Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Организация была переименована в 2009 году. На всех обложках личных дел в квадратные скобки взято старое название организации и сверху написано новое.

Как поступить с обложками личных дел сотрудников, у которых начало формирования личного дела было до переименования (2008 год и ранее), а уволились они из уже переименованной организации (2010-2018 годы)? Следует ли на всех обложках личных дел до 2009 года менять название организации?

ОТВЕТ: Следует указывать новое наименование организации на всех личных делах, передаваемых в архив после 2009 года.

Оформление обложек дел регулируется:

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция);

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

Так, по окончании делопроизводственного года реквизиты обложек дел, подлежащих полному оформлению, уточняются и при изменении наименования организации в период формирования дела на обложке указывается новое наименование (сверху), а прежнее заключается в скобки (абзац 2 части второй п.188 Инструкции).

Если в период формирования дела наименование организации изменялось, прежнее наименование заключается в скобки, а выше указывается новое наименование (подп.82.1 п.82 Правил).

Таким образом, если личное дело было заведено до 2009 года, а окончено в 2010-2018 годах, наименование организации изменилось в период формирования дела, при полном оформлении дела реквизиты обложки подлежат уточнению - указывается наименование организации, в котором дело было окончено.

При этом старое наименование заключается в круглые скобки.

Обратите внимание! Квадратные скобки означают, что дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно (подп.82.5 п.85 Правил).

04.10.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела