Материал помещен в архив

ВОПРОС: Организация заключает с потребителями большое количество договоров. Их архивное хранение требует много места.

Вправе ли организация сканировать такие договоры и хранить в дальнейшем оцифрованные на жестком диске компьютера, а не на бумажном носителе?

ОТВЕТ: Нет.

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» не запрещает создание и архивное хранение документов в электронном виде. Однако согласно п.236 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке, допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет без дополнительных условий (в том числе отметка экспертно-проверочной комиссии, после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, после замены новыми), указанных в перечне документов, создание и хранение которых может быть организовано в электронном виде (приложение 20 к названной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться частью третьей п.236 Инструкции № 4 в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39: «Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне согласно приложению 20, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»).».

Следует отметить, что в данном перечне отсутствуют хозяйственные и прочие договоры.

Таким образом, организация не вправе хранить отсканированные договоры в электронном виде на жестком диске компьютера.

27.02.2017

Сергей Овсейко, кандидат юридических наук, кандидат экономических наук