Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ТРАНСПОРТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Документация транспортных организаций

Документация транспортных организаций имеет свои особенности и может быть классифицирована по различным признакам, например:

1) по направлениям деятельности транспортного обслуживания:

- автомобильные перевозки грузов;

- автомобильные перевозки пассажиров;

- таможенное оформление;

- обслуживание транспортных средств;

- транспортно-экспедиционные услуги и т. д.;

2) по видам документов:

- договоры;

- товарно-транспортные накладные;

- путевые листы;

- квитанции;

- заказы-наряды и др.

Некоторые формы документов установлены нормативными правовым актами:

• заказ-наряд на фрахтование транспортного средства для автомобильной перевозки пассажиров (приложение к постановлению Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 16.01.2018 № 2);

• путевой лист учебного автомобиля (автобуса) (приложение к постановлению Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 05.06.2001 № 12).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 июня 2020 г. постановление № 12 на основании постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 15.05.2020 № 18  утратило силу;

• путевые листы при выполнении автомобильной перевозки пассажиров (приложения 1-5 к постановлению Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 29.03.2012 № 25);

• паспорт маршрута перевозки пассажиров городским электрическим транспортом в регулярном сообщении (приложение к постановлению Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 14.10.2014 № 38).

При выполнении международных автомобильных перевозок грузов используется международная товарно-транспортная накладная «CMR», которая оформляется согласно постановлению Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 20.02.2012 № 11.

Соответствующие НПА устанавливают требования к порядку ведения и обращения определенных документов, среди них можно выделить:

• транспортную документацию (ст.35, 40 Закона Республики Беларусь от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»);

• грузосопроводительную документацию (ст.41 указанного Закона);

• транспортно-экспедиционную документацию (Закон Республики Беларусь от 13.06.2006 № 124-З «О транспортно-экспедиционной деятельности»);

• первичную учетную документацию (постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 № 58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной, товарной накладной и утверждении Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, внесении дополнений и изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2011 г. № 23»);

• договоры (Гражданский кодекс Республики Беларусь и др.)

Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. выполнять автомобильные перевозки можно без оформления путевых листов (абзац 2 подп.4.5 п.4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Определение сроков хранения документов транспортной организации

При обеспечении сохранности документации транспортной организации, входящей в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, следует руководствоваться перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, установленным приказом Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.05.2017 № 164/Ц.

Сроки хранения типовых документов определяются по перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленном постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

Порядок составления номенклатуры дел

Номенклатура дел транспортной организации - это документ, где закреплены заголовки дел с документами, образующимися в конкретной организации, и установлены сроки их хранения.

Справочно Номенклатура составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4. Графы номенклатуры дел заполняются в соответствии с установленной формой (приложение 7 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Принцип построения

Номенклатура дел составляется по одному из принципов:

• структурному;

• структурно-функциональному (в соответствии со штатным расписанием, а также управленческими функциями и направлениями деятельности);

• функциональному (в соответствии с направлениями деятельности организации).

Независимо от принципа построения номенклатуры дел ее структурными элементами являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Названия разделов (подразделов) номенклатуры дел - это наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности транспортной организации.

При использовании структурного принципа построения номенклатуры дел названиями ее разделов являются наименования структурных подразделений транспортной организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

Пример 1. Аппарат управления. 2. Отдел финансирования и бухгалтерского учета. 3. Отдел кадров. 4. Отдел маркетинга и логистики. 5. Отдел транспортно-экспедиционного обслуживания. 6. Отдел по организации перевозок скоропортящихся грузов. 7. Планово-экономический отдел. 8. Юридический отдел. 9. Производственно-технический отдел. 10. Отдел по ремонту подвижного состава. 11. Отдел информационных технологий. 12. Отдел организации таможенного оформления. 13. Административно-хозяйственный отдел. 14. Отдел охраны труда. 15. Архив. 16. Профессиональный союз.

Функциональный принцип построения применяется в бесструктурных организациях. Названиями разделов номенклатуры дел, построенной по этому принципу, являются управленческие функции или направления деятельности транспортной организации.

Пример 1. Руководство. 2. Бухгалтерский учет и отчетность. 3. Грузоперевозки. 4. Пассажирские перевозки.   <…>   7. Обеспечение охраны труда. 8. Работа архива.

Наиболее оптимальный принцип построения номенклатуры дел транспортной организации - структурно-функциональный принцип, когда для реализации некоторых функций и направлений деятельности организации создаются структурные подразделения, а выполнение ряда функций возлагается на отдельных работников. При построении номенклатуры дел по структурно-функциональному принципу названиями ее разделов служат наименования структурных подразделений и управленческих функций или направлений деятельности отдельных работников.

Пример 1. Руководство. 2. Бухгалтерский учет и отчетность. 3. Отдел юридической и организационно-кадровой работы. 4. Отдел по организации морских перевозок.   <…>   13. Обеспечение охраны труда. 14. Работа архива.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и структуры организации в первый раздел номенклатуры включаются дела службы документационного обеспечения управления.

Заголовки дел

Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

• нормативные правовые акты Республики Беларусь (законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь и др.);

• учредительные документы организации сельского хозяйства (устав, положение и др.);

• распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

• распорядительные документы транспортной организации (приказы, распоряжения и др.);

• организационные документы (положения, инструкции, правила, методические рекомендации и др.);

• протоколы;

• планы;

• отчеты;

• договоры (фрахтования, аренды, перевозки и др.);

• справочно-информационные документы (акты, справки, информация, ведомости, учеты, маршруты и др.);

• переписка;

• учетно-регистрационные формы (журналы, карточки и др.);

• номенклатура дел транспортной организации и выписки из нее.

Заполнение граф

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из номера раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индекс номенклатуры дел может быть сложным, если раздел номенклатуры дел делится на подразделы.

В графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) номенклатуры и заголовки включенных в них дел, в заголовке дела - название вида заводимого дела (документы, переписка, маршрут, журнал, ведомость, книга) или разновидностей включенных в него документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты, договоры и т. д.), а также тема (содержание) дела.

Группировать документы в дела можно по различным классификационным признакам:

• по виду грузов (фрукты, овощи, цветы и др.);

• по направлениям перевозки (городские, внутриреспубликанские, международные и др.) и т. д.

Количество видов документов, включаемых в дело, будет зависеть от специфики и масштабов деятельности организации. Например, у индивидуального предпринимателя может быть заведено одно дело с заголовком «Документы об автомобильных перевозках грузов (путевые листы, заявки на перевозку, счета-фактуры, акты о выполненных работах, CMR-накладные и др.)», в котором указанные документы будут группироваться по каждой перевозке.

В крупной организации отдельные виды документов могут формироваться в отдельные дела, например, «Путевые листы», «Договоры об автомобильных перевозках груза», «Заявки на перевозку грузов и акты выполненных работ» и др.

В заголовке дела может указываться номер формы соответствующего документа.

Пример Отчет о международных автомобильных перевозках (форма 4-тр (международные)).

В заголовке дела с перепиской указывается корреспондент (наименование организации или лица, с которым ведется переписка) и по какому вопросу переписка. Например, «Переписка с ООО "Тур" об организации перевозки пассажиров».

Особенностью учета и хранения документов транспортных организаций является то, что часть документов закрепляется за транспортным средством или водителем.

Пример Такими документами могут быть: • документ (сертификат) о прохождении государственного технического осмотра; • документ, подтверждающий заключение договора обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства; • санитарный паспорт на грузовое транспортное средство (при выполнении автомобильных перевозок скоропортящихся грузов и грузов, требующих соблюдения при их автомобильной перевозке специального санитарного режима) и др.

Также в транспортных организациях создается такой вид документа, как тахограмма. Тахограммы за выполненные рейсы должны храниться не менее 12 месяцев по месту нахождения юридического лица или индивидуального предпринимателя. Так как тахограммы невозможно подшить в дело, их вкладывают в конверт (файл), который подшивается в дело, и указывают номер транспортного средства.

В графе 4 номенклатуры дел указываются:

• сроки хранения дел;

• номера пунктов согласно нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни документов с указанием сроков хранения.

Названия и выходные данные нормативных правовых актов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед наименованием должности, собственноручной подписью и расшифровкой подписи лица, составившего номенклатуру дел.

Поскольку номенклатура дел транспортной организации может составляться на основе двух перечней с указанием сроков хранения (если организация входит в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь), установленных нормативными правовыми актами, при ее составлении и определении сроков хранения включенных в нее дел ссылки на пункты (статьи) соответствующих перечней, установленных нормативными правовыми актами, оформляются с использованием знаков «*», «**» и т. п.

Номенклатура дел составляется на основании:

постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь"»;

* приказа Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.05.2017 № 164/Ц «Об установлении перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, структурных подразделений облисполкомов, осуществляющих государственно-властные полномочия в области транспорта и коммуникаций, и организаций, входящих в систему Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, с указанием сроков хранения».

Сроки хранения документов могут устанавливаться также в соответствии с требованиями иных нормативных правовых актов Республики Беларусь. В таком случае в графе 4 номенклатуры дел указывается пункт соответствующего нормативного правового акта, его название, дата и номер, а также сведения о том, когда и кем он был утвержден.

Если нормативные правовые акты не содержат сведений о сроках хранения каких-либо видов (разновидностей) документов, соответствующее решение принимает центральная экспертная комиссия (ЦЭК) (экспертная комиссия (ЭК)) транспортной организации исходя из практической ценности документов. В таком случае в графе 5 номенклатуры дел указывается дата и индекс (номер) протокола, фиксирующего решение экспертной комиссии об установлении срока хранения данного дела (категории дел).

Обратите внимание! Сокращение сроков хранения документов, указанных в перечнях и иных нормативных правовых актах, не разрешается. Увеличение установленных сроков хранения допускается в тех случаях, когда это связано со спецификой деятельности организации. Решение об увеличении сроков хранения принимает ЦЭК (ЭК) организации (примечание 9 к Перечню типовых документов).

15.03.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела