Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОШИБКИ, ДОПУСКАЕМЫЕ ПРИ ВЕДЕНИИ И ЗАПОЛНЕНИИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника (часть первая ст.50 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем определяется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция).

В данном материале будут рассмотрены ошибки, наиболее часто допускаемые на практике при ведении и заполнении трудовых книжек.

Ошибки при ведении трудовых книжек

Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (часть вторая ст.50 ТК, п.4 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1 п.4 Инструкции после слова «нанимателем» дополнен словами «(за исключением нанимателя - физического лица)».

В трудовую книжку вносятся сведения о (п.9 Инструкции):

• работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), дата рождения, образование, профессия, специальность);

• работе (прием на работу, заключение трудового договора (контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта));

• награждениях и поощрениях за успехи в работе;

• подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке;

• регистрации в качестве безработного с выплатой пособия по безработице (по желанию безработного);

• назначении пенсии;

• назначении пособия по уходу за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 18 лет, а также за лицом, достигшим 80-летнего возраста, нуждающимся в постоянном уходе, и прекращении их выплаты;

• лишении работника права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

В трудовую книжку работника нанимателем по месту работы также вносятся следующие записи (п.10 Инструкции):

• о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь, органах пограничной службы Республики Беларусь (пограничных войсках Республики Беларусь), внутренних войсках Министерства внутренних дел Республики Беларусь, органах государственной безопасности Республики Беларусь и иных войсках и воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь, службы в Следственном комитете Республики Беларусь, Государственном комитете судебных экспертиз Республики Беларусь, органах внутренних дел Республики Беларусь, органах и подразделениях по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь, органах финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, а также службы в Вооруженных Силах, органах государственной безопасности и органах внутренних дел бывшего СССР;

• о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования и иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность.

Справочно Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, ручкой-роллером (в том числе шариковой), гелевой или перьевой ручкой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) синего, фиолетового или черного цвета. Записи дат во всех разделах и графах трудовой книжки производятся арабскими цифрами, при этом число и месяц указываются двузначными цифрами, год - четырехзначными цифрами.

Распространенные ошибки:

• нежелание нанимателей заводить трудовую книжку на работников, работающих непродолжительный период времени (как правило, сезонных и временных);

• невнесение в трудовую книжку отдельных сведений, указание которых является обязательным (о награждениях и поощрениях за успехи в работе; о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке; о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь и службы в правоохранительных органах и др.);

• отражение в трудовой книжке записей, которые согласно п.11 Инструкции в нее не вносятся (записей о периодах работы по гражданско-правовым договорам и осуществления предпринимательской деятельности; сведений о заключении срочных трудовых договоров (за исключением контрактов); сведений о дисциплинарных взысканиях, за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания; о режиме гибкого рабочего времени, о работе с условием неполного рабочего времени).

Кроме того, в нарушение установленных требований:

• записи в разделах трудовой книжки не нумеруются или нумерация прерывается;

• порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д.;

• в соответствующей графе трудовой книжки слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.» либо запись делается с нарушением формы (например, Приказ № 58 от 16.12.2017 вместо Приказ от 16.12.2017 № 58);

• записи производятся небрежно, что впоследствии затрудняет их прочтение;

• между записями в трудовой книжке пропускаются строки.

Обратите внимание! Для предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного добавления периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается.

Ошибки при заполнении сведений о работнике

Сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче вкладыша в трудовую книжку или дубликата трудовой книжки (п.21 Инструкции).

Фамилия, собственное имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются полностью на основании данных документа, удостоверяющего личность (п.22 Инструкции). Занесение указанных сведений со слов работника не допускается.

Образование, профессия, специальность вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего документа об образовании, документа об обучении (п.23 Инструкции).

Образование указывается на основании:

• общее базовое - свидетельства об общем базовом образовании;

• общее среднее образование - аттестата об общем среднем образовании;

• специальное образование на уровне общего среднего образования - свидетельства о специальном образовании;

• профессионально-техническое образование - диплома (аттестата) о профессионально-техническом образовании;

• среднее специальное образование - диплома о среднем специальном образовании;

• высшее образование - диплома о высшем образовании (диплома о высшем образовании с отличием), диплома магистра.

Профессия, специальность указываются в трудовой книжке на основании документов, указанных в части второй п.23 Инструкции. При этом сведения о специальности указываются в соответствии со сведениями о квалификации, указанными в документах об образовании, обучении.

После даты заполнения трудовой книжки работником проставляется собственноручная подпись (п.25 Инструкции).

Первая страница (титульный лист) заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), индивидуального предпринимателя. В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя первая страница (титульный лист) заверяется печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 4 апреля 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.25 Инструкции на основании постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19.03.2018 № 34.

Распространенные ошибки:

• неверное написание фамилии, имени, отчества, числа, года и месяца рождения (например, фамилия Денисов записана как Динисов, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо имени Марина указано имя Мария, дата рождения работника по паспорту 17 марта 1987 г., а запись внесена как 17 марта 1978 г.);

• указание сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки с его слов, без истребования соответствующих документов;

• отсутствие на титульном листе трудовой книжки подписи работника и (или) печати нанимателя.

Ошибки при заполнении сведений о работе

Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносятся в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (п.26 Инструкции).

Такая информация вносится в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 календарных дней после его издания, а при увольнении работника - в день увольнения.

Записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.

При внесении записи о приеме на работу в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование нанимателя (п.27 Инструкции).

Справочно В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в графе 3 трудовой книжки в виде заголовка указываются фамилия, собственное имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование государственного органа, иной государственной организации, осуществивших государственную регистрацию индивидуального предпринимателя, дата и номер решения о государственной регистрации.

Ниже заголовка в графе 1 трудовой книжки указывается порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу.

В графу 3 трудовой книжки вносится запись о приеме или назначении в структурное подразделение организации с указанием его наименования, наименования должности, профессии с указанием квалификационного разряда, класса, категории, в графу 4 трудовой книжки вносятся дата и номер приказа (распоряжения) нанимателя.

Распространенные ошибки:

• указание в трудовой книжке вместо полного наименования нанимателя его сокращенного варианта (ООО «Ларго» вместо Общество с ограниченной ответственностью «Ларго», ЗАО «Луч» вместо Закрытое акционерное общество «Луч» и т. п.);

• неотражение сведений о реорганизации организации-нанимателя;

• удостоверение записи о реорганизации, внесенной в трудовую книжку, печатью нанимателя;

• несоответствие наименования должности или профессии, внесенной в трудовую книжку, Единому квалификационному справочнику должностей служащих либо Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих;

• несоответствие наименования должности или профессии, отраженной в трудовой книжке, наименованию, указанному в приказе о приеме на работу;

• заверение подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя записей о приеме на работу, переводе (указанному заверению подлежат только записи об увольнении);

• отражение в трудовой книжке сведений о временном переводе на другую должность (например, на время отпуска или временной нетрудоспособности другого работника), о совмещении работником другой профессии (должности) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника), а также о продлении контракта;

• несоответствие дат записей в трудовой книжке датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении;

• отсутствие в записи об увольнении ссылки на соответствующую статью ТК.

Ошибки при заполнении сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе

В раздел «Сведения о награждениях и поощрениях» трудовой книжки вносятся следующие сведения о награждениях и поощрениях за успехи в работе (п.45 Инструкции):

• о награждении орденами и медалями Республики Беларусь;

• присвоении звания «Герой Беларуси», почетных званий Республики Беларусь;

• награждении почетными грамотами, нагрудными знаками;

• поощрениях, определенных коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине (объявление благодарности, награждение ценным подарком и др.).

Обратите внимание! Записи о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами, в трудовые книжки не вносятся.

При внесении в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях в графе 3 указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 - дата награждения и (или) поощрения, в графе 3 - кем награжден и (или) поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 - основание внесения записи, дата, номер и наименование документа (п.47 Инструкции).

Распространенные ошибки:

• невнесение в трудовую книжку работника сведений о награждениях и поощрениях за успехи в работе, отражение которых обязательно;

• внесение указанных записей без наличия соответствующего документального основания (приказа (распоряжения) нанимателя);

• внесение в трудовую книжку работника записей о выплате премий и (или) вознаграждений, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами.

Ошибки при заполнении сведений о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке

Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работника в период работы у данного нанимателя вносятся в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки (п.49 Инструкции).

При внесении в трудовую книжку сведений об обучении в графе 3 указывается в виде заголовка полное наименование нанимателя, ниже в графе 1 - порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника), в графе 2 - дата начала и окончания периода обучения, в графе 3 - наименование учреждения дополнительного образования взрослых, иного учреждения образования, организации, которым в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность, реализующих образовательные программы дополнительного образования взрослых, в графе 4 - основание внесения записи, дата, номер и наименование документа (п.50 Инструкции).

Распространенные ошибки:

• неверное указание даты начала и окончания периода обучения работника;

• неверное указание наименования учреждения образования, в котором осуществлялось его обучение;

• отражение в указанном разделе информации об образовании, полученном работником до начала трудовой деятельности.

Ошибки при внесении изменений и дополнений в трудовую книжку

Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производятся нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (часть первая п.51 Инструкции).

Указанные изменения и дополнения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя - печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.

При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записывается измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносятся на основании документа, удостоверяющего личность.

В случае получения работником образования, профессии, специальности изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности производятся путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей.

Обратите внимание! В трудовой книжке не допускается зачеркивание неточных или неправильных записей, а также исправление их с указанием «Исправленному верить» либо «Исправленное верно».

Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе дублируются и на титульном листе вкладыша.

Распространенные ошибки:

• запись об изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности, сделанные на внутренней стороне обложки трудовой книжки, не заверены нанимателем;

• при изменении фамилии работника на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается;

• работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, однако не отразили указанное изменение во вкладыше к трудовой книжке;

• при дополнении сведений об образовании, профессии, специальности ранее внесенные записи зачеркнуты.

30.11.2017

Светлана Семенихина, юрист

По этой теме также см.:

Ошибки, допускаемые при заполнении вкладыша к трудовой книжке и при выдаче дубликата и трудовой книжки.