Материал помещен в архив

ВОПРОС (ОАО «Л»): Оригиналы приказов по основной деятельности и личному составу хранятся в приемной и отделе кадров. Копии приказов передаются в отделы, службы, производственные участки.

Нужно ли переданные копии включать в номенклатуру дел и каков срок хранения таких дел?

ОТВЕТ: Главой 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, и главой 5 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143, а также Методическими рекомендациями по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.07.2009 № 23, допускается возможность заведения дел с копиями документов, оригиналы которых хранятся в других подразделениях. При этом формирование таких дел, как правило, целесообразно в случае, если направляемые в структурные подразделения копии документов являются основанием для осуществления работниками этих подразделений юридически значимых действий, реализации возложенных на подразделение функций, задач и т.п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 ноября 2013 г. вышеназванные Методические рекомендации утратили силу в связи с принятием Методических рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55.

Срок хранения дел с копиями законодательством не установлен. На этом основании дела с копиями документов следует хранить с соблюдением следующих правил:

• дела с копиями документов, подлинники которых имеют временный срок хранения (до 10 лет включительно), можно хранить до минования надобности в них, но, как правило, не менее чем до уничтожения подлинников в установленном порядке;

• дела с копиями документов, подлинники которых имеют длительный срок хранения (свыше 10 лет), следует хранить не менее 3 лет (до включения подлинников в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

Для дел с копиями документов в графе 4 номенклатуры дел организации следует указать соответствующий срок хранения и дать ссылку на пункт Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140, или иного нормативного правового акта, в котором определен срок хранения оригиналов этих документов.

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»