Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ АРХИВА В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы (часть третья ст.12 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.12 Закона в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

На архив организации возложен основной объем работы по обеспечению сохранности документов, которые входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и являются национальным достоянием.

Справочно Архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ст.2 Закона).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. архив - организация или структурное подразделение организации, если иное не предусмотрено ч.4 ст.13 Закона, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абз.2 ч.1 ст.2 Закона в ред. Закона № 163-З). Комментарии см. здесь.

В каждой организации учреждения образования в обязательном порядке должен быть создан архив, а также определен и назначен работник, который будет отвечать за его работу. Как правило, это работник канцелярии, общего отдела, иногда отдела кадров или бухгалтерии, то есть тех подразделений, которые имеют непосредственное отношение к документам. Ответственный обычно назначается приказом руководителя организации.

Обязанности такого работника устанавливаются в должностной инструкции.

Кроме того, необходимо разработать документы, закрепляющие порядок работы архива. К таким документам относятся:

• положение об архиве;

• должностные инструкции работникам архива: архивариусу; архивисту и др.;

• положение об экспертной комиссии;

• приказ о создании экспертной комиссии;

• приказ о назначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

• приказ о проведении экспертизы ценности документов за период.

Справочно Подробнее см. материал: • «Должностная инструкция архивариусу учреждения образования (колледжа) (пример)».

Экспертная комиссия

Экспертная комиссия (далее - ЭК, комиссия) является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Действует ЭК на основании положения об экспертной комиссии.

Комиссия назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек, в зависимости от численности организации, из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников, например заместителя директора.

В состав комиссии учреждения образования в обязательном порядке включаются лица, ответственные за делопроизводство и архив, главный бухгалтер и др. Секретарем комиссии назначается лицо, ответственное за делопроизводство.

Приказ о составе ЭК обновляется по мере изменений в кадровом составе организации.

В своей работе ЭК руководствуется:

• Законом;

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов);

• Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 № 373;

• методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;

• перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450;

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Положения и должностные инструкции разрабатываются на основании типовых или примерных документов, утверждаются и вводятся в действие приказом руководителя организации.

Требования к хранению архивных документов

Организации - собственники (создатели) архивных документов обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.

Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений можно найти по адресу http://archives.gov.by/index.php?id=6.

Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо создание оптимальных условий для хранения документов, размещение дел в хранилище и их топографирование, учет дел и документов, проверка их наличия и состояния, соблюдение порядка выдачи дел из архива, обеспечение физико-химической сохранности документов.

Вопросы обеспечения сохранности документов архива организации определены в разделе IX Правил работы архивов.

Справочно Порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами, в архивах государственных органов, иных организаций установлен Правилами работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20.

Ответственность

Руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства предусмотрена Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2021 г. действует новый КоАП от 06.01.2021 № 91-З. Комментарии см. здесь.

Административная ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства

13.05.2019

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу