Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОДНОГО ДЕЛА В ТОМА ИЛИ ЧАСТИ ПРИ СДАЧЕ В АРХИВ

Ситуация В организации сформировано дело с документами по модернизации зданий по разным юридическим адресам. Как правильно тома дел включать в годовые разделы сводных описей дел?

Для удобного использования документов в работе предусмотрены определенные принципы и правила их классификации и формирования в дела. Дела могут быть разделены на тома или части.

Дело делят на самостоятельные тома при превышении его объема 300 листов при толщине не более 40 мм. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.6 (пп.42-46) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Данное ограничение обусловлено используемыми в делопроизводстве и архивном деле средствами хранения документов: толщиной папок, архивных коробок, размеров стеллажей и т. д.

В настоящее время нормативные правовые акты не разъясняют, что подразумевается под частью дела. Однако во всех установленных делопроизводственных документах (номенклатуре дел, описи дел, акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, и др.) указывается «дело (том, часть)».

Так, если по окончании делопроизводственного года из документов дела, заведенного по номенклатуре дел организации по определенному вопросу, сформировано два, три и более дел, в которые группировались документы по отдельным направлениям деятельности в рамках решения этого конкретного вопроса, то может быть сформировано несколько частей дела (например, Дело № 4-5. Часть № 1) (подп.2.1.6 п.2 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53).

Таким образом, том или часть дела различаются по критерию их выделения из дела.

Дело делится на тома по формальному признаку - объем дела (превышение 300 листов в деле при толщине не более 40 мм независимо от содержания документов).

Дело делится на части по логическому признаку - определенному вопросу внутри дела (предмету, корреспонденту, автору и др.).

Например, в номенклатуру дел включено следующее дело.

В случае его деления на тома в связи с большим объемом обложки томов дел будут оформлены следующим образом.

Обложка дела с документами по модернизации объектов, том № 1 (пример)

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Наименование структурного подразделения

Дело № 11-28. Том № 1

Документы по модернизации объектов
(пояснительные записки, расчеты, переписка и др.)

Обложка дела с документами по модернизации объектов, том № 2 (пример)

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Наименование структурного подразделения

Дело № 11-28. Том № 2

Документы по модернизации объектов
(пояснительные записки, расчеты, переписка и др.)

В годовой раздел сводной описи дел тома дела будут включены следующим образом.

В случае его деления на части в связи с решением отдельного вопроса, логически отделяемого от других документов дела, обложки частей дела будут оформлены следующим образом.

Обложка дела, разделенного на части, часть № 1 (пример)

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Наименование структурного подразделения

Дело № 11-28. Часть № 1

Документы по модернизации здания, расположенного по адресу ул. Солнечная, 11
(пояснительные записки, расчеты, переписка и др.)

Обложка дела, разделенного на части, часть № 2 (пример)

Наименование вышестоящей организации
Наименование организации
Наименование структурного подразделения

Дело № 11-28. Часть № 2

Документы по модернизации здания, расположенного по адресу ул. Весенняя, 3
(пояснительные записки, расчеты, переписка и др.)

В годовой раздел сводной описи дел части дела будут включены следующим образом.

Если объем документов, включаемых в часть дела, достигнет максимально допустимого физического объема, эту часть также необходимо разбить на тома.

Пример Дело № 11-28. Часть № 1. Том № 1 Дело № 11-28. Часть № 1. Том № 2 Дело № 11-28. Часть № 2

В то же время, если выделенная в течение делопроизводственного года часть дела носит постоянный характер (предполагается, что ведение части дела будет продолжаться на постоянной основе), следует рассмотреть вопрос о заведении части дела как самостоятельного дела и включении его в номенклатуру дел организации под самостоятельным индексом.

Пример   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню Примечание 1 2 3 4 5   11. Хозяйственный департамент       … … … … … 11-28 Документы по модернизации здания, расположенного по адресу ул. Солнечная, 11 (пояснительные записки, расчеты, переписка и др.) 3 (2 ч., 2 т.) Постоянно Протокол заседания ЭК от ____ № ___ 11-29 Документы по модернизации здания, расположенного по адресу ул. Весенняя, 3 (пояснительные записки, расчеты, переписка и др.)   Постоянно Протокол заседания ЭК от ____ № ___

Примечание 1. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, перенос текста заголовка на другую страницу описи не допускается (п.90 Правил).

Примечание 2. Может быть указано: «То же по адресу ул. Весенняя, 3. Часть № 2» (п.90 Правил).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил исключена постановлением № 118. Комментарий см. здесь.

06.08.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела