Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Организация работы архива

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

17.02.2022

Архивы создают госорганы, иные организации для накопления, хранения, учета и использования архивных документов (ч.3 ст.12 Закона от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.4 (ст.12 и 13) Закона № 323-З изложена в новой редакции Законом от 18.04.2022 № 163-З.

В материале поясняется:

Что такое архив и чем руководствуются при его создании

Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абз.2 ст.2 Закона № 323-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.1 (ст.1-5) Закона № 323-З изложена в новой редакции Законом № 163-З.

Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными правовыми актами (п.8 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Кроме вышеуказанных НПА следует руководствоваться:

• Правилами работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 06.11.2003 № 38.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 112 внесены изменения в Правила № 38, из названия слова «Республики Беларусь» исключены;

• Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20;

• Инструкцией о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 132.

Архив организации действует в соответствии с положением о нем, где содержатся основные задачи, функции, права архива организации и состав документов, поступающих на хранение.

Как создать архив

Архив организации может создаваться как:

• направление деятельности в структурном подразделении (при незначительном объеме архивных документов);

• структурное подразделение;

• объединенный архив (осуществляет прием документов нескольких организаций).

Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами (п.10 Правил № 143).

В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив (п.9 Правил № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.9 Правил № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Так, в небольшой организации приказом руководителя назначается лицо, ответственное за архив.

Дополнительно по теме • Организация планирует перейти к хранению документов только в электронном виде в соответствии с нормативными правовыми актами. Нужно ли наличие архива с документами на бумажных носителях в случае перехода на архивное хранение электронных документов?

Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями (ч.2 п.10 Правил № 143).

Дополнительно по теме • Приказ о назначении лица, ответственного за архив (пример).

Какие документы нужны для работы архива

План работы архива

Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

План работы должен включать наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени должны использоваться нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организации.

Рекомендуемые нормы:

• Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 22.03.2010 № 45;

• Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь, утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 04.05.2019 № 19.

Дополнительно по теме • План работы архива (пример).

График приема дел в архив

Документы передаются в архив организации по графику приема дел в архив организации, форма которого содержится в приложении 3 к Правилам № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложением 3 к Правилам № 143 в ред. постановления № 118.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график не составляется.

Дополнительно по теме • График приема дел в архив (пример).

Обратите внимание! При организации работы архива следует определить, является ли организация источником комплектования государственного архива. От этого зависят сроки хранения документов, состав учетных документов, ведущихся в архиве, и порядок согласования и утверждения положения об экспертной комиссии и учетных документов архива.

Основные учетные документы архива

К ним относятся:

• книга учета поступления и выбытия документов (приложение 23 к Правилам № 143);

• лист фонда (приложение 26 к Правилам № 143);

• сводные описи дел (приложения 20, 21 к Правилам № 143);

• паспорт архива (в организациях, являющихся источником комплектования государственного архива) (ч.2 п.11 Правил № 143).

Паспорт архива организации должен составляться в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, ежегодно по форме, установленной в приложении 4 к Правилам № 143, в двух экземплярах.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложениями 4, 20, 21, 23 к Правилам № 143, ч.2 п.11 Правил № 143 в ред. постановления № 118.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Архив организации.