Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Организация - юридическое лицо является участником общих собраний у других юридических лиц (их около 5) и принимает решения по вопросам, касающимся этих юридических лиц. Недавно обнаружено много протоколов общих собраний участников с 2014 года.

Как правильно оформить такие документы и сдать в архив?

ОТВЕТ: Дела с обнаруженными протоколами можно внести в номенклатуру дел под резервными индексами.

Протоколы группируются в дела отдельно по видам и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров (часть седьмая п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Если нумерация протоколов, которые обнаружились, для каждого юридического лица идет самостоятельным порядком, то соответственно, такие документы составляют самостоятельные дела.

За предыдущие годы дела с обнаруженными протоколами можно внести в номенклатуру дел под резервными индексами, поскольку в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года (подп.39.1 п.39 вышеуказанных Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) и гл.6 (пп.42-46) Правил № 143 исключены постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

08.08.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела