Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Понятие, нормативное регулирование

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон об архивном деле).

Справочно Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (ст.2 Закона об архивном деле).

При организации и работе архива следует руководствоваться:

• Законом об архивном деле;

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов);

• Правилами работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденными постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 06.11.2003 № 38;

• Инструкцией о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденной постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 120;

• Инструкцией о порядке проведения экспертизы ценности и передачи на постоянное хранение документов в электронном виде и информационных ресурсов, утвержденной постановлением Минюста РБ от 11.05.2012 № 121;

• Инструкцией о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утвержденной постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 132.

Создание архива

Архив организации может создаваться в форме:

• части структурного подразделения (при незначительном объеме архивных документов);

• структурного подразделения;

• объединенного архива (осуществляет прием документов нескольких организаций).

Создание архива предполагает наличие необходимого помещения, оборудования и кадров.

В небольшой организации приказом руководителя назначается лицо, ответственное за архив.

Пример приказа о назначении лица, ответственного за архив

О назначении лица, ответственного за архив

В целях накопления, обеспечения учета, сохранности и использования документов ООО «Консалт»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за архив секретаря приемной руководителя О.А.Кардаш.

2. Секретарю приемной руководителя О.А.Кардаш разработать положение об архиве и представить его на утверждение директору к 20.05.2014.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника юридического отдела В.Л.Попова.

План работы архива

Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

План работы должен включать наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей.

работы архива на 2014 год

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени должны использоваться нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организации.

Рекомендуемые нормы времени на работы содержатся в постановлении Минтруда и соцзащиты РБ от 22.03.2010 № 45 «Об утверждении межотраслевых нормативов времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций». Также можно руководствоваться Нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь, утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 29.09.2005 № 43.

Документы передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации, форма которого содержится в приложении 3 к Правилам работы архивов.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется.

приема дел в архив в 2014 году

Обратите внимание! При организации работы архива следует определить, является ли организация источником комплектования государственного архива. От этого зависят сроки хранения документов, состав учетных документов, ведущихся в архиве, и порядок согласования и утверждения положения об экспертной комиссии и учетных документов архива.

В архиве организации ведутся следующие основные учетные документы:

• книга учета поступления и выбытия документов (приложение 23 к Правилам работы архивов);

• сводные описи дел (приложения 20-21 к Правилам работы архивов);

• паспорт архива (в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива).

Паспорт архива организации должен составляться в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, ежегодно по форме, установленной в приложении 4 к Правилам работы архивов, в двух экземплярах.

28.05.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела