Материал помещен в архив

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ВЕДЕНИЕ КОТОРЫХ ПРЕДУСМОТРЕНО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ О ТРУДЕ

Профессиональная деятельность работников структурных подразделений, на которых возложены обязанности по оформлению трудовых отношений, связана с составлением документов, предусмотренных законодательством о труде.

Рассмотрим основные из них.

Трудовой договор

Трудовой договор - основополагающий документ, своеобразный фундамент, на котором строятся трудовые отношения между его сторонами - работником и нанимателем. Именно с заключения трудового договора, как правило, начинаются трудовые отношения (за исключением случая фактического допуска работника к работе, предусмотренного ст.25 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у нанимателя (часть первая ст.18 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. ст.18 ТК изложена в новой редакции Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З). Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя.

Законодательство о труде не предусматривает обязанности нанимателя выдавать работнику его экземпляр трудового договора под подпись. Но на практике многие наниматели регистрируют данный факт в журнале произвольной формы, в котором работник проставляет личную подпись, подтверждающую получение им трудового договора. Такая мера позволяет в последующем избежать возможных необоснованных жалоб со стороны работника.

При составлении трудового договора должностным лицам нанимателя важно учесть все требования законодательства о труде, предъявляемые к его содержанию (условиям). Так, заключаемый с работником трудовой договор должен содержать в качестве обязательных сведения и условия, предусмотренные ст.19 ТК.

При составлении трудового договора с работником нанимателям целесообразно применять примерную форму трудового договора, утвержденную постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155. Эта форма разработана с учетом требований законодательства о труде к содержанию трудового договора (в частности, с учетом требований ст.19 ТК) и включает все обязательные условия. Тем не менее примерная форма трудового договора служит основой для разработки трудового договора, в который вносятся конкретные сведения и условия труда работника (оплата его труда, режим рабочего времени) с учетом особенностей работы у данного нанимателя.

Если наниматель принял решение о заключении с работником такой разновидности срочного трудового договора, как контракт, он должен учесть дополнительные требования к контрактной форме найма. Поэтому при составлении контракта с работником целесообразно использовать Примерную форму контракта нанимателя с работником, утвержденную постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться новой примерной формой трудового договора согласно приложению к постановлению № 155 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 21.11.2019 № 60). С 28 января 2020 г. примерная форма контракта нанимателя с работником изложена в новой редакции постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.12.2019 № 882. Комментарий см. здесь.

Приказ о приеме на работу

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (часть четвертая ст.25 ТК). Приказ о приеме на работу издают не до, а уже после (на основе) заключения сторонами трудового договора.

В приказе о приеме на работу следует указывать сведения о работнике, профессию или должность, для работы по которой он принимается, структурное подразделение, дату приема на работу. Эти сведения должны совпадать с аналогичными сведениями, указанными в трудовом договоре.

С приказом (распоряжением) о приеме на работу наниматель обязан ознакомить работника под подпись (ст.25 ТК).

Должностная или рабочая инструкции

Обязанность нанимателя ознакомить работника под подпись с порученной работой закреплена п.2 части первой ст.54 ТК. В целях выполнения данного требования законодательства нанимателю необходимо разработать и утвердить локальный документ, содержащий трудовые обязанности работника: должностную инструкцию - если на работу принимается служащий, или рабочую инструкцию - если на работу принимается рабочий.

Должностные инструкции, регламентирующие правовое положение служащих в организации и определяющие их задачи, функции, права, обязанности и ответственность согласно занимаемым ими должностям, разрабатывает наниматель на основе Единого квалификационного справочника должностей служащих. Это предусмотрено п.1 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1.

Единый квалификационный справочник должностей служащих включает в себя выпуски, которым присвоены порядковые номера и в которых предусмотрены квалификационные характеристики должностей служащих, сгруппированные по видам экономической деятельности.

В основу построения выпусков ЕКСД положен должностной признак. Структура каждого выпуска ЕКСД едина и построена согласно установленной общегосударственным классификатором Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденным постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125, классификации служащих по категориям: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители), которым в названном классификаторе присвоены коды категорий должностей - 1, 2 и 3 соответственно.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. вместо ОКРБ 006-2009 действует Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 24.07.2017 № 33.

Основной нормативный правовой акт, которым нанимателям необходимо руководствоваться при разработке рабочих инструкций, - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Он состоит из разделов, которые дифференцированы по видам производств и работ.

Для удобства использования разделы ЕТКС объединены в отдельные выпуски справочника. Перечень этих выпусков приведен в приложении к постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 «Об утверждении Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС)». В названном перечне можно найти конкретный выпуск, содержащий сведения о профессиях и работах, связанных с видом деятельности организации. Выпуск 1 ЕТКС, утвержденный постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 33, содержит сведения о профессиях рабочих, которые являются общими для всех отраслей экономики, что означает необходимость его использования во всех организациях независимо от вида их деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка и график работ (сменности)

Важное условие труда любого работника - установленный в отношении его режим рабочего времени, который представляет собой порядок распределения нанимателем установленных ТК для работников норм ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени и времени отдыха на протяжении суток, недели, месяца и других календарных периодов. Режим рабочего времени определяет время начала и окончания рабочего дня (смены), время обеденного и других перерывов, последовательность чередования работников по сменам, рабочие и выходные дни.

Режим рабочего времени наниматель может определить в правилах внутреннего трудового распорядка или графиках работ (сменности) (часть четвертая ст.123 ТК).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. часть четвертая ст.123 ТК исключена Законом № 219-З. Режим рабочего времени работников разрабатывается исходя из режима работы, применяемого у нанимателя, и определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности).

Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный правовой акт организации, который регламентирует трудовой распорядок, установленный у конкретного нанимателя: порядок приема и увольнения работников, режим рабочего времени, общие для всех работников обязанности, обязанности нанимателя, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (ст.195 ТК).

При сменном режиме работы или в тех случаях, когда его сложно отразить в правилах внутреннего трудового распорядка, законодательство о труде предоставляет нанимателю право воспользоваться графиком работ (сменности). Форма графика работ (сменности) законодательно не установлена, поэтому наниматель самостоятельно с учетом своих потребностей составляет данный документ.

Установленный (как правилами внутреннего трудового распорядка, так и графиками работ, сменности) режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие (часть шестая ст.123 ТК).

Табель использования рабочего времени

Обязанность вести учет фактически отработанного работником времени возложена на нанимателя п.3 части первой ст.55 ТК. Законодательство о труде не содержит норму, устанавливающую обязательную для нанимателей форму табеля использования рабочего времени. Вместе с тем в силу требований ст.133 ТК учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время. При этом в составе отработанного времени отдельно учитывают время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.

В составе неотработанного времени выделяют оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.

Фактическое рабочее время учитывают с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

Как фактически отработанное должно учитываться время выполнения основных и подготовительно-заключительных операций (получение наряда, материалов, инструментов, ознакомление с техникой, документацией, подготовка и уборка рабочего места, сдача готовой продукции и др.), перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда, правилами его технического нормирования и охраны, а при их отсутствии - нанимателем по согласованию с профсоюзом.

В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.

Время внутрисменных простоев учитывают начиная с 5 минут. Время занятости работников в период простоя на других работах в листок простоя не включают и оформляют выдачей разовых нарядов.

Штатное расписание

Обязанность нанимателя составить и утвердить штатное расписание определена ст.194 ТК. Законодательство о труде не содержит норму, устанавливающую обязательную для всех нанимателей форму штатного расписания. На практике штатное расписание представляет собой документ, который содержит сгруппированный в определенном порядке перечень структурных подразделений организации, должностей служащих и профессий рабочих с указанием количества единиц по каждому наименованию, разрядов, классов, категорий, условий оплаты труда работников, в частности размеров должностных окладов (тарифных ставок), надбавок, доплат. В штатном расписании закреплены организационная структура, штатный состав и штатная численность организации в соответствии с ее уставом (положением).

График отпусков

График отпусков определяет очередность предоставления трудовых отпусков работникам.

Форма графика отпусков законодательством о труде не установлена. Как правило, составляя график отпусков, наниматель указывает в нем сведения о датах начала и окончания трудовых отпусков работников организации и предусматривает разделение трудовых отпусков на части.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников (часть вторая ст.168 ТК).

Личная карточка

В настоящее время нормативный правовой акт, устанавливающий обязательную форму личной карточки, отсутствует, что позволяет нанимателю самостоятельно разработать данный документ. Кроме того, наниматель может использовать ранее действовавшую форму Т-2 «Личная карточка», утвержденную постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.06.1990 № 94.

Документы, связанные с учетом трудовых книжек работников

К документам, связанным с учетом трудовых книжек работников, относят:

• книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

• приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

• расписку о приеме у работника трудовой книжки.

Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40), установлены требования к ведению и учету трудовых книжек работников, а также форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом, ответственным за оформление приема и увольнения работников.

В книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки. Расписка составляется в произвольной форме, но должна содержать реквизиты нанимателя, в том числе его печать.

О получении расписки работник расписывается в книге учета.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется до полного использования всех ее страниц, как правило, на протяжении нескольких лет.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 50 лет (п.648 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - перечень № 140)).

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты. Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Ведет данную книгу бухгалтерия, срок ее хранения согласно п.649 перечня № 140 составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56 графа 5 п.649 перечня № 140 дополнена предложением следующего содержания: «Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет».

Необходимость выдачи работнику расписки при получении от него трудовой книжки предусмотрена пп.76, 79 Инструкции № 40.

Регистрация таких расписок должна вестись в специальном журнале произвольной формы. Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек хранится 5 лет (п.647 перечня № 140).

Форма такого журнала законодательством не установлена и определяется организацией самостоятельно.

Расчетные листки

Наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате. Форму расчетного листка утверждает наниматель (ст.80 ТК).

Заключение

Очевидно, что перечень документов, которые оформляет наниматель в процессе трудовой деятельности работника, значительно шире. В частности, оформление некоторых документов, предусмотренных законодательством о труде и не упомянутых в данной статье, может быть вызвано решением нанимателя (например, об изменении условий труда работника, определенных в трудовом договоре), действиями работника (например, совершением дисциплинарного проступка), принятием сторонами (стороной) трудового договора решения прекратить трудовые отношения и т. д. Кроме того, законодательство о труде предоставляет нанимателю право (не обязывает его) принятия на уровне организации локальных нормативных правовых актов, в том числе коллективного договора.

14.10.2016

Яна Митор, юрист