Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

01.07.2025

ВОПРОС

Организация (образовательно-оздоровительный центр) имеет отдельное структурное подразделение (воспитательно-оздоровительный лагерь), которое находится в 50 км от организации. При приеме на работу в трудовой книжке делается запись: «Принят в воспитательно-оздоровительный лагерь». Инспектор по кадрам в структурное подразделение принят отдельно.

Можно ли вести книгу учета личных дел и книгу учета трудовых книжек на воспитательно-оздоровительный лагерь отдельно от образовательно-оздоровительного центра? И если да, то как это оформить ЛПА?

ОТВЕТ

Можно с учетом следующего.

Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственных архивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, в том числе в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив (п.6 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

В отношении иных структурных подразделений с правами юридического лица, обособленных структурных подразделений необходимость ведения отдельного делопроизводства в порядке, установленном Инструкцией № 4 для ведения делопроизводства в организациях, определяется по решению организаций, структурными подразделениями которых они являются.

Включение соответствующей нормы в Инструкцию № 4 позволяет децентрализовать делопроизводство в крупных организациях, имеющих в своей структуре обособленные структурные подразделения, независимо от того, являются ли последние юридическими лицами или нет.

На основании данной нормы в обособленных структурных подразделениях:

• может вестись самостоятельная регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• могут разрабатываться и утверждаться отдельные номенклатуры дел, которые не будут включаться в сводную номенклатуру дел организации;

• документы таких подразделений будут образовывать самостоятельные документальные и архивные фонды.

Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации (подп.122.4 п.122 Инструкции № 4).

Следовательно, при децентрализованном кадровом делопроизводстве в обособленном структурном подразделении будут заведены отдельные учетно-регистрационные формы.

Дополнительно по теме • Ведение кадровой документации в филиале (представительстве).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.